1. Juli 2021

Budgets einrichten in Dynamics 365 Business Central

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Wie richte ich Budgets in Dynamics 365 Business Central ein? Selbstverständlich können Sie in Dynamics 365 Business Central sämtliche Aufgaben, die mit der Budgetierung zusammenhängen, abbilden. Aus dem Grund zeigen wir Ihnen in diesem Blogartikel, wie Sie Budgets manuell erstellen, kopieren, exportieren sowie importieren können.

Ein Budget ist eine Übersicht über die geplanten Ausgaben und Einnahmen, welches verwendet wird, um die tatsächlichen Finanztransaktionen eines Unternehmens der Planung gegenüberzustellen. Wenn Sie Kostenbudgets einrichten, können Sie folglich Ihre Ist-Werte in der Kostenrechnung mit den ursprünglich vergebenen Budgets vergleichen.

Die Budgetfunktion in Dynamics 365 Business Central ermöglicht Ihnen Folgendes:

  • Erstellung von (mehreren) Budgets für identische Zeiträume
  • Erstellung von einfachen oder komplexen Budgets (Kombination aus Sachkonto, Zeitraum, zwei globalen Dimensionen und vier Budgetdimensionen)
  • Anfertigung von Kopien von Budgets aus früheren Perioden
  • Revidieren von Ist-Zahlen oder Budgetzahlen mithilfe eines Anpassungsfaktors
  • Export von Budgets aus Excel
  • Import von Budgets zu Excel

 

1. Manuelle Erstellung von Budgets in Dynamics 365 Business Central

Um die Eingabe eines Budgets zu starten, müssen Sie zunächst die Seite „Sachkontenbudgets“ öffnen.

Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Eingabe des Begriffs in die Suche und die Auswahl des entsprechenden Links. Wählen Sie anschließend oben links „Neu“, um ein neues Finanzbudget anzulegen. Nun müssen Sie einen Budgetnamen vergeben.

Beachten Sie, dass Sie mehrere Budgets für identische Zeiträume einrichten können, indem Sie auf der Seite „Sachkontenbudgets“ Budgets mit separaten Namen erstellen.

Wenn Sie ein neues Budget erstellen, müssen Sie zudem festlegen, ob Sie Dimensionen verwenden möchten. Dabei haben Sie die Möglichkeit, für alle Budgets zwei globale Dimensionen zu nutzen. Bei den globalen Dimensionen handelt es sich um Kategorien, die am relevantesten für das Unternehmen sind. Das sind z. B. die Dimensionen Kostenstelle und Kostenträger. Zudem können für jedes Budget vier weitere Budgetdimensionen angegeben werden. Diese können aus der Tabelle der angelegten Dimensionen gewählt werden. Mit Budgetdimensionen können Sie Filter für ein Budget festlegen und zu Budgeteinträgen Dimension-Informationen hinzufügen.

Geben Sie beispielhaft also eine Region als Dimension an, so können Sie den tatsächlichen Verkauf nach Regionen mit dem budgetierten Verkauf nach Regionen vergleichen.

 

Sachkontobudget in Dynamics 365 Business Central anlegen

Sachkontobudget in Dynamics 365 Business Central anlegen

 

Zusammengefasst richten Sie ein Finanzbudget manuell in folgenden fünf Schritten ein:

  1. Auswahl der „Lupe“ (Suche) oben rechts > Eingabe von “Sachkontenbudgets” > Auswahl des entsprechenden Links
  2. Auswahl der Schaltfläche “Neu”
  3. Vergabe einer Bezeichnung unter „Name“
  4. Vergabe einer Beschreibung im Feld „Beschreibung“
  5. Auswahl der gewünschten Dimensionen im Feld „Budgetdimensions-Code“ (Dropdownliste)

Sie können das Budget bearbeiten, indem Sie auf die Zeile doppelklicken oder “Budget bearbeiten” auswählen.

 

Dynamics 365 Business Central - Budget bearbeiten

Dynamics 365 Business Central – Budget bearbeiten

 

2. Kopie von Budgets in Dynamics 365 Business Central

Es kann Sie viel Zeit kosten, Budgets manuell anzulegen. Um die manuelle Eingabe eines neuen Budgets zu vermeiden, können Sie die Funktion Budget kopieren verwenden, um ein Budget aus bestehenden Finanzbudgetposten oder Sachposten zu kopieren.

Zusammengefasst gehen Sie wie folgt vor, um die Funktion Budget kopieren zu nutzen:

  1. Auswahl der “Lupe” (Suche) > Eingabe von “Sachkontenbudgets” > Auswahl des entsprechenden Links
  2. Vergabe eines Budgetnamen (Öffnung der Budgetseite)
  3. Auswahl von Budget > Budget kopieren

 

Dynamics 365 Business Central - Budget kopieren

Dynamics 365 Business Central – Budget kopieren

 

Auf dem Screenshot erkennen wir, dass sich die Funktion Budget kopieren in unterschiedliche Bereiche aufteilt, die wir uns nachfolgend anschauen:

  • Kopieren von
  • Kopieren in
  • Anwenden von

Bereich “Kopieren von” in Dynamics 365 Business Central

In dem Bereich “Kopieren von” geben Sie an, woher die Einträge des kopierten Budgets stammen sollen. Die Felder innerhalb dieses Bereichs werden aufgrund der Auswahl im Feld Herkunft angegeben. Dabei unterscheiden wir Sachposten und Finanzbudgetposten.

Sachposten
Bei den Sachposten basiert das Budget auf tatsächlichen Sachposten für einen angegebenen Zeitraum. Wenn Sie Sachposten auswählen, müssen Sie folgende Informationen angeben, um die zu kopierenden Informationen festzulegen:

  • Kontenbereich (Feld “Sachkontonr.”)
  • Datumsbereich (Feld “Datum”)
  • Einbezug von Abschlusseinträgen

Finanzbudgetposten
Bei den Finanzbudgetposten basiert das Budget auf Finanzbudgetposten eines vorhandenen Budgets. Wenn Sie Finanzbudgetposten auswählen, müssen Sie folgende Informationen angeben, um die zu kopierenden Informationen zu filtern:

  • Namen eines vorhandenen Budgets (aus dem kopiert werden soll)
  • Kontenbereich (Feld “Sachkontonr.”)
  • Datumsbereich (Feld “Datum”)

Ganz gleich, welche Herkunfts-Option Sie wählen, füllen Sie außerdem das Feld Dimensionen aus und führen Sie dann die folgenden Schritte in diesem Verfahren aus:

  1. Aktivierung des Kontrollkästchens für jede Dimension, die in die neuen Budgeteinträge kopiert werden soll
  2. Festlegung zusätzlicher Filter für den Kopierprozess durch Definition von Dimensionswertfiltern

Bereich “Kopieren in” in Dynamics 365 Business Central

Über den Bereich “Kopieren in” können Sie angeben, wohin die kopierten Budgetinformationen gesendet werden sollen.

Hier geben Sie den Budgetnamen und damit den Namen des neuen Budgets ein. Alternativ wählen Sie das Feld zur Auswahl eines vorhandenen Budgetnamens aus.

Außerdem geben Sie die Sachkontonummer ein, wenn mindestens ein Sachkontoeintrag in ein Sachkonto kopiert werden muss.

Bereich “Anwenden von” in Dynamics 365 Business Central

In dem Bereich “Anwenden von” können Sie zwischen mehreren Berechnungsoptionen wählen, die Sie beim Kopieren von Budgets verwenden können.

Über das Feld Korrekturfaktor geben Sie einen Korrekturfaktor ein, mit dem die Quelleinträge während des Kopierprozesses multipliziert werden. Zum Verständnis schildern wir zwei Beispiele:

  1. eine Korrektur von 1,1 erhöht die Beträge um 10 Prozent
  2. eine Korrektur von 0,89 reduziert die Beträge um 11 Prozent

Eine Rundungsmethode gibt an, wie die neuen Budgeteinträge gerundet werden sollen.

Die Datumswechsel-Formel definiert, wie das Datum für die neuen Einträge auf der Grundlage der Einträge, die kopiert werden, berechnet werden soll. Dazu ein Beispiel: Eingabe “1M” für den nächsten Monat

Über die Funktion Datumskomprimierung komprimieren Sie die Einträge, die kopiert werden, um eine ausgewählte Dauer, um die Anzahl neu erstellter Einträge zu reduzieren.

 

3. Export und Import von Budgets in Dynamics 365 Business Central

Export von Budgets in Dynamics 365 Business Central

In Dynamics 365 Business Central haben Sie die Möglichkeit, durch Export- und Importfunktionen Budgets zu erstellen.

Sie können Budgets nach Excel exportieren, indem Sie den Batchauftrag Budget nach Excel exportieren verwenden. Wenn Budgets exportiert werden, können Sie folgende Aufgaben ausführen:

  • Änderung und Erhöhung von Budgets mit Excel
  • Erstellung neuer Budgets auf Basis der exportierten Budgetzahlen

 

Dynamics 365 Business Central - Budget exportieren

Dynamics 365 Business Central – Budget exportieren

 

Import von Budgets in Dynamics 365 Business Central

Sie können Budgets aus Excel importieren, indem Sie den Batchauftrag Budget aus Excel importieren verwenden. Wenn Sie Budgets aus Excel importieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Import vorheriger exportierter Budgets aus Dynamics 365 Business Central
  • Erstellung eines neuen Budgetplans
  • Hinzufügung von Budgeteinträgen zu einem vorhandenen Budget

Bevor Sie ein Budget in Excel erstellen, empfehlen wir Ihnen, ein Budget aus Dynamics 365 Business Central zu exportieren, um das korrekte Format zu erhalten.