30. August 2018

Microsoft Dynamics 365 Business Central für Projektmanager

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Im letzten Beitrag “Für wen ist das?” geht es um den Projektmanager in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Denn als Projektmanager ist es in allen Branchen besonders wichtig, stets den Überblick über die Planung und den Verlauf eines Projekts zu behalten. Alle Schritte, besser gesagt die Planung, Umsetzung, Abnahme und Nachbetrachtung, sollten im ERP System nachvollziehbar sein. Wie erstelle ich also ein neues Projekt, ein Projektbuchungsblatt oder eine Projektverkaufsrechnung in Dynamics 365 Business Central

Wie erstelle ich ein neues Projekt?

Die Grundlage für das Projektmanagement bildet die Eröffnung eines Projekts.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?
Im Dashboard des Projektmanagers sehen Sie alle aktuellen Aktivitäten und Statistiken auf einen Blick, die für Sie relevant sind. Außerdem können Sie hier auch Arbeitszeiten nachhalten. Über den Bereich “START” können Sie außerdem ein neues Projekt  – entweder aus einer Vorlage oder blanko – erstellen.

Dynamics 365 Business Central: Neues Projekt erstellen

Neues Projekt erstellen

 

Dynamics 365 Business Central: Neues Projekt aus bestehendem erstellen

Neues Projekt aus bestehendem erstellen

Dynamics 365 Business Central vergibt infolgedessen automatisch eine neue Projektnummer für das neu angelegte Projekt. Nun haben Sie die Möglichkeit eine Beschreibung einzutippen. Wenn Sie sich für die Erstellung auf der Basis einer Vorlage entschieden haben, wählen Sie dann noch aus, welches Projekt als Grundlage dienen soll.

Dynamics 365 Business Central: Beschreibung des neuen ProjektsBeschreibung des neuen Projekts

Projektvorlage auswählen

Projektvorlage auswählen

In dieser Ansicht besteht die Möglichkeit, Aufgaben aus anderen Projekten zu übernehmen. Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn sich das neue Projekt von dem Projekt, das als Vorlage dient, etwas unterscheidet. Wenn Sie die Angaben bestätigen, gelangen Sie zur Projektkarte Ihres soeben neu erstellten Projekts. Hier finden Sie nun alle Details, wie zum Beispiel Projektaufgaben, Fristen, Budgets und weitere Angaben.

Projektkarte

Ansicht der Projektkarte

Wie erstelle ich ein Projektbuchungsblatt?

Während eines Projekts müssen Projektmanager außerdem sämtliche Daten dokumentieren.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?
Zur Buchung eines Projektbuchungsblatts kehren Sie in Ihr Dashboard zurück und klicken auf die Kachel mit der Bezeichnung “Projektbuchungsblatt”, die sich neben der Kachel “Neues Projekt” befindet. Diese klicken Sie zur Vorbereitung für die Buchung an und erhalten daraufhin folgende Ansicht:

Projektbuchungsblatt

Ansicht des Projektbuchungsblatts

Nun wählen Sie im Menü “Zeilen anhand von Arbeitszeitnachweis vorschlagen”, sodass Dynamics 365 Business Central die Zeilen automatisch mit Daten aus den genehmigten Arbeitszeitnachweisen füllt. Sind alle Angaben korrekt, schließen Sie den Prozess ab.

Wie erstelle ich eine Projektverkaufsrechnung?

Außerdem ist es Aufgabe des Projektmanagers, Rechnungen für das Projekt zu schreiben.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?
Sie können für das gesamte Projekt oder für einzelne Projektaufgaben eine Rechnung erstellen. Dazu markieren Sie ganz einfach in der Projektübersicht das Projekt bzw. die Projekte, für das/die Sie eine Projektverkaufsrechnung erstellen möchten.

Projektverkaufsrechnung erstellen

Projektverkaufsrechnung erstellen

Schließlich muss die Verkaufsrechnung gebucht werden. Sie haben vorher noch die Möglichkeit, die Rechnung noch zu bearbeiten. Sind alle Angaben korrekt, buchen und senden Sie die Rechnung.

Verkaufsrechnung bearbeiten

Verkaufsrechnung bearbeiten

Die Vorteile für Projektmanager liegen auf der Hand. Denn Sie steigern Ihre Produktivität, da Sie weniger Zeit mit Routineaufgaben und Dateneingaben verbringen müssen. Außerdem werden Fehlerquellen minimiert und durch die ständige Übersicht aller Aktivitäten im Dashboard sowie durch umfangreichen Analysemöglichkeiten, treffen Sie stets die optimalen Entscheidungen.

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