Als Vertriebspartner der Comsol Unternehmenslösungen AG vertreiben wir die von Microsoft Business Solutions zertifizierte Speziallösung Comsol Reisekosten, die bei der einfachen und kostensparenden Planung, Verwaltung und Abrechnung von Reisen hilft und zudem vollständig in die Businesslösung von Microsoft Dynamics NAV integriert ist.

Reisekosten bilden einen hohen Kostenblock in den Unternehmen. Die indirekten Reisekosten betragen laut einer Studie von CSC Ploenzke rund 17 % der Gesamtausgaben.
Pro Reisekostenabrechnung werden in den Unternehmen Prozesskosten zwischen 18 EUR und 35 EUR verursacht. Diese Kosten lassen sich durch eine Optimierung der Abrechnung um bis zu 40 % reduzieren.
Eine Studie von VISA International belegt , dass die Geschäftsreisenden durchschnittlich knapp eine Stunde im Monat für die Erstellung der Reisekostenabrechnung benötigen. Eine sehr unproduktive Arbeitszeit, die es zu verkürzen gilt.

Comsol Reisekosten hilft bei der einfachen, kostensparenden Planung, Erfassung und Abrechnung von Reisen und sonstigen Belegen. Comsol Reisekosten ist sehr einfach in Microsoft Dynamics NAV integrierbar.
Prozessbrüche und Schnittstellenprobleme gehören der Vergangenheit an.

Die Einrichtung „auf Knopfdruck″ und die intuitive Handhabung der Anwendung machen die Lösung zu einem funktionalen Werkzeug für Reisende. Im Vordergrund steht die einfach gehaltene Erfassung der Reisekosten und anderer Spesenbelege durch den Mitarbeiter. Diese kann mittels des Standard-Clients und/oder über ein Webportal erfolgen.

Über die Erfassung erfolgt die Abbildung der kompletten Reise. Einmal gestartet mit dem Dienstreiseantrag, kann die Reise komplett, in Teilen sowie nachträglich erfaßt werden. Ebenso ist eine Datenerfassung via Webportal möglich.


Einfache Erfassung

Die Erfassung der Reisekosten wird häufig von Personen durchgeführt, die sonst wenig Erfahrung im Umgang mit Dynamics NAV haben. Innerhalb von NAV ist deshalb eine geleitete Reisekostenerfassung mit Hilfe eines Wizards (Assistenten) möglich.

Über die Erfassung kann der komplette Workflow einer Reise abgebildet werden. Es kann eine Erfassung beginnend mit einem Dienstreiseantrag gestartet werden. Die Reisen können aber auch nachträglich erfasst werden.

Schritt für Schritt zur Abrechnung:

• Dienstreiseantrag mit den Reise-Eckdaten erfassen (optional)
  
• Dienstreiseantrag genehmigen
  
• Reisekosten erfassen über den Microsoft Dynamics NAV-Client oder das Reisekostenportal
  
• Reisekosten sachlich prüfen
  
• Reisekosten buchhalterisch prüfen
  
• Reisekosten buchen

Der Gesamtvorgang nach erfolgter Buchung lässt sich über die bekannte Navigate-Funktionalität darstellen:

Eine Reisekostenabrechnung, z.B. für einen Monat, kann beliebig viele Reisen beinhalten. Je Reise werden aufgrund Abfahrts- und Ankunftszeiten die Systemreisearten Verpflegungspauschale, Übernachtungspauschale und Kfz-Kilometer-Pauschale automatisch erzeugt und berechnet. Sofern Teilreisen erfasst werden, wird den Belegen das korrekte Länderkennzeichen zugeordnet.


Mitarbeiter

Neben den üblichen Grunddaten werden hier die Pauschalen für Verpflegung,Übernachtung und Fahrtkosten als Vorschlag für eine Abrechnung festgelegt. Die Mitarbeiter und die Mitarbeiterdaten können automatisch aus dem Personalmodul übernommen werden. Diese Mitarbeiterdaten werden in die Abrechnung übernommen, können aber überschrieben werden. Mittels einer Spesengruppe können für unterschiedliche Mitarbeiter unterschiedliche Reisekostensätze festgelegt werden.


Reisekostenbelegarten

Hier werden die unterschiedlichen und typischen Kosten einer Reise deklariert. Jede Reisekostenbelegart kann mit einem Sachkonto der Finanzbuchhaltung verknüpft werden. Die Beträge können folgendermaßen unterschieden werden: Auszahlbetrag an den Mitarbeiter, steuerfreier Betrag, weiterverrechneter Betrag (für Projektbelastung). Beim steuerpflichtigen Teil der Beträge kann zwischen Pauschalversteuerung und regulärer Besteuerung unterschieden werden.


Reisekostensätze

Je Reisekostenbelegart können wahlweise Sätze mit den Unterscheidungsmerkmalen Reisekostengruppe, Reiseland und gültig ab Datum hinterlegt werden.Weiterhin können hier bei zeitabhängigen Pauschalen beliebig verschiedene Stufen abgebildet werden. Pro Stufe lassen sich nach unterschiedlichen Kriterien (Zeitdauer, Abfahrtszeit, Kernarbeitszeit, Entfernung, Reisemittel) unterschiedliche Pauschalsätze hinterlegen. Gesetzliche Besonderheiten im Reisekostenrecht (Mitternachtsregel, abweichende Länderregel für Schiffs- und Flugreisen) werden selbstverständlich unterstützt. Über den Updateservice werden regelmäßig die aktuellen Reisekostensätze je Land automatisch geliefert.Wahlweise können die Beträge des Finanzministeriums (für die gewerbliche Wirtschaft) oder des Innenministers (für Bundesbeamte) eingelesen werden. Eine Kombination ist ebenfalls möglich.


Buchung

Wahlweise kann eine Reisekostenabrechnung über ein Kreditor-, Sachkonto oder über die Lohnabrechung verbucht und zur Auszahlung gebracht werden. Zudem kann in der Einrichtung festgelegt werden, ob durch den Arbeitgeber bezahlte Reisekosten an ein Verrechnungskonto gegengebucht werden.

Vor der Buchung können die Buchungssätze in einer Buchblattdarstellung auf Korrektheit geprüft werden. Damit erhöhen sich die Kontrolle und die Sicherheit der Weiterverrechnung nicht nur im Projektbereich. Gebuchte Abrechnungen können nachträglich storniert werden.


Steuerbehandlung

Alle steuerlich relevanten Daten werden festgehalten. Außerdem können nicht ausgeschöpfte Pauschalbeträge ausgewiesen werden und der Mitarbeiter kann diese steuerlich geltend machen. Bei Verpflegungspauschalen unterscheidet das Programm zwischen Pauschalversteuerung und regulärer Versteuerung (100-Prozent-Regel). Steuerliche Verrechnung innerhalb einer Reise oder Abrechnung ist möglich. Der steuerfreie Teil der Reisekosten kann auf der Lohnsteuerkarte bescheinigt werden.

Dienstreiseantrag / Genehmigungsverfahren

Sollten Dienstreisen genehmigungspflichtig sein, so kann die Genehmigung mit Hilfe des Moduls durchgeführt werden.

Die Genehmigungspflicht wird auf der Ebene der Reisen geprüft und ausgewertet.Über die Genehmigungsgruppe werden demjenigen, der die Reisekosten genehmigen darf, die entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet. In diesem Zusammenhang kann für diese Gruppe auch angegeben werden, bis zu welcher Kilometeranzahl, bis zu welchem Reisewert oder welcher Anzahl an Tagen eine Reise genehmigungsfrei erfolgen darf. Die Genehmigung kann per E-Mail elektronisch erfolgen. Nach erfolgter Reise kann vom Vorgesetzten zusätzlich eine sachliche Prüfung (nachträgliche Genehmigung) durchgeführt werden.


Dienstwagenverwaltung

Unter der gleichen Nummer des Dienstwagens wird eine Reisekostenbelegart erzeugt, über die für einen Dienstwagen anfallende Kosten verwaltet und zugeordnet werden.
Die erfassten Dienstwagen können einem Mitarbeiter oder einer Dienstreise zugeordnet werden. Bezogen auf den Mitarbeiter oder den Dienstwagen kann über die in das System eingegebenen Kilometer das Fahrtenbuch geführt und gedruckt werden.


Datengeheimnis / Einsichtsrechte

Um das Datengeheimnis zu gewährleisten, steht neben der Rechtesteuerung innerhalb von Microsoft Dynamics NAV eine dreistufige Einsichtsberechtigung zur Verfügung:

Der Berechtigungsgruppe werden Benutzer zugeordnet mit der Auswirkung, dass zum Beispiel ein Vorgesetzter die Daten seiner Mitarbeiter sehen kann. Durch diese Art der Einstellung kann ein Mitarbeiter mehreren Gruppen zugeordnet sein bzw. mehrere Vorgesetzte könnten Dateneinsicht bekommen. Jeder Benutzer sieht nur seine Abrechnungen und Abrechnungsdaten und/oder wahlweise auch die Daten von Mitarbeitern innerhalb einer identischen Berechtigungsgruppe. Jeder sieht alle Abrechnungsdaten.

Wir besprechen mit Ihnen gerne die für Ihr Unternehmen maßgenschneiderten Einsatzmöglichkeiten der Comsol Reisekostenverwaltung und -abrechnung für Microsoft Dynamics NAV. Kontaktieren Sie uns!