anaptis GmbH
In der letzten Woche haben wir Ihnen in unserer Reihe “Für wen ist das?” vorgestellt, wie Geschäftsführer ihre Arbeitsabläufe mithilfe von Microsoft Dynamics 365 Business Central verbessern können. Im heutigen Teil steht die Arbeit der Buchhalter im Fokus. Wir zeigen Ihnen nun, wie Sie die alltäglichen Prozesse durch die Nutzung der neusten Business-Lösung verbessern. Dafür beantworten wie in diesem Artikel einige Fragen, wie zum Beispiel: Wie automatisiere ich den Prozess der Einkaufsrechnung?
Die Integration von Outlook und Excel, wie auch OCR
Der Begriff „Optical Character Recognition“ (abg.: OCR) stammt aus der Informationstechnologie und bezeichnet die automatisierte Texterkennung in Bildern, sprich die optische Zeichenerkennung. Mit... weiterlesen (optimal character recognition, deutsch: optische Zeichenerkennung), spielen eine wichtige Rolle bei der Optimierung der Abläufe in der Buchhaltung. Im Folgenden zeigen wir exemplarisch, wie einige Ihrer täglichen Arbeitsschritte mit Dynamics 365 Business CentralMicrosoft Dynamics 365 Business Central ist die ERP-Lösung von Microsoft. Das Produkt gehört zu der Produktlinie Microsoft Dynamics 365 und ist der Nachfolger von Dynamics NAV beziehungsweise Navisi... weiterlesen vereinfacht werden können.
Wie verbuche ich eine Einkaufsrechnung in Dynamics 365 Business Central?
Einkaufsrechnung per E-Mail in Outlook
Wir gehen davon aus, dass Sie eine Rechnung per E-Mail in Outlook von einem Lieferanten erhalten haben. Durch die nahtlose Integration von Outlook in Dynamics 365 Business CentralMicrosoft Dynamics 365 Business Central ist die ERP-Lösung von Microsoft. Das Produkt gehört zu der Produktlinie Microsoft Dynamics 365 und ist der Nachfolger von Dynamics NAV beziehungsweise Navisi... weiterlesen sind die beiden Programme automatisch miteinander verbunden. Sie öffnen die Mail und klicken auf das Dynamics 365 Business CentralMicrosoft Dynamics 365 Business Central ist die ERP-Lösung von Microsoft. Das Produkt gehört zu der Produktlinie Microsoft Dynamics 365 und ist der Nachfolger von Dynamics NAV beziehungsweise Navisi... weiterlesen Logo. Dadurch öffnet sich Dynamics 365 Business CentralMicrosoft Dynamics 365 Business Central ist die ERP-Lösung von Microsoft. Das Produkt gehört zu der Produktlinie Microsoft Dynamics 365 und ist der Nachfolger von Dynamics NAV beziehungsweise Navisi... weiterlesen mit Kontaktdetails sowie allen verfügbaren Informationen und Statistiken über den Lieferanten im gleichen Fenster.
Abbildung 1: Nahtlose Integration ermöglicht umfassende Informationen zum KreditorKreditoren sind im deutschen Rechnungswesen Gläubiger. Regulär handelt es sich dabei um den Lieferanten von Waren oder Dienstleistungen. Der Begriff Kreditor basiert auf der Tatsache, dass der Liefe... weiterlesen
Über den Button “Neu” in dem Dynamics 365 Business CentralMicrosoft Dynamics 365 Business Central ist die ERP-Lösung von Microsoft. Das Produkt gehört zu der Produktlinie Microsoft Dynamics 365 und ist der Nachfolger von Dynamics NAV beziehungsweise Navisi... weiterlesen Fenster (Abbildung 1) können Sie dann eine neue Einkaufsrechnung anlegen. Durch die Integration von OCRDer Begriff „Optical Character Recognition“ (abg.: OCR) stammt aus der Informationstechnologie und bezeichnet die automatisierte Texterkennung in Bildern, sprich die optische Zeichenerkennung. Mit... weiterlesen wird der Text der Mail erkannt und Felder, wie zum Beispiel Artikelnummer, Artikelname und Menge, automatisch ausgefüllt. So sparen Sie wertvolle Zeit. Anschließend prüfen Sie die Angaben und bestätigen die Eingaben mit “Ok”.
Abbildung 2: Details zum KreditorKreditoren sind im deutschen Rechnungswesen Gläubiger. Regulär handelt es sich dabei um den Lieferanten von Waren oder Dienstleistungen. Der Begriff Kreditor basiert auf der Tatsache, dass der Liefe... weiterlesen
Nun tragen Sie die Rechnungsnummer ein und entscheiden, ob Sie noch weitere Informationen anpassen müssen. Ist dies erledigt, wird die Einkaufsrechnung in Dynamics 365 Business CentralMicrosoft Dynamics 365 Business Central ist die ERP-Lösung von Microsoft. Das Produkt gehört zu der Produktlinie Microsoft Dynamics 365 und ist der Nachfolger von Dynamics NAV beziehungsweise Navisi... weiterlesen verbucht. Wechseln Sie nun zu Dynamics 365 Business CentralMicrosoft Dynamics 365 Business Central ist die ERP-Lösung von Microsoft. Das Produkt gehört zu der Produktlinie Microsoft Dynamics 365 und ist der Nachfolger von Dynamics NAV beziehungsweise Navisi... weiterlesen, können Sie die Rechnung direkt einsehen. Es ist natürlich auch möglich die Rechnung innerhalb von Dynamics 365 Business CentralMicrosoft Dynamics 365 Business Central ist die ERP-Lösung von Microsoft. Das Produkt gehört zu der Produktlinie Microsoft Dynamics 365 und ist der Nachfolger von Dynamics NAV beziehungsweise Navisi... weiterlesen zu erstellen und nicht über Outlook.
Einkaufsrechnung als Anhang einer E-Mail in Outlook
Auch wenn Sie die Rechnung als Anhang in einer E-Mail erhalten, können Sie diese direkt in Dynamics 365 Business CentralMicrosoft Dynamics 365 Business Central ist die ERP-Lösung von Microsoft. Das Produkt gehört zu der Produktlinie Microsoft Dynamics 365 und ist der Nachfolger von Dynamics NAV beziehungsweise Navisi... weiterlesen verbuchen. Dafür klicken Sie auch in diesem Fall zuerst auf “Kontaktdetails”, woraufhin sich Business Central in Outlook öffnet und Sie alle Informationen und Statistiken des Lieferanten sehen können. Über “weitere Optionen” haben Sie dann die Möglichkeit, den Anhang als Dokument an Business Central zu senden (“Eingehende Dokumente”).
Nun wechseln Sie zu Dynamics 365 Business CentralMicrosoft Dynamics 365 Business Central ist die ERP-Lösung von Microsoft. Das Produkt gehört zu der Produktlinie Microsoft Dynamics 365 und ist der Nachfolger von Dynamics NAV beziehungsweise Navisi... weiterlesen und sehen direkt, dass das Dokument unter “Eingehende Dokumente” angezeigt wird. Wenn Sie das Dokument öffnen, sehen Sie, dass es der Inhalt derselbe wie in der E-Mail ist. Nun besteht die Möglichkeit, das Dokument an die optische Zeichenerkennung zu senden. Wenn Sie sich dazu entscheiden und das Dokument verarbeitet wird, lautet der Status des Dokuments anschließend “gesendet”. Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, klicken Sie auf “Empfangen vom OCRDer Begriff „Optical Character Recognition“ (abg.: OCR) stammt aus der Informationstechnologie und bezeichnet die automatisierte Texterkennung in Bildern, sprich die optische Zeichenerkennung. Mit... weiterlesen Service” und erstellen ein neues Dokument. In dieser neu erstellten Einkaufsrechnung, sind dann automatisch bereits alle Daten, wie beispielsweise Artikelnummer und -anzahl eingetragen und Sie können die Rechnung direkt verbuchen.
Wie überprüfe ich den Lieferantensaldo?
Als Buchhalter ist es sehr wichtig, stets einen Überblick über den Lieferantensaldo zu behalten. In Dynamics 365 Business CentralMicrosoft Dynamics 365 Business Central ist die ERP-Lösung von Microsoft. Das Produkt gehört zu der Produktlinie Microsoft Dynamics 365 und ist der Nachfolger von Dynamics NAV beziehungsweise Navisi... weiterlesen ist das sehr einfach. Denn von Ihrem DashboardMithilfe eines Dashboards werden komplexe Datenzusammenhänge (z. B. Finanzdaten, Verkaufsdaten) übersichtlich aufbereitet dargestellt. Dadurch erhält der Nutzer auf den ersten Blick einen Überblic... weiterlesen aus klicken Sie auf “Einkauf” und dann auf “Kreditoren”. Dadurch erhalten Sie diese Übersicht:
Abbildung 3: Übersicht der Kreditoren
Nun haben Sie die Möglichkeit, einen KreditorKreditoren sind im deutschen Rechnungswesen Gläubiger. Regulär handelt es sich dabei um den Lieferanten von Waren oder Dienstleistungen. Der Begriff Kreditor basiert auf der Tatsache, dass der Liefe... weiterlesen auszuwählen und die gewünschten Details, wie Saldo oder fälliger Saldo, einzusehen.
Abbildung 4: Informationen zu einem KreditorKreditoren sind im deutschen Rechnungswesen Gläubiger. Regulär handelt es sich dabei um den Lieferanten von Waren oder Dienstleistungen. Der Begriff Kreditor basiert auf der Tatsache, dass der Liefe... weiterlesen
Klicken Sie auf den Saldo, erhalten Sie weitere Details zu allen Kreditorenposten, welche Sie dann erneut einsehen können.
Wie bezahle ich einen Kreditoren in Dynamics 365 Business Central?
Über den Menüpunkt “Zahlungsmanagement” gelangen Sie zu den Zahlungsausgangsbuchungsblättern. An diesem Punkt haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können die Zahlung entweder manuell eingeben oder Sie lassen sich Zahlungsvorschläge machen, die wie folgt angezeigt werden:
Abbildung 5: Zahlungsausgangsbuchungsblätter
Dynamics 365 Business CentralMicrosoft Dynamics 365 Business Central ist die ERP-Lösung von Microsoft. Das Produkt gehört zu der Produktlinie Microsoft Dynamics 365 und ist der Nachfolger von Dynamics NAV beziehungsweise Navisi... weiterlesen zeigt dann Zahlungen an, die bald fällig sind. So hilft die künstliche Intelligenz Ihnen zu entscheiden, welche Zahlung zuerst getätigt werden sollte. Anschließend können Sie dann die Zahlung durchführen.
Welche Vorteile bringt Dynamics 365 Business Central Ihnen als Buchhalter?
In unserem Anwendungsbeispiel haben wir Ihnen gezeigt, dass die Bedienung des Systems leicht zu erlernen ist, sodass der Lernaufwand auch für neue Kolleginnen und Kollgen minimiert wird. Sie können zudem Dateneingaben automatisieren, wodurch Sie eine Menge Zeit einsparen und Fehler vermeiden. Durch übersichtliche und umfassende Informationen und Statistiken behalten Sie zudem stets den Überblick und die Kontrolle über alle wichtigen Prozesse.