9. Januar 2020

Von der klassischen zur agilen ERP-Einführung – die anaptis-Methode

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Agile ERP-Einführung

Wir kommen aus einer Zeit, in der ERP-Lösung linear und phasenweise eingeführt wurden. Klassische Projektmethodik eben. Später wurde die agile ERP-Einführung nach der Scrum-Methode immer beliebter – zurecht. Mittlerweile haben einige Unternehmen, wie wir, allerdings ihren eigenen Weg und damit ein hybrides Modell entwickelt. In diesem Blogartikel möchten wir unter unserem Monatsthema “Neustart” umfassend über verschiedene Projektansätze informieren, um Ihnen die ERP-Anbieterauswahl zu erleichtern.

Die klassische ERP-Einführung

In der Zeit der klassischen Projektmethodik werden je Phase verbindliche Meilensteine definiert. Für beide Seiten nachprüfbar. Die Einführung einer ERP-Lösung erstreckt sich von Beschreibungen des Projektumfanges (Pflichtenheft), über einen verbindlichen Projektzeitplan, die Projektinitialisierung sowie die Erstellung von Fachkonzepten bis hin zur Implementierungsphase. Anschließend folgten Testläufe, Schulungen für die Mitarbeitenden, der Echtstart (Go-Live) sowie weitere Optimierungen.

Die Vorteile des klassischen Ansatzes:

  • hohe Planungssicherheit
  • Transparenz und Kontrolle
  • Sicherheit

Die Nachteile des klassischen Ansatzes:

  • Fehler im Konzept fallen vergleichsweise spät auf
  • kostspielige und langwierige Anpassungen nach der Implementierungsphase
  • lange Pausen durch Entscheidungsschleifen
  • lange Projektlaufzeiten

 

Die agile ERP-Einführung

“Success today requires the agility to constantly rethink, reinvigorate, react, reinvent.” – Bill Gates

Unter dem Oberbegriff der Agilität wurden neue Projektmethodiken entwickelt. Die agile ERP-Einführung birgt das Potenzial, ERP-Projekte im großen Stil zu rationalisieren. Entgegen einem verbreiteten Vorurteil bedeutet Agilität an dieser Stelle nicht, dass nicht gründlich geplant wird. Viel mehr werden lange undurchsichtige Konzeptphasen durch iterative und praxisorientierte Bearbeitungszyklen ersetzt. So haben User bei der agilen ERP-Einführung regelmäßig die Möglichkeit, Funktionen zu testen und können dadurch Ergebnisse und Fortschritte beobachten sowie Schwachstellen rechtzeitig erkennen.

Der Funktionsumfang des ERP-Projekts wird bei der agilen ERP-Einführung also in kleine handhabbare Funktion aufgeschlüsselt und in einzelnen Teams umgesetzt. Die Teams arbeiten dabei eng und im gleichen Rhythmus zusammen.

Eine bekannte Methode im Bereich der agilen ERP-Einführung ist die Scrum-Methode, die ursprünglich aus der Softwareentwicklung stammt. In dem Ansatz unterscheiden wir drei Rollen, und zwar den Product-Owner (Auftraggebende), den Scrum-Master (Koordination und Prozessmanagement) sowie das Team, das aus spezialisierten Developern besteht. Die Anforderungen an das Produkt werden im sogenannten Product-Backlog festgehalten. Dabei handelt es sich um eine Liste, die sich durch neue Priorisierungen ständig verändert. Anschließend werden immer wieder definierte Arbeitspakete ausgewählt und in ein fertiges Teilprodukt umgesetzt. Zur Dokumentation und Information aller Mitglieder werden 15-minütige sogenannte Daily-Scrum-Meetings abgehalten.¹

Die Vorteile der agilen ERP-Einführung:

  • schnelles Aufdecken von Schwachstellen
  • geringere Gesamtkosten (Grund: weniger Nacharbeit)
  • gesteigerte Produktivität durch die Parallelisierung der Teams
  • gesteigerte Akzeptanz der User durch die konsequente Einbindung während der Implementierungsphase

Die Nachteile der agilen ERP-Einführung:

  • Abgabe von Kontrolle (keine starren Rahmenbedingungen)
  • flexible Zeiten und Budgets

 

Die ERP-Einführung nach der anaptis-Methode

Mittlerweile findet der Scrum-Ansatz nicht mehr nur in der agilen ERP-Einführung Anwendung. Der Ansatz ist heute in weitaus mehr Bereichen zu finden. Trotzdem verabschieden sich erste ERP-Unternehmen auch wieder von dem Weg der agilen ERP-Einführung. Die Gründe? Die Methode sei durch tägliche Meetings einschränkend und spiegele nicht (mehr) die unternehmenseigenen Anforderungen wider. Mitarbeitende müssen sich fachlich verrenken und die regelmäßigen Meetings seien doch etwas zu viel. ERP-Unternehmen entwickeln eigene, hybride Modelle. Jobprofile werden aufgebrochen und Teams finden sich immer wieder neu zusammen und arbeiten crossfunktional.²

Die Erfahrungen mit der durchaus etablierten agilen ERP-Einführungsmethode „Scrum“ hat auch uns dazu veranlasst, eine eigene Methode zu entwickeln, welche den Anforderungen eines praktikablen Vorgehens – insbesondere im Mittelstand – gerecht wird. Dazu haben wir uns von Eigenschaften befreit, welche die Methodik vor allem bei Produktentwicklungen vorsieht. Beispielsweise verzichten auch wir auf tägliche Scrum-Meetings und gestalten die Rollenverteilung deutlich schlanker.

Zudem legt unsere Kundschaft großen Wert auf die Budgetplanung und -sicherheit, dem wir mit unserer Methode Rechnung tragen. Wesentliche Elemente unseres Vorgehens sind der Prolog zur Grobplanung, die Planung der Umsetzungsphase (Planning Meeting) zur Feinspezifikation, die Umsetzungsphase sowie der Test und die Abnahme je Sprint. Im Folgenden gehen wir detaillierter auf die Phasen ein:

Phase 1: Prolog zur Grobplanung

Das Projektteam definiert in einem zusammenhängenden Zeitraum (vier Tage) alle erforderlichen Funktionalitäten und Aufgaben für die Softwareerstellung ohne detaillierte, konzeptionelle Festlegung der späteren Umsetzung.

Hieraus ergeben sich jeweils einzelne Aufgaben, die per Kalkulation in ein Bewertungssystem gebracht werden. Das Ergebnis des Prologs ist eine Aufstellung aller Aufgaben und ein dafür zu beauftragender Budgetrahmen. Aufgaben erhalten eine Klassifizierung (must-have, nice-to-have) mit Einfluss auf die Budgetverwendung.

Praxisbeispiel: Eine Anforderung ist die Erzeugung von Sammelrechnungen je Debitor und Monat.

Phase 2: Planung der Umsetzungsphase (Planning Meeting)

Welche Aufgaben sollen umgesetzt werden? Es erfolgt die detaillierte Konzeptionierung und Budgetverwendung.

Praxisbeispiel: Über eine Stapelverarbeitung werden Ende des Monats ungebuchte Verkaufsrechnungen erzeugt. Diese können anschließend von dem zuständigen Teammitglied kontrolliert, bearbeitet und gebucht werden. Die Stapelverarbeitung kann über folgende Parameter eingegrenzt werden: Debitorennummer, Auftragsnummer und Lieferdatum. Komplett abgerechnete Aufträge sollen nach dem Buchungsvorgang gelöscht werden. Über eine weitere Option kann durch den User das Buchungsdatum vorgegeben werden. Die Aktion für die Stapelverarbeitung wird in das Rollencenter der Buchhaltung eingefügt, um einen direkten Zugriff zu ermöglichen.

Phase 3: Umsetzung der Anforderungen

Nach der Freigabe des Umsetzungsplans beginnt die Umsetzungsphase.

Phase 4: Test und Abnahme der Umsetzungen

Nicht abgeschlossene Aufgaben werden in die nächste Umsetzungsphase übertragen. Definitionsänderungen führen zu einer neuen Bewertung der Budgetverwendung.

Folglich kombinieren wir die Vorzüge aus dem klassischen Projektansatz und dem der agilen ERP-Einführung.

 

Quellen

¹  Janschitz, M. “Was ist eigentlich Scrum?” in: t3n, unter: https://t3n.de/news/scrum-was-ist-das-506705/ (abgerufen am 03.01.2020)
²  impulse “Der Prozess wurde unglaublich träge” in: impulse, unter: https://www.impulse.de/management/unternehmensfuehrung/abschied-von-scrum/7469466.html?platform=hootsuite (abgerufen am 03.01.2020)