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“Never touch a running system” lautet die IT-Grundregel in vielen Unternehmen. Schließlich ist die ERP-Software die Basis, auf der alle Prozesse fußen. Viele Systeme sind bereits jahrelang im Einsatz und feiern ihr ein- oder zweistelliges Bestehen. Kurzum: Wenn es einmal funktioniert, wartet man bis nichts mehr geht. Wehe jemand erwähnt Updates, Upgrades oder gar eine Neueinführung, so wird er schnell von alteingesessenen Verfechtern des Systems eingefangen. Allerdings müssen Sie bedenken, dass wenn Sie so aufgestellt sind, wie die meisten Unternehmen aus Handel, Produktion und dem Dienstleistungssektor, Ihre Prozesse und Strukturen sich in den letzten Jahren sicherlich verändert haben. Wir fassen in diesem Blogartikel Warnsignale zusammen, anhand derer Sie erkennen, ob Ihr System noch Ihren Ansprüchen genügt.
Signal 1: Excel ist eines der wichtigsten Management-Tools
Eines der dominantesten Warnsignale für eine veraltete ERP-Software ist die vermehrte Nutzung von Excel zur Planung, Organisation und Kontrolle in verschiedenen Unternehmensbereichen. Dabei sind Datenexporte aus dem einen System in Excel, die Gestaltung von Excel-Tabellen und der anschließende Import in weitere Systeme typisch. Genauer gefasst fehlen Integrationsmöglichkeiten und automatisierte Schnittstellen. Infolge bindet das Basteln von Excel-Tabellen Personalressourcen, die an wertschöpfender Stelle nicht zur Verfügung stehen. Dabei gibt es weitaus bessere Tools als Excel, die eine durchgängige Stammdatenqualität und nachvollziehbare Abläufe gewährleisten. Schließlich unterstützt Sie eine zeitgemäße ERP-Software bei der Erstellung von Workflows und Auswertungen und lässt sie transparente Berichte ziehen. Folglich sehen Sie mit weniger Aufwand mehr – ein erheblicher Beitrag zu mehr Effizienz. Zudem sind die Daten aus ERP-Systemen stets dynamisch und wachsen mit Ihnen – anders als abgespeicherte Excel-Dateien.
Signal 2: Ihr System wächst nicht mit Ihnen
Besteht eine Diskrepanz zwischen Ihren realen Abläufen und ERP-Prozessen? Haben Sie sich weiterentwickelt, aber Ihre Software nicht? Eine Ausweitung der Produktlinie oder der Eintritt in neue Märkte bringen zwangsläufig neue Geschäftsprozesse oder eine Umstrukturierung der bestehenden Prozesse mit sich. Infolge sind Daten und Abläufe inkorrekt dargestellt und stellen ein echtes Problem im Tagesgeschäft dar. Außerdem hat Ihr Personal so zusätzliche Arbeit durch die Übertragung der realen Prozesse in die damalige Struktur. Einfache Abläufe, wie die Erstellung von Rechnungen oder Berichte dauern mehrere Minuten oder sogar Stunden. Aber worauf warten Sie? Sie brauchen automatisierte Geschäftsprozesse, um neues Wachstum ohne Aufwand zu realisieren.
Signal 3: Ihr System ist langsam
Oft stehen Performance-Probleme an der Tagesordnung. Im Grunde genommen ist die tägliche Arbeit geprägt von Wartezeiten, die aus Datenspeicherung und -abruf resultieren. Unter dem Strich summiert sich über den Arbeitstag einiges an Arbeitszeit und die Mitarbeitermotivation leidet erheblich.
Signal 4: Ihr System funktioniert mobil nur eingeschränkt
Mit Tablets oder Smartphones auf die Kernprozesse des ERP-Systems zuzugreifen war bis vor einigen Jahren “nice-to-have”. Heute ist es eine effiziente Möglichkeit und keine Seltenheit mehr, von zuhause oder unterwegs zu arbeiten. Moderne Systeme bieten heute einen sicheren, zeit- und ortunabhängigen Datenzugriff über eine moderne und mobiloptimierte Oberfläche. Vor allem das Management, der Vertrieb und der Service erwarten zurecht einen komfortablen, intuitiven mobilen Zugriff auf relevante Unternehmensdaten, um umgehend richtig reagieren zu können. Unter dem Strich liegt hier ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil.
Signal 5: Silo-Denken statt Vernetzung der Kundeninfos
Sind Ihre Stamm- und Bewegungsdaten der Kunden über mehrere Systeme gestreut? Oft sind wertvolle Informationen in verschiedenen Programmen gespeichert. Allerdings schränkt Sie das Silo-Denken in Ihren Möglichkeiten erheblich ein – mangelnde Information durch fehlende Integration. Dabei ist es schlecht, wenn beispielsweise der Vertrieb die Bestellhistorie oder Kommunikation des Serviceteams mit dem Kunden nicht einsehen kann. Mit modernen ERP-Systemen steuern Sie Ihr Kundenbeziehungsmanagement gezielt und verbessern die Qualität Ihrer Verkäufe.
Also – Optimieren Sie die Touchpoints Ihrer Customer Journey und positionieren Sie sich besser, als die Konkurrenz.