4. November 2021

Änderungsprotokoll in Dynamics 365 Business Central

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Wer hat wann welche Änderungen in Dynamics 365 Business Central gemacht? Diese Information kann Ihnen im Alltag sehr viel Zeit und in manchen Fällen sogar Geld einsparen. Ein Glück, dass Microsoft genau dafür eine hilfreiche Funktion anbietet: Das Änderungsprotokoll in Dynamics 365 Business Central. Wir erklären heute, was es damit genau auf sich hat, wie Sie es einrichten und im Alltag sinnvoll nutzen können.

Was ist ein Änderungsprotokoll in Dynamics 365 Business Central?

Die Änderungsprotokollfunktion ermöglicht Ihnen die Verfolgung aller direkten Änderungen, die von einem User an den Daten in der Datenbank vorgenommen werden. Sie entscheiden dabei individuell, welche Tabellen bzw. Felder genau nachverfolgt werden sollen.

Die Informationen werden auf der Seite “Aktivitätsprotokoll” angezeigt. Natürlich immer entsprechend des Kontexts, aus dem sie geöffnet wurden. Zunächst muss die Funktion eingerichtet werden.

 

Wie richte ich das Änderungsprotokoll in Dynamics 365 Business Central ein?

 

Änderungsprotokoll in Business Central - Einrichtung aufrufen

Änderungsprotokoll in Business Central – Einrichtung aufrufen

 

Rufen Sie die Seite “Änderungsprotokoll einrichten” in Dynamics 365 Business Central auf. Dort gelangen Sie ganz einfach über die Suche hin.

Hier aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Änderungsprotokoll zunächst.

 

Änderungsprotokoll in Business Central - Aktivierung

Änderungsprotokoll in Business Central – Aktivierung

 

Auch dieser Schritt wird bereits protokolliert, sodass es immer transparent ist, wer die Funktion wann ein- bzw. ausgeschaltet hat.

Wenn Sie auf der Seite “Änderungsprotokoll einrichten” die Aktion “Tabellen” wählen, können Sie angeben, in welchen Tabellen Änderungen verfolgt werden sollen, und welche Art von Änderungen verfolgt werden sollen.

 

Änderungsprotokoll in Business Central - Tabellen einrichten

Änderungsprotokoll in Business Central – Tabellen einrichten

 

Um alle Felder nachzuverfolgen, wählen Sie in der Zeile der jeweiligen Tabelle “Alle Felder” aus.

 

Änderungsprotokoll in Business Central - alle Felder einer Tabelle nachverfolgen

Änderungsprotokoll in Business Central – alle Felder einer Tabelle nachverfolgen

 

Es ist auch möglich, bloß einzelne Felder über die “Feldüberwachung” in einer Tabelle nachzuverfolgen. Dies ist nützlich, wenn das Feld beispielsweise sensible Daten enthält. Wenn Sie dies tun, ist die Tabelle, die das Feld enthält, zur Vermeidung von Redundanz nicht für die Einrichtung des Änderungsprotokolls verfügbar. Sie wählen in der Zeile der jeweiligen Tabelle “Einige Felder”.

 

Änderungsprotokoll in Business Central - einige Felder einer Tabelle nachverfolgen

Änderungsprotokoll in Business Central – einige Felder einer Tabelle nachverfolgen

 

Über einen Klick auf die drei Pünktchen können Sie anschließend die Auswahl der Felder treffen.

 

Änderungsprotokoll in Business Central - Felder einer Tabelle auswählen

Änderungsprotokoll in Business Central – Felder einer Tabelle auswählen

 

Um die Einrichtung abzuschließen, ist es notwendig, Ihre Sitzung in Dynamics 365 Business Central neu zu starten.

 

Änderungsprotokoll in Business Central - Einrichtung abschließen

Änderungsprotokoll in Business Central – Einrichtung abschließen

 

Welche Änderungen sollten in Dynamics 365 Business Central verfolgt werden?

Bei der Einrichtung des Änderungsprotokolls empfehlen wir Ihnen, wirklich nur notwendige Felder und Tabellen nachzuverfolgen. Dadurch dauert die Einrichtung zwar etwas länger, aber das Protokoll wird anderenfalls schnell unübersichtlich und Sie verlieren den großen Vorteil der Zeitersparnis wieder. Zudem kann es sein, dass Ihre Datenbank durch die vielen gespeicherten Informationen zusätzliche Kosten verursacht.

Berücksichtigen Sie also Folgendes:

  • Gehen Sie bei der Auswahl der Tabellen und Arbeitsgänge vorsichtig vor.
  • Fügen Sie keine Posten und gebuchten Dokumente hinzu. Priorisieren Sie stattdessen Systemfelder wie „Erstellt von“ und „Erstellungsdatum“.
  • Verwenden Sie nur in Ausnahmefällen den Tracking-Typ „Alle Felder“. Wählen Sie stattdessen „Einige Felder“ und verfolgen Sie nur die wichtigsten Felder.

 

Wie lösche ich Änderungsprotokollposten in Dynamics 365 Business Central?

Wenn Sie das Änderungsprotokoll eingerichtet und aktiviert haben und jemand Daten verändert hat, protokolliert die Anwendung die Änderung in einem “Änderungsprotokollposten”. Wenn Sie Posten löschen möchten, können Sie dies auf der Seite “Änderungsprotokollposten löschen” tun. Hier können Sie Filter auf Basis des Datums und der Zeit festlegen.

 

Änderungsprotokoll in Business Centrl - Änderungsprotokollposten löschen

Änderungsprotokoll in Business Central – Änderungsprotokollposten löschen

 

Sie können außerdem Aufbewahrungsrichtlinien erstellen, um nicht benötigte Daten in Protokollen nach einem von Ihnen angegebenen Zeitraum automatisch zu löschen.

 

Änderungsprotokoll in Business Central - Aufbewahrungsrichtlinien

Änderungsprotokoll in Business Central – Aufbewahrungsrichtlinien

 

Dies ist sinnvoll, da die Anzahl der Einträge in einem Protokoll im Laufe der Zeit stark zunehmen kann. Durch das Bereinigen alter Einträge können Sie sich leichter auf neuere und wahrscheinlich relevantere Einträge konzentrieren.