24. März 2020

Automatische Belegerfassung im Homeoffice

Continia Document Capture

Das Coronavirus sorgt für leere Büros. Schließlich verleitet es etliche Unternehmer dazu, ihre Arbeitnehmer ins Homeoffice zu schicken. Darauf waren viele Unternehmen allerdings nicht oder nur unzureichend vorbereitet. Prozesse, die vor Ort im Unternehmen problemlos liefen, lassen sich im Homeoffice holprig oder gar nicht anwenden, da sie viele manuelle Schritte sowie einen einheitlichen Arbeitsplatz für betroffene Mitarbeiter erfordern.

In Kooperation mit dem Unternehmen Continia möchten wir Ihnen die Erfassung von und die Arbeit mit Belegen im Homeoffice erleichtern. Dazu bieten wir Ihnen eine vor allem in Zeiten des Coronavirus notwendige Lösung, welche wir Ihnen in diesem Artikel genauer vorstellen möchten.

Von der Arbeit am gewohnten Büro-Arbeitsplatz in das Homeoffice – es ändert sich nicht nur der Arbeitsort, sondern auch die unternehmensinternen Prozesse. Mal schnell die Belege vom Platz aus erfasst, eine Dokumentenakte ausgetauscht oder die Briefpost verteilt – Pustekuchen! Belege wie Rechnungen, Lieferscheine oder Aufträge lassen sich nicht mehr mühelos durch verschiedene Sachbearbeiter im Homeoffice erfassen (woher sollten Sie die Post auch kriegen?) oder gar einfach durch mehrere Personen bearbeiten.

Auch wenn das für Sie im Unternehmen vor Ort noch prima manuell und händisch funktioniert hat – im Homeoffice wird dem ein Ende gesetzt. Wie soll das laufen, wenn Ihre Mitarbeiter im Homeoffice sind? Oder anders gefragt: Wie digitalisieren Sie diesen Vorgang?

Für dieses Problem bieten wir Ihnen eine bezahlbare Lösung: Das Add-On Document Capture inkl. Installation und schneller Einrichtung.

Sonderangebot

Versionen: ab Dynamics NAV 2009

Lizenz für Document Capture:

1
Lizenz

Dienstleistung von anaptis:

2
Installation

Dienstleistung von anaptis:

3
Einrichtung*

*Die Einrichtung erfolgt für eine der drei Belegarten:

  • Einlesen von Auftragsköpfen
  • Einlesen von Einkaufs-Lieferscheinen
  • Einlesen von Einkaufs-Rechnungen

Funktionalität

Belegursprung

Fall 1: Gedruckte Belege

Wenn Sie auf unsere Lösung setzen, muss sich nur noch ein Mitarbeiter mit dem Scannen von Dokumenten beschäftigen. Es reicht, wenn dieser eine Mitarbeiter die Post öffnet und anschließend einen Massenscan aller neuen Belege veranlasst. Das Add-On Continia Documet Capture erkennt anhand eines Barcodes auf den Belegen oder – alternativ – einer leeren Seite zwischen den Belegen, wann ein Beleg endet.

Danach endet die manuelle Tätigkeit dann auch schon. Der Beleg muss nicht mehr manuell durch das Unternehmen gereicht werden.

Fall 2: PDF-Belege

Bei Belegen, die Sie per Mail als Anhang (PDF) erhalten, ist das Vorgehen noch einfacher. Sie leiten diese E-Mails an eine bestimmte E-Mail-Adresse weiter, die Sie einmalig einrichten. Alternativ können Sie alle Anhänge in einem bestimmten Ordner speichern.

Belegerfassung

Es ist unerheblich, welche Art der Belegerfassung (gedruckte Belege oder PDF-Belege) Sie wählen, die Belege werden im Folgenden gleichermaßen mittels der OCR-Technologie analysiert.

Je Beleg wird durch die Analyse der entsprechende Kopf (Debitor oder Kreditor) erkannt. Außerdem wird ein neuer Beleg in Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV/Navision) erstellt. Ein neuer Beleg wäre beispielsweise eine Einkaufs-Rechnung oder ein Verkaufsauftrag.

Die Erkennung der Kreditoren bzw. Debitoren erfolgt über die definierten Standards des Add-Ons Continia Document Capture:

  • Name des Debitoren bzw. Kreditoren
  • Umsatzsteuer-ID
  • IBAN des Bankkontos

 

Abbildung 1: Belegerfassung in Continia Document Capture

 

Die übrigen Zeilen – abgesehen vom Kopf – müssen dann noch manuell vom jeweiligen Mitarbeiter eingetragen werden. Wie erfährt dieser Mitarbeiter davon? Da Debitoren bzw. Kreditoren in Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV/Navision) entsprechenden Sachbearbeitern zugeordnet sind, werden diese Sachbearbeiter in Ihrem Dashboard in einem entsprechenden Stapel benachrichtigt.

Die manuelle Eintragung der weiteren Zeilen ist sehr einfach, da der Mitarbeiter nun über den geteilten Bildschirm (links: Systemmaske, rechts: Scan-Aufnahme des Original-Belegs) alle relevanten Informationen auf einem Bildschirm einsehen kann (siehe Abbildung 1).

Erweiterbarkeit um automatische Belegerfassung:

Das Add-On ermöglicht auch eine automatische Belegerfassung. Diese findet aufgrund des individuellen Beleg-Designs von Debitoren und Kreditoren allerdings im Rahmen unseres Sonderangebots nicht statt. Dieses Angebot dient dazu, Ihnen schnellstmöglich die Basisfunktionen zur Verfügung zu stellen. Für die automatische Belegerfassung wären Schulungen und kleinere Anpassungen notwendig, die in diesem Paket nicht enthalten sind. Sollte Ihrerseits Interesse bestehen, sprechen Sie uns gerne für ein Folgeprojekt an.

Weitere Bearbeitung der Belege durch verschiedene Personen

Ist der Beleg vollständig erfasst, können auch andere Mitarbeiter problemlos mit dem Beleg arbeiten. Sie haben sowohl Zugriff auf das Original, als auch auf die in Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV/Navision) bereits eingetragenen Daten.

Für die weitere Bearbeitung durch mehrere Personen ist der Genehmigungsworkflow in Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV/Navision) prima geeignet. So kann beispielsweise das Qualitätsmanagement den Beleg absegnen und die Finanzbuchhaltung den Beleg verbuchen.

Belegsuche

Abbildung 2: Belegsuche in Continia Document Capture

 

Die Belegsuche des Add-Ons Continia Document Capture ist sehr mächtig. Sie haben vielfältige Such-Möglichkeiten, da jedes Wort auf dem Beleg erkannt wird (siehe Abbildung 2).

Vorteile

Wenn Sie von unserem Angebot überzeugt sind, profitieren Sie von den folgenden Vorteilen:

  • Anstoß des Digitalisierungsprozesses im Unternehmen
  • bessere Anbindung von Mitarbeitern im Homeoffice
  • Sicherstellung von Geschäftsprozessen – auch im Homeoffice
  • Vermeidung von Reibungsverlusten
  • Vermeidung der Zettelwirtschaft im Unternehmen (Schritt in Richtung paperless office)

Preise

Nachfolgende Preise richten sich nach den lizenzierten Usern Ihrer Dynamics NAV/Dynamics 365 Business Central Lizenz:

  • Tarif S (≤ 5 User-Lizenzen)

    einmalig ab 5.990,00 €*

    *Der Preis gilt für einen Mandanten. Außerdem wird dieser um den jährlichen Wartungsbetrag von 608,00 € p. a. ergänzt (steigt jährlich um 2 %). Alle Preise verstehen zzgl. der Mehrwertsteuer. Zusätzliche User- oder Mandanten-Lizenzen sowie die Einrichtung weiterer Belegarten können kostenpflichtig erworben werden.

  • Tarif M (6 - 19 User-Lizenzen)

    einmalig ab 6.990,00 €*

    *Der Preis gilt für einen Mandanten. Außerdem wird dieser um den jährlichen Wartungsbetrag von 760,00 € p. a. ergänzt (steigt jährlich um 2 %). Alle Preise verstehen zzgl. der Mehrwertsteuer. Zusätzliche User- oder Mandanten-Lizenzen sowie die Einrichtung weiterer Belegarten können kostenpflichtig erworben werden.

  • Tarif L (20 - 49 User-Lizenzen)

    einmalig ab 8.190,00 €*

    *Der Preis gilt für einen Mandanten. Außerdem wird dieser um den jährlichen Wartungsbetrag von 960,00 € p. a. ergänzt (steigt jährlich um 2 %). Alle Preise verstehen zzgl. der Mehrwertsteuer. Zusätzliche User- oder Mandanten-Lizenzen sowie die Einrichtung weiterer Belegarten können kostenpflichtig erworben werden.

  • Tarif XL (50 - 99 User-Lizenzen)

    einmalig ab 10.990,00 €*

    *Der Preis gilt für einen Mandanten. Außerdem wird dieser um den jährlichen Wartungsbetrag von 1.400,00 € p. a. ergänzt (steigt jährlich um 2 %). Alle Preise verstehen zzgl. der Mehrwertsteuer. Zusätzliche User- oder Mandanten-Lizenzen sowie die Einrichtung weiterer Belegarten können kostenpflichtig erworben werden.

Worauf warten Sie? Investieren Sie in die Zukunft und fragen Sie unser Paket an. Bedenken Sie auch, dass diese Investition nicht nur jetzt – zur Zeit des Coronavirus – sinnvoll ist. Auch anschließend profitieren Sie davon. Sehen Sie die Investition als Startschuss in die Digitalisierung.