16. August 2018

Microsoft Dynamics 365 Business Central für Buchhalter

Microsoft Dynamics 365 Business Central Logo

In der letzten Woche haben wir Ihnen in unserer Reihe “Für wen ist das?” vorgestellt, wie Geschäftsführer ihre Arbeitsabläufe mithilfe von Microsoft Dynamics 365 Business Central verbessern können. Im heutigen Teil steht die Arbeit der Buchhalter im Fokus. Wir zeigen Ihnen nun, wie Sie die alltäglichen Prozesse durch die Nutzung der neusten Business-Lösung verbessern. Dafür beantworten wie in diesem Artikel einige Fragen, wie zum Beispiel: Wie automatisiere ich den Prozess der Einkaufsrechnung?

Die Integration von Outlook und Excel, wie auch OCR (optimal character recognition, deutsch: optische Zeichenerkennung), spielen bei der Optimierung der Abläufe in der Buchhaltung eine wichtige Rolle. Im Folgenden zeigen wir exemplarisch, wie einige Ihrer täglichen Arbeitsschritte mit Dynamics 365 Business Central vereinfacht werden können.

Wie verbuche ich eine Einkaufsrechnung in Dynamics 365 Business Central?

Eine der Aufgaben von Buchhaltern ist die Erfassung von Rechnungen.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?

Weg Nr. 1: Erhalt der Rechnung als E-Mail
Wir gehen davon aus, dass Sie eine Rechnung per E-Mail in Outlook von einem Lieferanten erhalten haben. Durch die nahtlose Integration von Outlook in Dynamics 365 Business Central sind die beiden Programme automatisch miteinander verbunden. Sie öffnen die Mail und klicken auf das Dynamics 365 Business Central Logo. Dadurch öffnet sich Dynamics 365 Business Central mit Kontaktdetails sowie allen verfügbaren Informationen und Statistiken über den Lieferanten im gleichen Fenster.

Abbildung 1: Nahtlose Integration ermöglicht umfassende Informationen zum Kreditor

Nahtlose Integration ermöglicht umfassende Informationen zum Kreditor

Über den Button “Neu” in dem Dynamics 365 Business Central Fenster können Sie eine neue Einkaufsrechnung anlegen. Durch die Integration von OCR wird der Text der Mail erkannt und Felder, wie zum Beispiel Artikelnummer, Artikelname und Menge, automatisch ausgefüllt. So sparen Sie wertvolle Zeit. Anschließend prüfen Sie die Angaben und bestätigen die Eingaben.

Abbildung 2: Details zum Kreditor

Details zum Kreditor

Nun tragen Sie die Rechnungsnummer ein und entscheiden, ob Sie noch weitere Informationen anpassen müssen. Ist dies erledigt, wird die Einkaufsrechnung in Dynamics 365 Business Central verbucht. Wechseln Sie nun zu Dynamics 365 Business Central, können Sie die Rechnung direkt einsehen.

Weg Nr. 2: Erhalt der Rechnung auf anderem Wege
Wenn Sie die Rechnung auf anderem Wege erhalten, können Sie diese auch direkt in Dynamics 365 Business Central verbuchen (und nicht über die Outlook-Integration). Sie können beispielsweise eine PDF-Rechnung an Dynamics 365 Business Central senden und sehen im System direkt, dass das Dokument unter “Eingehende Dokumente” angezeigt wird.

Nun besteht die Möglichkeit, das Dokument mittels optischer Zeichenerkennung zu erfassen. Er wird dann eine Rechnung erstellt, in der sich automatisch alle Daten, wie die Artikelnummer und gewünschte Anzahl befinden.

Wie überprüfe ich den Lieferantensaldo?

Als Buchhalter ist es sehr wichtig, stets einen Überblick über den Lieferantensaldo zu behalten.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?
In Dynamics 365 Business Central ist das sehr einfach. Von Ihrem Dashboard aus klicken Sie auf “Einkauf” und dann auf “Kreditoren”. Dadurch erhalten Sie diese Übersicht:

Abbildung 3: Übersicht der Kreditoren

Übersicht der Kreditoren

Nun haben Sie die Möglichkeit, einen Kreditor auszuwählen und die gewünschten Details, wie Saldo oder fälliger Saldo, einzusehen.

Abbildung 4: Informationen zu einem Kreditor

Informationen zu einem Kreditor

Klicken Sie auf den Saldo, erhalten Sie weitere Details zu allen Kreditorenposten, welche Sie dann erneut einsehen können.

Wie bezahle ich einen Kreditoren in Dynamics 365 Business Central?

Neben der Rechnungserfassung ist auch die Bezahlung eine wichtige Aufgabe des Buchhalters.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?
Über den Menüpunkt “Zahlungsmanagement” gelangen Sie zu den Zahlungsausgangsbuchungsblättern. An diesem Punkt haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können die

  1. Zahlung manuell eingeben oder
  2. lassen sich Zahlungsvorschläge anzeigen.

In den Zahlungsvorschlägen zeigt Dynamics 365 Business Central Zahlungen an, die bald fällig sind. So hilft Ihnen künstliche Intelligenz dabei, zu entscheiden, welche Zahlung zuerst getätigt werden sollte. Anschließend können Sie dann die Zahlung durchführen.

Zahlungsausgangsbuchungsblätter

Zahlungsausgangsbuchungsblätter

In unserem Anwendungsbeispiel haben wir Ihnen gezeigt, dass die Bedienung des Systems leicht zu erlernen ist, sodass der Lernaufwand auch für neue Kolleginnen und Kollegen minimiert wird. Sie können zudem Dateneingaben automatisieren, wodurch Sie eine Menge Zeit einsparen und Fehler vermeiden. Durch übersichtliche und umfassende Informationen und Statistiken behalten Sie zudem stets den Überblick und die Kontrolle über alle wichtigen Prozesse.

Möchten Sie weitere Informationen zu Microsoft Dynamics 365 Business Central?