Abwicklung von Direktlieferungen in Dynamics 365 Business Central

In Dynamics 365 Business Central können Sie eine Direktlieferung von einem Ihrer Kreditoren direkt an einen Ihrer Debitoren ganz einfach abbilden. Dazu sind grob die folgenden Schritte notwendig, auf die wir nachfolgend detailliert eingehen:

1. Anlage eines Verkaufsauftrags und Markierung für die Direktlieferung
2. Anlage einer Einkaufsbestellung
3. Verknüpfung von Verkaufsauftrag und Einkaufsbestellung
4. Buchung der Direktlieferung

Schritt 1: Anlage eines Verkaufsauftrags und Markierung für die Direktlieferung

Um einen Verkaufsauftrag in Dynamics 365 Business Central zu erstellen, wählen Sie auf der Startseite die Aktion „Verkaufsauftrag“ aus.

In dem Fenster, das sich anschließend öffnet, tragen Sie den entsprechenden Kunden bzw. Debitoren (z. B. anaptis) ein, für den der Verkaufsauftrag erstellt werden soll. Außerdem müssen Sie den Artikel (z. B. Athens Schreibtisch) und die Menge (z. B. 10) eingeben, für die es eine Direktlieferung geben soll. 

Anschließend setzen Sie einen Haken bei der Option „Direktlieferung“, wodurch sich dieser Verkaufsauftrag von herkömmlichen Verkaufsaufträgen unterscheidet. Für den Fall, dass dieses Feld standardmäßig nicht eingestellt ist, klicken Sie auf „Personalisieren“ und wählen dann die Tabelle mit den Artikeln aus. Dann wählen Sie die Option „+ Feld“ und scrollen bis „Direktauftrag“. Jetzt ziehen Sie den Kasten in das rote Feld, wodurch die Spalte eingefügt wird und schließen den Prozess mit einem Klick auf die Schaltfläche “Fertig” ab. Jetzt sollten Sie den Haken bei Direktlieferung setzen können. 

Der Verkaufsauftrag ist nun vorbereitet. Damit der Artikel auch in der gewünschten Menge beim Kunden ankommt, muss jetzt noch die passende Einkaufsbestellung erstellt werden. 

Abbildung: Anlage eines Verkaufsauftrags

Schritt 2: Anlage einer Einkaufsbestellung

Dafür gehen wir auf der Startseite auf „Einkaufsbestellung“. Der KreditorKreditoren sind im deutschen Rechnungswesen Gläubiger. Regulär handelt es sich dabei um den Lieferanten von Waren oder Dienstleistungen. Der Begriff Kreditor basiert auf der Tatsache, dass der Liefe… weiterlesen ist hier beispielhaft „Fabrikam“. Die Kreditoren-Lieferungsnummer sowie die Kreditoren-Rechnungsnummer können Sie erst eintragen, wenn die Lieferung erfolgt ist und Sie die Rechnung von dem Lieferanten erhalten haben.  

Als Nächstes scrollen wir nach unten zu „Lieferung und Zahlung“ und stellen die Lieferadresse auf den DebitorDer Debitor ist ein Begriff aus dem Rechnungswesen. Er verkörpert den Schuldner aus Lieferungen oder Leistungen. Grundsätzlich sind Kunden eines Unternehmens, das Waren oder Dienstleistungen beziehe… weiterlesen und damit die anaptis ein. 

Abbildung: Anlage einer Einkaufsbestellung

Über den Reiter “Weitere Optionen” > “Aktionen” > “Funktion” wählen Sie unter “Direktlieferung” die Option „Auftrag holen“. 

Abbildung: Auftrag holen

In dem neuen Fenster wählen Sie den vorher erstellten Verkaufsauftrag aus und schließen die Aktion über einen Klick auf die Schaltfläche „OK“ ab. Die Tabelle mit den Artikeln wurde nun automatisch ausgefüllt. 

Schritt 3: Verknüpfung von Verkaufsauftrag und Einkaufsbestellung

Um den Verkaufsauftrag und die Einkaufsbestellung zu verknüpfen, klicken Sie dann auf “Weitere Optionen” > “Bestellungen” > “Direktlieferung” > “Verkaufsauftrag“. 

Der Hintergrund für diese Verknüpfung von Einkaufsbestellung und Verkaufsauftrag ist, dass bei der tatsächlichen Lieferung an den Kunden am Ende nur ein Beleg gebucht werden muss. Wird beispielsweise der Verkaufsauftrag gebucht, so wird die Einkaufsbestellung automatisch mitgebucht, sodass am Ende der vollständige Vorgang einkaufs- und verkaufsseitig durchgebucht wurde. Ohne diese Verknüpfung kann die Buchung einer der beiden Belege in Vergessenheit geraten, was so umgangen wird.

Der zweite Grund für die Notwendigkeit dieser Verknüpfung von Einkaufsbestellung und Verkaufsauftrag ist, dass das System so bei der Nutzung der automatischen Funktion „Bestellvorschlag“ gar nicht erst die Planungsparameter und eigenen Bestände prüft und auf der Basis einen Vorschlag für eine Warenbestellung macht, sondern von vornherein unter der Bedingung kalkuliert, dass die Lieferung direkt vom Lieferanten an den Kunden erfolgen soll und die Bestellung entsprechend erzeugt.

Abbildung: Verknüpfung

Schritt 4: Buchung der Direktlieferung

Als Letztes muss die Direktlieferung (Verkaufsauftrag oder Einkaufsbestellung) nur noch gebucht werden. Da Sie durch den vorherigen Schritt noch im Verkaufsauftrag sind, führen Sie die Buchung dort durch. Dazu klicken Sie oben links auf “Buchen” und wählen aus den erscheinenden Optionen noch einmal “Buchen”.  

Wählen Sie im neuen Fenster das benötigte Kästchen (z. B. Drucken) aus und bestätigen Sie den Vorgang dann über die Schaltfläche “OK”. Wenn der Vorgang erfolgreich war, erhalten Sie eine Buchungsbestätigung. 

Und dann?

Nach Anlage der Direktlieferung im System, können Sie den KreditorKreditoren sind im deutschen Rechnungswesen Gläubiger. Regulär handelt es sich dabei um den Lieferanten von Waren oder Dienstleistungen. Der Begriff Kreditor basiert auf der Tatsache, dass der Liefe… weiterlesen anweisen, die Artikel an Ihren Debitor zu senden, indem Sie ihm beispielsweise die Bestellung als PDF-Datei senden. 

Unser Tipp am Ende: Die Einkaufsbestellung kann erst in eine Rechnung umgewandelt werden, wenn der Verkaufsauftrag gebucht ist.