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In unserem vorerst letzten Beitrag der Reihe „Für wen ist das?“ liegt der Fokus auf der Arbeit eines Projektmanagers und wie diese in der Anwendung Microsoft Dynamics 365 Business Central gestaltet werden kann. Denn als Projektmanager ist es in allen Branchen besonders wichtig, stets den Überblick über die Planung und den Verlauf eines Projekts zu behalten. Alle Schritte, besser gesagt die Planung, Umsetzung, Abnahme und Nachbetrachtung, sollten im ERP System nachvollziehbar sein. Wie erstelle ich also ein neues Projekt, ein Projektbuchungsblatt oder eine Projektverkaufsrechnung in Dynamics 365 Business Central? 

Wie erstelle ich ein neues Projekt?

Sobald Sie in Dynamics 365 Business Central im Rollencenter den Projektmanager gewählt haben, sehen Sie in Ihrem Dashboard alle aktuellen Aktivitäten und Statistiken auf einen Blick, die für Sie relevant sind. Außerdem können Sie hier auch Arbeitszeiten nachhalten. Um ein neues Projekt zu starten, klicken Sie zuerst auf die petrolfarbende Kachel mit dem Plus-Zeichen „Neues Projekt“ (Abbildung 1). Es erscheint ein Fenster, in dem Sie angeben müssen, ob das neue Projekt aus der Vorlage eines alten Projekts erstellt werden soll. (Abbildung 2)

 

Neues Projekt

Abbildung 1: Neues Projekt erstellen

 

Neues Projekt aus bestehendem

Abbildung 2: Projekt aus einer Vorlage erstellen

 

Angenommen das neue Projekt wird auf Basis eines bereits durchgeführten Projekts erstellt, da die beiden vergleichbar sind. Dynamics 365 Business Central vergibt infolgedessen automatisch eine neue Projektnummer für das neu angelegte Projekt. Nun haben Sie die Möglichkeit eine Beschreibung einzutippen (Abbildung 2). Dann wählen Sie aus, welches Projekt als Grundlage dienen soll (Abbildung 3).

 

Projektvorlage auswählen

Abbildung 3: Projektvorlage auswählen

 

In dieser Ansicht besteht die Möglichkeit, Aufgaben anzupassen. Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn sich das neue Projekt von dem Projekt, das als Vorlage dient, etwas unterscheidet (Abbildung 3). Klicken Sie dann auf „Fertig“, sodass Sie zu der Projektkarte Ihres soeben neu erstellten Projekts gelangen. Hier finden Sie nun alle Details, wie zum Beispiel Projektaufgaben, Fristen, Budgets und weitere Angaben (Abbildung 4).

 

Ansicht der Projektkarte

Abbildung 4: Ansicht der Projektkarte

 

Wie erstelle ich ein Projektbuchungsblatt?

Sie kehren in Ihr Dashboard zurück und klicken auf die Kachel mit der Bezeichnung „Projektbuchungsblatt“, die sich neben der Kachel „Neues Projekt“ befindet. Diese klicken Sie zur Vorbereitung für die Buchung an und erhalten daraufhin folgende Ansicht:

 

Ansicht des Projektbuchungsblatts

Abbildung 5: Ansicht des Projektbuchungsblatts

Nun wählen Sie im Menü „Zeilen anhand von Arbeitszeitnachweis vorschlagen“, sodass Dynamics 365 Business Central die Zeilen automatisch mit Daten aus den genehmigten Arbeitszeitnachweisen füllt. Sind alle Angaben korrekt, klicken Sie schließlich auf „Buchen“ und schließen den Prozess ab.

Wie erstelle ich eine Projektverkaufsrechnung?

Zuletzt muss eine Projektverkaufsrechnung erstellt werden. Der Ausgangspunkt ist auch hier erneut das Dashboard. Hier klicken Sie auf den Menüpunkt „Projekte“. Markieren Sie dann das Projekt, für welches Sie die Rechnung erstellen möchten und wählen Sie anschließend über „Vorgang“ – „Projektverkaufsrechnung erstellen“ aus. Sie können für das gesamte Projekt oder für einzelne Projektaufgaben eine Rechnung erstellen. Klicken Sie dann auf „OK“ und schließen Sie den Vorgang ab (Abbildung 6).

 

Projektverkaufsrechnung erstellen

Abbildung 6: Projektverkaufsrechnung erstellen

 

Schließlich muss die Verkaufsrechnung gebucht werden. Dafür wählen Sie unter „Vorgang“ den Punkt „Verkaufsrechnung/Gutschrift“ aus und öffnen diese. Nun haben Sie die Möglichkeit die Verkaufsrechnung noch zu bearbeiten. Sind alle Angaben korrekt, buchen und senden Sie die Rechnung (Abbildung 7).

 

Verkaufsrechnung bearbeiten

Abbildung 7: Verkaufsrechnung bearbeiten

 

Welchen Vorteil haben Projektmanager durch die Nutzung von Dynamics 365 Business Central?

Die Vorteile für Projektmanager liegen auf der Hand. Denn Sie steigern Ihre Produktivität, da Sie weniger Zeit mit Routineaufgaben und Dateneingaben verbringen müssen. Außerdem werden Fehlerquellen minimiert und durch die ständige Übersicht aller Aktivitäten im Dashboard sowie durch umfangreichen Analysemöglichkeiten, treffen Sie stets die optimalen Entscheidungen.

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