30. August 2018

Microsoft Dynamics 365 Business Central für Projektmanager

Microsoft Dynamics 365 Business Central Logo

Im letzten Beitrag “Für wen ist das?” geht es um den Projektmanager in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Denn als Projektmanager ist es in allen Branchen besonders wichtig, stets den Überblick über die Planung und den Verlauf eines Projekts zu behalten. Alle Schritte, besser gesagt die Planung, Umsetzung, Abnahme und Nachbetrachtung, sollten im ERP System nachvollziehbar sein. Wie behalte ich den Überblick über laufende Projekte? Wie erstelle ich ein neues Projekt? Wie genehmige ich Arbeitszeitnachweise? Wie erstelle ich ein Projektbuchungsblatt? Und wie erstelle ich eine Projektverkaufsrechnung in Dynamics 365 Business Central? Auf diese Fragen gehen wir nachfolgend ein. 

Wie kann ich mir einen Überblick über einzelne Projekte in Dynamics 365 Business Central verschaffen?

Einem Projektmanager sollte es jederzeit möglich sein, seine Projekt zu überblicken und Aussagen über den Status zu treffen.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?
Im Dashboard des Projektmanagers sehen Sie alle aktuellen Aktivitäten und Statistiken auf einen Blick, die für Sie relevant sind. Außerdem können Sie hier auch Arbeitszeiten nachhalten. Vom Dashboard des Projektmanagers können Sie ebenfalls über das Lesezeichen “Projekte” oder über die Suche zu der Übersicht der Projekte gelangen und dort einzelne Projekte aufrufen.

Dynamics 365 Business Central Projekte

Projektkarte in Dynamics 365 Business Central

Durch Einsicht der Projektkarten lassen sich schnell Aussagen treffen zum:

  • Soll- vs. Ist-Vergleich bezüglich des Budgets
  • Soll- vs. Ist-Vergleich bezüglich der Aufgaben

Mehr Informationen (z. B. Ressourcen, Material) zu den Aufgaben geben die Planungszeilen je Projekt:

Dynamics 365 Business Central Projektaufgabenzeilen

Dynamics 365 Business Central Projektaufgabenzeilen

Auch ist es möglich, sich eine Übersicht aller Projektaufgaben anzeigen zu lassen:

Projektplanzeilen in Dynamics 365 Business Central

Projektplanzeilen in Dynamics 365 Business Central

Diese Daten helfen dem Projektmanager, Projekte im Zeit- und Budgetrahmen zu realisieren.

Ebenso können Projektmanager sich jederzeit einen Überblick über die eingebundenen Projektmitarbeiter verschaffen:

Projekt Ressourcen Dynamics 365 Business Central

Projekt Ressourcen Dynamics 365 Business Central

So können Projektmanager sicherstellen, dass sie ihre Ressourcen angemessen zuordnen. Auch ist es möglich, sich je Ressource Kapazitätsberichte anzuschauen – nach Tag, Monat oder beliebigen anderen Zeiträumen. So wird schnell ersichtlich, welcher Mitarbeiter überbucht ist oder noch freie Slots hat.

Am Ende werden Engpässe, die in Kundenunzufriedenheit resultieren, verhindert.

Wie erstelle ich ein neues Projekt in Dynamics 365 Business Central?

Neben der Einsicht laufender Projekte sollte der Projektmanager natürlich auch neue Projekte eröffnen können.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?
Über das Dashboard des Projektmanagers können Sie ein neues Projekt  – entweder aus einer Vorlage oder blanko – erstellen.

Dynamics 365 Business Central: Neues Projekt erstellen

Eröffnung eines neuen Projektes in Dynamics 365 Business Central

Dynamics 365 Business Central: Neues Projekt aus bestehendem erstellen

Eröffnung eines Projektes aus einem bestehenden Projekt in Dynamics 365 Business Central

Dynamics 365 Business Central vergibt infolgedessen automatisch eine neue Projektnummer für das neu angelegte Projekt.

Nun haben Sie die Möglichkeit, eine Beschreibung einzutippen. Wenn Sie sich für die Erstellung auf der Basis einer Vorlage entschieden haben, wählen Sie dann noch aus, welches Projekt als Grundlage dienen soll.

Dynamics 365 Business Central: Beschreibung des neuen ProjektsBeschreibung des neuen Projekts in Dynamics 365 Business Central
Projektvorlage auswählen

Wahl der Projektvorlage in Dynamics 365 Business Central

In dieser Ansicht besteht die Möglichkeit, Aufgaben aus anderen Projekten zu übernehmen. Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn sich das neue Projekt von dem Projekt, das als Vorlage dient, nur geringfügig unterscheidet.

Wenn Sie die Angaben bestätigen, gelangen Sie zur Projektkarte Ihres soeben neu erstellten Projekts. Hier finden Sie nun alle Details, wie zum Beispiel Projektaufgaben, Fristen, Budgets und weitere Angaben.

Projektkarte

Ansicht der Projektkarte in Dynamics 365 Business Central

Wie genehmige ich Arbeitszeitnachweise in Dynamics 365 Business Central?

Im Rahmen von Projekten sollten die Projektmitarbeiter ihre Zeiten erfassen, damit diese fakturiert werden können. Projektmanager sind dafür verantwortlich, diese freizugeben.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?
Projektmitarbeiter können je Projekt Ihre Zeiten erfassen (z. B. Projekt A, 4 Stunden am Di., Do., und Fr.). Anschließend reichen sie das Arbeitszeitblatt zur Genehmigung ein.

Die übermittelten Arbeitszeitnachweise können Sie als Projektmanager entsprechend genehmigen oder ablehnen. Entsprechend ändert sich der Status des Arbeitszeitnachweises.

In Ihrem Dashboard sehen Sie “Ausstehende Arbeitszeitnachweise” und können sich einen Überblick verschaffen, welche Nachweise übermittelt wurden, welche abgelehnt wurden und welche genehmigt wurden.

Wie erstelle ich ein Projektbuchungsblatt in Dynamics 365 Business Central?

Wurden die Arbeitszeitnachweise übermittelt und genehmigt, so bucht der Projektmanager die jeweiligen Projekte.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?
Zur Buchung eines Projektbuchungsblatts gehen Sie ebenso über Ihr Dashboard und klicken auf die Kachel mit der Bezeichnung “Projektbuchungsblatt”, die sich neben der Kachel “Neues Projekt” befindet.

Diese klicken Sie zur Vorbereitung für die Buchung an und erhalten daraufhin folgende Ansicht:

Projektbuchungsblatt

Ansicht des Projektbuchungsblatts in Dynamics 365 Business Central

Nun wählen Sie im Menü “Zeilen anhand von Arbeitszeitnachweis vorschlagen”, sodass Dynamics 365 Business Central die Zeilen automatisch mit Daten aus den genehmigten Arbeitszeitnachweisen füllt.

Sind alle Angaben korrekt, schließen Sie den Prozess ab.

Wie erstelle ich eine Projektverkaufsrechnung in Dynamics 365 Business Central?

Außerdem ist es Aufgabe des Projektmanagers, Rechnungen für das Projekt zu schreiben.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?
Sie können für das gesamte Projekt oder für einzelne Projektaufgaben eine Rechnung erstellen.

Dazu markieren Sie ganz einfach in der Projektübersicht das Projekt bzw. die Projekte, für das/die Sie eine Projektverkaufsrechnung erstellen möchten.

Projektverkaufsrechnung erstellen

Erstellung einer Projektverkaufsrechnung in Dynamics 365 Business Central

Schließlich muss die Verkaufsrechnung gebucht werden. Sie haben vorher noch die Möglichkeit, die Rechnung zu bearbeiten.

Sind alle Angaben korrekt, buchen und senden Sie die Rechnung.

Verkaufsrechnung bearbeiten

Bearbeitung der Verkaufsrechnung in Dynamics 365 Business Central

Die Vorteile für Projektmanager liegen auf der Hand. Dynamics 365 Business Central liefert sämtliche Tools, mit denen Projektmanager ihre Aufgaben deutlich besser erledigen können. Die ERP-Lösung steigert die Produktivität, da Sie weniger Zeit mit Routineaufgaben und Dateneingaben verbringen müssen. Außerdem werden Fehlerquellen minimiert und durch die ständige Übersicht aller Aktivitäten im Dashboard sowie durch umfangreichen Analysemöglichkeiten, treffen Sie stets die optimalen Entscheidungen.