19. April 2018

5 Signale für eine veraltete ERP-Software

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“Never touch a running system” lautet die IT-Grundregel in vielen Unternehmen. Kurzum: Warum etwas verändern, wenn es doch funktioniert? Lasst uns besser warten, bis nichts mehr geht. Erwähnt jemand ein Upgrade oder gar eine Neueinführung, so wird er schnell von alteingesessenen System-Verfechtern auf den Boden der Tatsachen zurückgeholt. Aber ist diese Denkweise korrekt?

Natürlich nicht! Wir erleben es immer wieder, dass Systeme bereits jahrelang im Einsatz sind und auch die Prozesse ihr jahrzehntelanges Bestehen feiern. Das ist allerdings nichts, worauf Sie stolz sein sollten. Denn wir können Ihnen versichern, dass Ihre Wettbewerber sich längst weiterentwickelt haben und auch technisch mit dem Geist der Zeit gehen. Wir fassen in diesem Blogartikel Warnsignale zusammen, anhand derer Sie erkennen, ob Ihr System dem aktuellen Standard genügt.

Warnsignal 1: Excel ist eines der wichtigsten Management-Tools

Verstehen Sie uns nicht falsch, Microsoft Excel ist ein sehr sinnvolles Tool. Allerdings ist es eines der gravierendsten Warnsignale für eine veraltete ERP-Software, wenn Microsoft Excel vermehrt in verschiedenen Unternehmensbereichen zur Planung, Organisation und Kontrolle eingesetzt wird. Typisch sind Datenexporte aus verschiedenen Systemen in Excel, die Zusammenfassung und Aufbereitung der Daten in Excel-Tabellen und der anschließende Import in weitere Systeme. Dieses Vorgehen deutet daraufhin, dass Ihnen Integrationsmöglichkeiten und automatisierte Schnittstellen fehlen.

Warum ist das ein Problem?

  1. Das Basteln von Excel-Tabellen bindet Personalressourcen, die an wertschöpfender Stelle nicht zur Verfügung stehen.
  2. Es ist keine durchgängige Stammdatenqualität gewährleistet.
  3. Abläufe sind nicht nachvollziehbar und es existieren keine automatischen Workflows und Auswertungen.
  4. Reports sind nicht automatisch sichtbar. Sie müssen viel Aufwand betreiben, um sich einen Überblick über die Zahlen zu verschaffen.

 

Warnsignal 2: Ihr System wächst nicht mit Ihnen

Besteht eine Diskrepanz zwischen Ihren realen Abläufen und ERP-Prozessen? Haben Sie sich weiterentwickelt, aber Ihre Software nicht?

Eine Ausweitung der Produktlinie oder der Eintritt in neue Märkte bringen zwangsläufig neue Geschäftsprozesse oder eine Umstrukturierung der bestehenden Prozesse mit sich.

Warum ist das ein Problem?

  1. Daten werden inkorrekt dargestellt.
  2. Abläufe werden inkorrekt dargestellt.
  3. Ihr Personal hat zusätzliche Arbeit durch die Übertragung der realen Prozesse in die damalige Struktur. Einfache Abläufe, wie die Erstellung von Rechnungen oder Berichte dauern mehrere Minuten oder sogar Stunden.

 

Warnsignal 3: Ihr System ist langsam

Oft stehen Performance-Probleme an der Tagesordnung.

Warum ist das ein Problem?

  1. Die tägliche Arbeitszeit ist geprägt von Wartezeiten, die aus Datenspeicherung und -abruf resultieren.
  2. Die Mitarbeitermotivation leidet erheblich.

 

Warnsignal 4: Ihr System funktioniert mobil nur eingeschränkt

Mit Tablets oder Smartphones auf die Kernprozesse des ERP-Systems zuzugreifen, war bis vor einigen Jahren “nice-to-have”. Heute ist es eine effiziente Möglichkeit und keine Seltenheit mehr, von zuhause oder unterwegs zu arbeiten.

Warum ist das ein Problem?

  1. Eingeschränkte Arbeit von unterwegs (z. B. keine aktuellen Daten im Kundentermin).
  2. Unzufriedene Mitarbeiter durch fehlende Flexibilität bei der Arbeitsplatzwahl.

 

Warnsignal 5: Silo-Denken statt Vernetzung

Sind Ihre Stamm- und Bewegungsdaten der Kundschaft über mehrere Systeme gestreut?

Oft sind wertvolle Informationen in verschiedenen Programmen gespeichert.

Warum ist das ein Problem?

Silo-Denken schränkt Sie in Ihren Möglichkeiten erheblich ein. Durch die mangelnde Integration der Daten stehen Ihren Mitarbeitenden nicht alle relevanten Informationen zur Verfügung. Beispielsweise kann der Vertrieb zwar die Bestellhistorie, aber nicht die Kommunikation des Serviceteams mit der Kundschaft, einsehen.

 

Fazit

Eine moderne ERP-Software bietet die Möglichkeit, alle Ihre Prozesse vernetzt abzubilden. Silodenken adé und hallo Vernetzung! So können Sie Ihr Kundenbeziehungsmanagement auf ein neues Level bringen, indem auch die Vertriebler über Serviceprozesse mit dem Kunden Bescheid wissen. Auch Besonderheiten sollten über Apps und Individualanpassungen abbildbar sein. Außerdem sollte das System mit Ihnen wachsen – in der Userzahl, Speichergröße und in den Prozessen. Auch unter diesem Umstand sollte eine gute Performance möglich sein. Der sichere zeit- und ortsunabhängige mobile Datenzugriff über eine moderne und mobiloptimierte Oberfläche sollte selbstverständlich sein. Und Excel sollte höchstens unterstützend zum Einsatz kommen.

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