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Microsoft Flow und PowerApps in der Praxis. In der letzten Woche haben wir Ihnen in unserem Blogartikel bereits praktische Anwendungsbeispiele für Azure IoT in Dynamics 365 Business Central gezeigt. Heute stellen wir Ihnen die Nutzung von Microsoft Flow und PowerApps – auch bekannt als Gemeinsame Plattform – in Business Central vor. Dabei gehen wir auf die Bestandteile, die Vorteilen und einige Anwendungsmöglichkeiten ein. Vorweg – hinter dem Sammelbegriff „Gemeinsame Plattform“ verbirgt sich neben Flow und PowerApps auch das Common Data Model.

Wie kann ich Daten aus verschiedenen Quellen in einer App aufbereiten und darstellen? Wie kann ich mir smarte Benachrichtigungen senden lassen und Routineaufgaben automatisieren?

PowerApps

Hinter den PowerApps verbirgt sich das App-Baukastensystem von Microsoft. Anders gesagt: es geht darum, Daten aus verschiedenen Schnittstellen in einer App anschaulicher darzustellen. Vorteilig ist vor allem, dass keine Programmierkenntnisse benötigt werden und Apps binnen weniger Klicks erstellt werden können. Dabei wählen Sie aus einer Reihe von Templates bzw. Layouts und füllen diese anschließend mit Daten aus präferierten Verbindungen. Im Portal sind sowohl Microsoftprodukte, als auch Drittanbieter-Anwendungen verfügbar. Die Basisversionen sind kostenlos, darüber hinaus finden sich Preisstaffelungen. Praktische Beispiele sind Apps für die Abwicklung von Serviceanfragen, genauso wie für die Verwaltung von Urlaubsanträgen oder für Kostenkalkulationen.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre eigene App entwickeln. In der Microsoft Anwendung PowerApps haben Sie die Möglichkeit, Geschäfts-Apps zu erstellen. Sie können zuerst zwischen verschiedenen Templates und damit Vorlagen auswählen oder aber mit einer leeren Version starten. Beispiele für gegebene Templates sind

– der Service Desk
– der Budget Tracker (Budgetübersicht)
– das Case Management
– das Product Showcase (Produktschau) oder eine
– die Employee Engagement Survey (Mitarbeiterbefragung).

 Oberfläche der PowerApps

Abbildung 1: Oberfläche der PowerApps

 

Wir entscheiden uns im Beispiel für den Budget Tracker. Anschließend können wir einen ersten Einblick erlangen und die App erstellen.

 

Vorschau des Budget Trackers

Abbildung 2: Vorschau des Budget Trackers

 

Jetzt haben Sie die Gelegenheit, die App mit eigenen Daten zu füllen.

 

App mit Daten füllen

Abbildung 3: App mit Daten füllen

 

Die bereits genannten verschiedenen Quellen legen Sie unter Datei > Verbindungen fest. Und schon ist Ihre neue individuelle App fertig!

Microsoft Flow

Mit dem Microsoft Flow verknüpfen Sie Ihre Dienste, erstellen automatische Benachrichtigungen und somit letztendlich automatische Workflows. Die Devise lautet „weniger arbeiten und mehr erreichen“. Damit finden Sie eine Lösung für zeitfressende Routineaufgaben. Mögliche Beispiele wären Benachrichtigungen per Mail bei Serviceanfragen, bei Mails von wichtigen Personen sowie wenn jemand über Ihr Unternehmen twittert. Eine Aufgabe könnte zum Beispiel lauten „Send me a text message, when I receive a mail from my Manager.“ Wir zeigen Ihnen nun, wie Sie den Dienst nutzen können. Sie rufen die Seite des Microsoft Flows auf.

 

Oberfläche des Microsoft Flow

Abbildung 4: Oberfläche des Microsoft Flow

 

Microsoft bietet, wie im Screenshot ersichtlich, bereits einige Vorlagen, die viele Nutzer (z. B. Pushbenachrichtigung bei einer E-Mail vom Chef von circa 150.000 Nutzern) verwenden. So bleiben Sie über Geschehnisse im Büro informiert …

 

Auswahl von Vorlagen - aktuelle Geschehnisse

Abbildung 5: Auswahl von Vorlagen – aktuelle Geschehnisse

 

… oder optimieren Ihre Vertriebsaktivitäten von unterwegs.

Auswahl von Vorlagen - optimale Vertriebsaktivitäten

Abbildung: Auswahl von Vorlagen – optimale Vertriebsaktivitäten

 

Wählen Sie eine Vorlage aus, dann passen Sie die Einstellungen der Benachrichtigung mit wenigen Klicks individuell an und schon haben Sie einen automatischen Workflow erstellt!

Common Data Model

Hinter dem Common Data Model steckt die Idee, alle Daten in einer Datenbank darzustellen. Die Herausforderungen der Datenverwaltung werden insofern gelöst, als das die Daten in einer bekannten Form vereinfacht werden. Das Model stellt eine Reihe von Standardentitäten zur Verfügung, die in den häufigsten Geschäftsanwendungen zu finden sind. Diese können Sie dann individuell erweitern. Sicher fragen Sie sich nun, wie die drei Bestandteile zusammenhängen: Mithilfe der freigegebenen Entitäten können Sie eigenständige Apps (PowerApps) entwickeln und mithilfe des Flows (Microsoft Flow) automatisieren Sie Geschäftsprozesse. Sie können mehrere Stufen und Schritte zur Erzielung eines Ergebnisses definieren.

Möchten Sie Microsoft Dynamics 365 Business Central selbst ausprobieren?

Quellen:
https://powerapps.microsoft.com/de-de/,
https://flow.microsoft.com/de-de,
https://emea.flow.microsoft.com/de-de/, 
https://docs.microsoft.com/de-de/powerapps/common-data-model/overview