27. August 2020

Microsoft Dynamics 365 Business Central für Lagerleiter

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Microsoft Dynamics 365 Business Central Logo

In unserer Reihe „Microsoft Dynamics 365 Business Central – Für wen ist das?“ zeigen wir, wie unterschiedliche Berufsgruppen von der Nutzung von Dynamics 365 Business Central profitieren können. In diesem Rahmen haben wir Ihnen in der Vergangenheit bereits vorgestellt, wie Buchhalter, Geschäftsführer, Marketing Manager, Projektmanager, Vertriebsmanager und Produktionsleiter ihre Aufgaben durch die cloudbasierte Managementlösung besser bewältigen können. Im heutigen Teil steht nun das Tagesgeschehen des Lagerleiters im Fokus.

Eine ERP-Lösung wie Dynamics 365 Business Central verbindet die Abteilungen eines Unternehmens wie Finanzen, Verkauf, Personal, Produktion und Lager miteinander, sodass für die sämtliche Geschäftsaktivitäten eine gemeinsame Echtzeit-Datenbasis besteht.

Mithilfe von Dynamics 365 Business Central können Sie Ihr physisches Lager ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen und je nach Komplexität Ihres Lagers digital abbilden und organisieren sowie sämtliche Lagerprozesse – vom Wareneingang über die Einlagerung, Kommissionierung, Umlagerung und Inventur bis zum Warenausgang – steuern (siehe Abbildung 1). Dabei ist es unwichtig, wie viele Lagerorte Sie haben oder ob ein Teilprozess für Sie überhaupt keine Rolle spielt.

Lagerfunktionen in Dynamics 365 Business Central

Abbildung 1: Lagerfunktionen in Dynamics 365 Business Central

Vorteile für den Unternehmensbereich Lager
Durch die digitale Abbildung des Lagers werden Lagerprozesse effizienter und Lagermitarbeiter arbeiten produktiver. Speziell die Lagerbelege im Rahmen der Lagerprozesse wie Wareneingang, Warenausgang, Kommissionierung oder Einlagerung dienen dazu, die Funktionsbereiche der jeweiligen Mitarbeiter im Lager zu trennen und nur die Informationen bereitzustellen, die für den jeweiligen Lagerprozess notwendig sind.

Vorteile für sämtliche Unternehmensbereiche
Durch den Einsatz einer ERP-Lösung wie Dynamics 365 Business Central weiß jeder Mitarbeiter einer jeden Fachabteilung jederzeit, welcher Lagerbestand eines bestimmten Artikels noch verfügbar ist. Beispielsweise kann der Vertrieb im Gespräch mit (potentiellen) Kunden jederzeit eigenständig Artikelverfügbarkeiten einsehen und verlässliche Aussagen treffen, ohne erst Rücksprache halten zu müssen. Dadurch, dass alle Warenbewegungen als Echtzeitbuchungen im System nachgehalten werden, wird der Kommunikationsaufwand also erheblich verringert, Verzögerungen in der Datenübertragung minimiert und Fehlerquellen reduziert. Mithilfe eines ERP-Systems wird folglich unter anderem gewährleistet, dass der angezeigte Lagerbestand im ERP-System stets dem tatsächlichen Bestand im Lager entspricht.

Wie richte ich Lagerorte bzw. Lagerplätze ein?

Lagerorte (siehe Abbildung 2, 3) geben in Verbindung mit Lagerplätzen die grundlegende Lagerstruktur eines Unternehmens wieder. In Dynamics 365 Business Central ist es möglich, Lagerplätze nach Art Ihrer Verwendung zu klassifizieren. Hierzu werden Lagerklassen (z. B. antistatische oder geheizte Bereiche) verwendet. Über Zonen können zudem Bereiche bzw. deren Zweck innerhalb eines Lagers definiert werden. Beispiele für Zonen wären unter anderem Kommissionierbereiche, der Wareneingang oder der Warenausgang.

Eine Steuerung der zu verwendenden Lagerplätze durch Dynamics 365 Business Central (chaotisches Lager), ist ebenso möglich, wie Vorschläge von Lagerplätzen aufgrund von vorhergegangenen Buchungen zu erhalten.

Lagerorte

Abbildung 2: Übersicht der Lagerorte

Lagerorte

Abbildung 3: Lagerort

Wie bilde ich Materialflüsse ab?

Allgemein können Sie in Dynamics 365 Business Central mithilfe der Artikelverfolgung nachverfolgen, wann ein Artikel

  • entgegengenommen,
  • produziert,
  • umgelagert,
  • verkauft,
  • verbraucht oder
  • zurückgegeben

wurde. Die Artikelnachverfolgung ist insbesondere in puncto Qualitätssicherung hilfreich, wenn Sie beispielsweise herausfinden müssen, welcher Debitor Produkte einer bestimmten Chargennummer erhalten hat oder aus welcher Charge eine defekte Komponente stammte.

Auf der Seite “Artikelnachverfolgung” können Sie in einer Abfolge von gebuchten Lagertransaktionen die Serien- und/oder Chargennummer vorwärts oder rückwärts verfolgen.

Wareneingang und -einlagerung

Buchung eines Wareneingangs
Nachdem Sie die neuen Artikel auf Qualität und Unversehrtheit überprüft haben, können Sie die neuen Artikel an jedem Lager, welches in Dynamics 365 für den Wareneingang eingerichtet ist, empfangen. Falls Sie mehrere Lagerplätze nutzen, können Sie entweder den eingetragenen Standardlagerplatz akzeptieren oder, wenn der Artikel nie zuvor in diesem Lager verwendet wurde, den Lagerplatz eintragen, in den der neue Artikel eingelagert werden soll. Die ERP-Lösung Dynamics 365 Business Central unterstützt Sie, indem Sie bei der Verwendung der chaotischen Lagerhaltung intelligente Einlagerungsvorschläge erhalten.

Unabhängig davon, welchen Platz Sie wählen, müssen Sie die Mengen der Artikel* eingeben, die Sie erhalten haben, und den Wareneingang buchen.

Falls Übereingänge auftreten, kann es unter Umständen günstiger sein, den Überschuss des Inventars zu behalten, als ihn zurückzugeben. Möglicherweise bietet Ihr Lieferant Ihnen einen Skonto für die Aufbewahrung an. Dann richten Sie einfach einen Übereingang ein.

*Anlage eines Artikels
Sollte ein Artikel noch nicht vorhanden sein, können Sie diesen inklusive sämtlicher Maßeinheiten (z. B. Bestandsbuchungsgruppen, Stückkosten und -Preise), andere Merkmale und Eigenschaften (z. B. Farbe, Herstellungsland, Größe oder Abmessung) zuordnen sowie Artikelverfolgungsnummern bzw. Serien- oder Chargennummer anlegen (siehe Abbildung 4). Dynamics 365 Business Central unterstützt außerdem den Querverweis der Informationen von Kunden, Lieferanten sowie Herstellern und führt Ersatzartikel, was es Ihnen ermöglicht, Alternativen zu ausverkauften Produkten anzubieten.

Artikelanlage

Abbildung 4: Artikelanlage

So haben Sie jederzeit einen Überblick im System über all Ihre Artikel mitsamt detaillierter Daten wie Einstandspreisen (siehe Abbildung 5).

Artikelübersicht

Abbildung 5: Artikelübersicht

Umlagerung

Das Umlagern von Artikeln an andere Lagerorte erzeugt Artikelposten zur Nachhaltung der Artikelbewegung und muss daher anhand eines Umlagerungsauftrags (siehe Abbildung 6) oder eines Artikel-Umlagerungs-Buch.-blatts erfolgen.

Bei Umlagerungsaufträgen senden Sie die ausgehende Umlagerung von einem Lagerort und empfangen die eingehende Umlagerung am anderen Lagerort. Die Belegstufe des Umlagerungsauftrags ermöglicht es Ihnen zusätzlich, die für den jeweiligen Lagerort eingestellten Lageraktivitäten (z. B. Wareneingang, Warenausgang etc.) zu verwenden und bietet mehr Sicherheit, dass Lagerbestandsmengen korrekt aktualisiert werden.

Mit dem Artikel-Umlagerungs-Buch.-blatts füllen Sie einfach die Felder “Lagerortcode” und “Neuer Lagerortcode” aus. Wenn Sie das Buch.-Blatt buchen, werden die Artikelposten an den fraglichen Lagerplätzen reguliert.

Umlagerung

Abbildung 6: Umlagerung

Kommissionierung und Verpackung

Sie können die Kommissionierung von einem oder mehreren Artikeln ganz einfach in Dynamics 365 Business Central abbilden (Basis-Lagerkonfiguration oder erweiterte Lagerkonfiguration). Darunter fällt auch die Kommissionierung von Komponenten zur Produktion oder Montage.

Sonderfall: Ersatzteile
Möglicherweise benötigt die Produktion unerwartet einige Komponenten für einen Auftrag. Sie können Artikel für die Produktionslagerplätze kommissionieren, indem Sie die interne Kommissionierungsanforderung verwenden. Falls einige Artikel doch nicht verwendet werden, müssen sie zurück auf den Lagerplatz eingelagert werden. Mit internen Einlagerungsanforderungen können Sie Einlagerungen ausführen, ohne einen bestimmten Herkunftsbeleg beziehen zu müssen.

Versand

Artikel können entweder über einen Verkaufsauftrag oder über einen Warenausgangsbeleg versandt werden.

Wenn Sie Artikel aus einem Lager versenden, welches nicht für die Bearbeitung des Warenausgangs eingerichtet wurde, können Sie den Warenausgang einfach im zugehörigen Geschäftsdokument (z. B. einem Verkaufsauftrag, einem Serviceauftrag, einer Einkaufsreklamation oder ein ausgehenden Umlagerungsauftrag) erfassen.

Wenn Sie Artikel aus einem Lager versenden, welches so eingerichtet wurde, dass die Bearbeitung des Warenausgangs erforderlich ist, können Sie den Warenausgang nur auf der Basis von Herkunftsbelegen erfassen, die andere Abteilungen Ihres Unternehmens für die Bearbeitung freigegeben haben.

Festlegung der Serien- und/oder Chargennummer
Falls Lagerartikel im Verkaufsbeleg noch keine Serien- und/oder Chargennummern aufweisen, muss der Lagermitarbeiter dieses bei Ausgangsaktivitäten neu zuordnen. Diese können aus dem Pool der verfügbaren Ware ausgewählt werden.

Besteht die Möglichkeit der Automatisierung von Lagerprozessen?

Mithilfe der Microsoft Power Platform können Sie einzelne Lager- sowie verwandte Prozesse automatisieren.

Ein Anwendungsbeispiel wäre in dem Fall, dass Microsoft Power Automate automatisch eine Versandbestätigung an den Kunden sendet, sobald der gewünschte Artikel das Lager verlassen hat.

Wie steuere ich eine Inventur?

In Dynamics 365 Business Central können Sie Ihr Inventurerfassungsprojekt vollständig organisieren. Dazu kann der Bericht “Inventurerfassung” mit leeren Mengenfeldern zur Eingabe des gezählten Lagerbestands gedruckt werden. Ist ein Mitarbeiter mit der Erfassung fertig und hat die Mengen auf der Seite “Inventurerfassung” eingegeben, werden die Mengen an die entsprechenden Zeilen der Seite “Inventurauftrag” übertragen.

Für einen Auftrag können mehrere Aufzeichnungen erstellt werden. Beispielsweise könnten unterschiedliche Mitarbeiter jeweils eine Artikelgruppe zählen.

Erweiterte Inventurfunktionen mit unserem Add-On anaptis Physical Inventory
Wir haben das Add-On anaptis Physical Inventory entwickelt, welches die Inventurfunktionen aus Dynamics 365 Business Central logisch erweitert. Mithilfe des Add-Ons können eigene Zähllisten erstellt werden, Verantwortlichkeiten und Datumsangaben zugewiesen werden sowie bei Bedarf Nachzählungen angeordnet werden. Dadurch ist es nicht mehr erforderlich, dass Mitarbeiter in der Originalliste arbeiten. Die Übergabe der Zähllisten an die Mitarbeiter erfolgt digital, sodass auch digitale Endgeräte wie MDE-Scanner oder Smartphones für die Inventur genutzt werden können. Außerdem werden die Zähllisten am Ende schnell und problemlos zusammengeführt. Unter dem Strich ist die Inventur einfacher nachvollziehbar (Wer hat was wann erfasst?) und es sind Kennzahlen wie beispielsweise die Lagerwertdifferenz ermittelbar.

Wie kann ich mein Lagerpersonal koordinieren und führen?

Einrichtung von Lagermitarbeitern
Jeder Mitarbeiter, von dem Lageraktivitäten ausgeführt werden, muss in Dynamics 365 Business Central als Lagermitarbeiter eingerichtet und einem Standardlagerort bzw. mehreren nicht standardmäßigen Lagerorten zugeordnet werden. Durch diese Benutzereinrichtung werden alle Lageraktivitäten innerhalb der Datenbank nach dem Lagerort des Mitarbeiters gefiltert, sodass der Mitarbeiter lediglich Lageraktivitäten am Standardlagerort ausführen kann.

Verwaltung eines Betriebskalenders inkl. Arbeitsschichten
Legen Sie in Dynamics 365 Business Central Arbeitsschichten inklusive einer bestimmten Beschreibung und eines einmaligen Codes an, planen Sie die Mitarbeiter entsprechend ein und haben Sie jederzeit eine Übersicht über die Schichten Ihrer Mitarbeiter (z. B. Lagerarbeiter, Lagerhelfer, Staplerfahrer, Fachkräfte für Lagerlogistik, Mitarbeiter der Versandabteilung oder kaufmännischer Mitarbeiter) im Betriebskalender.

Ist die Datenerfassung an mobilen Endgeräten möglich?

Unser eigens entwickeltes Add-On anaptis Mobile Logistics erweitert den Standard von Dynamics 365 Business Central, indem es die Datenerfassung in Echtzeit an mobilen Endgeräten ermöglicht. Anhang von MDE-Scannern, Smartphones, Tablets oder Touch-Bildschirmen können Sie Lagerprozesse direkt bei der Entstehung in Microsoft Dynamics 365 Business Central abbilden und nicht erst nachträglich vom Schreibtisch aus.

Die Benutzeroberfläche (siehe Abbildung 7) und Handhabung sind sehr intuitiv und leicht verständlich. Dadurch lassen sich neue Mitarbeiter schnell einarbeiten.

Mobile Datenerfassung für Microsoft Dynamics

Abbildung 7: Hauptmenü der Anwendung anaptis Mobile Logistics

Wie handhabe ich den Austausch mit anderen Abteilungen bzw. Dritten?

Interner Austausch
Häufig arbeitet das Lager mit Fachabteilungen wie Verkauf, Produktion oder Personal zusammen. Durch die gemeinsame Datenbasis Dynamics 365 Business Central wird der manuelle Abstimmungsaufwand auf ein Minimum reduziert. Wie eingangs angemerkt, ist beispielsweise für den Verkauf jederzeit nachvollziehbar, wo die Ware gerade steht oder ob sie bereits kommissioniert wurde. Gleiches gilt für die Produktion, die beispielsweise Einblick in den Bestellstatus drigend benötigter Ware erhalten kann.

Externer Austausch
Ebenso einfach können Sie sich mit externen Parteien wie Lieferanten, Transportunternehmen oder Kurierfahrern austauschen.

Wenn Sie beispielsweise mit bestimmten Zustellern (siehe Abbildung 8) zusammenarbeiten, ist es möglich, diesen inklusive eigenem Code und detaillierten Informationen anzulegen. Wenn der Zusteller die Paketverfolgung online anbietet, können Sie die Funktion ebenfalls zur automatischen Paketverfolgung nutzen. Wenn Sie Ihren Verkaufsaufträgen Zusteller hinzufügen, können Sie auch die Transportarten hinterlegen, die der jeweilige Zusteller anbietet. Für jeden Zusteller können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Transportarten anlegen und für jede Transportart auch eine Transportzeit festlegen.

Zusteller

Abbildung 8: Zusteller

Für den Austausch mit sonstigen Dritten können wir das Add-On Anveo EDI empfehlen. Damit tauschen Sie kinderleicht Daten

  • mit Kunden (z. B. Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Lieferavisen, Artikeldaten, Verfügbarkeiten, Preise),
  • mit Partnern (bessere Geschäftsbeziehungen durch automatisierte Prozesse),
  • mit Lieferanten (z. B. Bestellabwicklungen, -bestätigungen, Verfügbarkeiten oder Lieferscheine) oder
  • zwischen Standorten/Mandanten (z. B. Finanzdaten und Artikelinformationen).

Wie generiere ich Reports über unsere KPI?

Eine effiziente Lagerverwaltung ist entscheidend, damit die gesamte Supply Chain eines Unternehmens optimal funktioniert und ein Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt. Die Arbeit des Lagerleiters ist immer auf das Ziel ausgerichtet, dass die Lagerverwaltung wirtschaftlicher und effizienter wird. Dazu schauen sich Lagerleiter in regelmäßigen Abständen die Parameter für die Leistungsmessung der relevanten Lager- und Logistikprozesse an. Dazu zählen beispielsweise die Lagerumschlagshäufigkeit, Produktivität, Lieferzeit, Liefergenauigkeit, Betriebskosten des Lagers, der Lagerwert* sowie der durchschnittliche Lagerbestand.

Je nachdem wie die aktuellen Zahlen ausfallen, liegt es an dem Lagerleiter, bei Problemen und Verzögerungen die Ursachen zu identifizieren entsprechende Maßnahmen (z. B. Optimierung der Verwendung bereichsbezogener Budgets) einzuleiten.

*Beispiel: Berechnung des Lagerwerts
Der Lagerwert ist jederzeit über die Funktion “Lagerwert berechnen” ermittelbar. Dynamics 365 Business Central beginnt dann damit, den Lagerbestand des Artikels zu einem bestimmten Startdatum zu berechnen. Er fügt den Wert der Lagerzugänge hinzu und subtrahiert den Wert der Lagerabgänge bis zu einem bestimmten Enddatum. Das Endergebnis ist der Lagerwert am Enddatum. Der gedruckte Bericht zeigt immer tatsächliche (fakturierte) Beträge an, d. h. Einstandspreise von Posten, die als fakturiert gebucht wurden.

Möchten Sie mehr über die Nutzung von Dynamics 365 Business Central erfahren? Wir beraten Sie gerne.