Microsoft Dynamics 365 Business Central für Einkäufer

Microsoft Dynamics 365 Business Central unterstützt die Einkaufsabteilung eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens durch zahlreiche Funktionen. Wir haben in diesem Blogartikel die wichtigsten Tätigkeitsbereiche des Einkaufs zusammengefasst und dabei jeweils erklärt, wie Dynamics 365 Business Central dabei unterstützend eingesetzt werden kann.

 

Gibt es in Dynamics 365 Business Central die Rolle des Einkäufers?

Damit ein Einkäufer stets den Überblick seiner wichtigsten Aufgaben hat, bietet Dynamics 365 Business Central ein Rollencenter, dass auf den Einkäufer zugeschnitten ist. Diese Rolle hat Zugriff auf relevante Daten, Aufgaben und Listen. Außerdem ist das Menü so designt, dass die wichtigsten Bereiche im Einkaufsmodul schnell gefunden werden können.

Die Hauptaufgaben, die mithilfe des Rollencenters “Einkäufer” in Dynamics 365 Business Central erledigt werden können, sind:

• Bestellvorschläge
• Einkaufsanfragen, Bestellungen und Einkaufsrechnungen
• Einkaufsreklamationen und Gutschriften
• Lieferanten- und Artikelverwaltung
• Verwaltung von Einkaufspreisen und Rabatten

Inwiefern unterstützt Dynamics 365 Business Central mich bei der strategischen Einkaufsplanung?

Make-or-buy-Entscheidung

Strategische Einkäufer sind bei Entscheidungen der Geschäftsführung beteiligt, wenn es darum geht, Wege der Beschaffung zu bestimmen. Zum Beispiel dann, wenn es um die Frage geht, welche Produkte oder Bauteile das Unternehmen selbst produzieren und welche von externen Lieferanten zugekauft werden sollen.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?
Microsoft Dynamics 365 Business Central unterstützt mehrere Planungsoptionen bei der Beschaffung. Dazu zählen auch Last-Minute-Änderungen oder Make-or-Buy-Entscheidungen. Sie können Einstandspreise und Fertigungskosten ermitteln und daraus Ihre Entscheidung ableiten.

Reporting von Kennzahlen
Außerdem sind strategische Einkäufer daran interessiert bzw. im Unternehmen dazu verpflichtet, Einkaufskennzahlen auszuwerten und zu reporten.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?
In Microsoft Dynamics 365 Business Central profitieren Sie von einem starken Berichtswesen, was nochmal leistungsstärker durch die Integration von Microsoft Power BI ist. Durch verdichtete Daten sämtlicher Abteilungen arbeiten Sie mit exzellenten Entscheidungsvorlagen – auch wenn es um die Überzeugung Dritter geht – und treffen am Ende fundierte Entscheidungen.

Es gibt über 100 Standardreports, die Sie nutzen können. Sie können aber auch eigene Reports nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens erstellen. Häufig verwendete Berichte, die im Einkaufsmodul beispielsweise per Knopfdruck zur Verfügung stehen, sind:

• Artikel-ABC-Analyse
• Artikellagerzeit
• Lagerwert (siehe Screenshot)
• Materialbedarf
• Lagerbestand (Dimensionen: Einstandspreisabweichung, Einkaufs-/Verkaufspreisliste, nach Kreditoren, Verfügbarkeiten)

 

Wie ermittele ich den Bedarf an Materialien bzw. Rohstoffen?

Für Einkäufer ist die Beschaffungsplanung eine der wichtigsten Aufgaben. Maßgeblich ist dafür der erwartete und tatsächliche Bedarf der Kunden. Ziel ist es, fehlende Lagerbestände zu vermeiden und Bestell- und Lagerkosten so gering wie möglich zu halten. Dabei ist es notwendig, sich an die Marktsituation anzupassen und entsprechend kurz-, mittel- oder langfristig zu planen.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?
Dynamics 365 Business Central berechnet automatisch das Datum, an dem Sie einen Artikel bestellen müssen, damit er zu einem bestimmten Datum im Lagerbestand vorhanden ist. Wenn Sie ein gewünschtes Wareneingangsdatum in einem Einkaufsbestellkopf angeben, ist das berechnete Auftragsdatum das Datum, an dem die Bestellung erfolgen muss, um die Artikel an dem Datum zu erhalten, das Sie angefordert haben. Wenn Sie kein gewünschtes Wareneingangsdatum angeben, wird das Bestelldatum als Ausgangspunkt zur Berechnung des Datums verwendet, an dem die Artikel eingehen sollen.

Das System unterscheidet vier unterschiedliche Wiederbeschaffungsverfahren, um den unterschiedlichsten Branchen und Unternehmen gerecht zu werden:

1. Feste Bestellmenge
2. Auffüllen auf Maximalbestand
3. Auftrag
4. Los-für-Los

Dabei können, je nach Verfahren, verschiedene Parameter berücksichtigt werden, wie:

• Artikel-Reservierungen
• Bestellmenge
• Lagerbestände
• Loskumulierungsperiode
• Neuplanungsperiode
• Maximalbestand
• Minimalbestand
• Produktionsart
• Sicherheitsbestand
• Sicherheitszuschläge
• Toleranzmenge in Prozent
• Überlauflevel
• Zeitrahmen

Zur Entscheidung über die Wiederbeschaffungsmethode bietet sich als Grundlage die ABC-Analyse zur Klassifizierung von Artikeln. Dabei werden Artikel abhängig von ihrem Wert und Volumen im Verhältnis zum Gesamtbestand in drei unterschiedliche Klassen eingeteilt:

Klasse	Prozent des Gesamtbestandsvolumens	Prozent des Gesamtbestandswerts
A	10 – 20	50 – 70
B	20	20
C	60 – 70	10 – 30

Nach der Einteilung von Gütern in diese Artikelklassen lassen sich Aussagen über Wiederbeschaffungsmethoden treffen:

• A-Artikel weisen regulär eine niedrige Auftragsgeschwindigkeit auf, sodass eine Lagerhaltung nicht notwendig ist. An der Stelle sollte der Bedarf auftragsweise geplant werden.
• Bei B-Artikeln wird das Los-für-Los-Verfahren empfohlen, bei dem eine Bestellmenge berechnet wird, die notwendig ist, um die Summe des Bedarfs zu decken, der in einem gewissen Zeitrahmen fällig wird.
• Bei C-Artikeln handelt es sich um Artikel mit hoher und regelmäßiger Auftragsgeschwindigkeit. Hier gilt die Empfehlung, die Verfügbarkeit konstant auf einem Level (=Mindestbestand), aber unter dem maximalen Bestand, zu halten.

Wie kann der Auftrag über das ERP-System abgewickelt werden?

Sobald der Bedarf der Ware ermittelt ist, muss diese beschafft werden. Das bedeutet, dass sie bei einem oder mehreren Lieferanten angefragt und schließlich bei einem ausgewählten Lieferanten bestellt wird.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?
Die Basis der Beschaffung bieten der Artikel- und Kreditorenstamm. Diese Stammdaten werden im Bereich Einkauf für jede Einkaufsanfrage, Einkaufsbestellung und Bestellabwicklung benötigt. Dies zeigt die Notwendigkeit einer korrekten Stammdatenerfassung. Deswegen ist es erforderlich, dass der Lieferant als Kreditor angelegt wird. Gleiches gilt für benötigte Artikel oder Referenzen in den Stammdaten.

Anschließend ist es in Dynamics 365 Business Central möglich, eine Einkaufsanfrage zu erzeugen. Dies kann der erste Entwurf für eine Bestellung sein. Wenn der Einkäufer und der auserwählte Lieferant übereinkommen, wird die Bestellung intern abgewickelt. Dafür ist die Anfrage in einen Auftrag umwandelbar.

 

 

Dabei sind auch Pauschalbestellungen bzw. Rahmenaufträge in Dynamics 365 Business Central abbildbar. Diese stellen ein Gerüst für eine langfristige Vereinbarung zwischen Ihnen und einem Kreditor dar. Ein Rahmenauftrag wird in der Regel erstellt, wenn sich ein Unternehmen verpflichtet, größere Mengen abzunehmen, die über einen längeren Zeitraum in mehreren kleineren Lieferungen bereitgestellt werden

Nach erfolgreicher Bestätigung der Einkaufsanfrage kann eine Anfrage durch den Lieferanten jederzeit in eine Bestellung umgewandelt werden, wobei die Anfrage auf Wunsch archiviert werden kann. Über die Aktion “Bestellung erstellen” kann die Konvertierung zur Einkaufsbestellung vollzogen werden.

 

 

Die Bestellung kann dann wiederum als Basis für den späteren Wareneingang und einer anschließenden Rechnungsbuchung sein, sodass Artikel erfolgreich in das eigene Lager gebucht und die Bestellung beim Lieferanten bezahlt werden kann.

Auch potenzielle Retouren können auf der Basis abgewickelt werden.