10. Dezember 2020

Microsoft Dynamics 365 Business Central für Servicemanager

Microsoft Dynamics 365 Business Central Logo

In unserer Reihe „Microsoft Dynamics 365 Business Central – Für wen ist das?“ zeigen wir, wie unterschiedliche Berufsgruppen von der Nutzung von Dynamics 365 Business Central profitieren können. In diesem Rahmen haben wir Ihnen in der Vergangenheit bereits vorgestellt, wie Lagerleiter, Buchhalter, Geschäftsführer, Marketing Manager, Projektmanager, Vertriebsmanager und Produktionsleiter ihre Aufgaben durch die cloudbasierte Managementlösung besser bewältigen können. Im heutigen Teil steht nun das Tagesgeschehen des Servicemitarbeiters im Fokus.

Ist es ein wesentlicher Bestandteil Ihres Unternehmens, Ihren Debitoren bzw. Ihren Kunden einen zuverlässigen Service zu bieten? Dann sind eine hohe Servicequalität,  Kundenzufriedenheit und Loyalität sicherlich wichtige Werte für Sie. Zur Maximierung dieser Werte bietet Dynamics 365 Business Central eine Reihe von Funktionen zur Vereinfachung von Serviceaktivitäten. Anwendungsbereiche sind beispielsweise die Arbeit von Servicetechnikern (z. B.  Ersatzteilmanagement) oder Außendienstlern. Die Funktionen helfen Ihnen, als Servicemanager, Ihre Aufgaben effizient zu erledigen.

Wir zeigen in diesem Artikel, wie Dynamics 365 Business Central den Servicemanager bei den folgenden Aufgaben unterstützt:

  • Verwaltung von Serviceaufträge, -positionen und -verträgen
  • Planung von Serviceaufträgen und Einsatzplanung von Servicepersonal auf Basis von Qualifikation und Verfügbarkeit
  • Verfolgung von Ersatzteilen und Betriebsstoffen
  • Bereitstellung von Serviceschätzungen und Servicerechnungen
  • Offline-Nutzung von Dynamics 365 Business Central von Servicetechnikern
Dynamics 365 Business Central Service

Übersicht der Servicefunktionalitäten

Wie verwalte ich Serviceaufträge, -positionen und -verträge?

Für einen Servicemanager ist es wichtig, neue, laufende und vergangene Serviceaktivitäten überblicken zu können. Dadurch kann er die täglich anfallenden Arbeiten strukturiert und effizient erledigen.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?
In Dynamics 365 Business Central können Sie über Ihr individuelles Rollencenter auf die wichtigsten Daten in Echtzeit zugreifen. Dazu zählen beim Servicemanager aktuelle Anfragen, Aufträge und Verträge.

Um auf eine Serviceanfrage zu reagieren, können Sie Ihren Kunden ein Serviceangebot schreiben, das nachfolgend in einen Serviceauftrag umgewandelt werden kann. Einen Servicevertrag können Sie in Dynamics 365 Business Central manuell (opt. über Vorlagen) oder aus einem Servicevertragsangebot erstellen.

Dies kann laufend ausgewertet oder aktualisiert werden. Beispiele für Aktualisierungen wären:

  • Nachträgliche Ergänzung oder Entfernung von Vertragszeilen
  • Änderung des Vertragsinhabers
  • Hinzufügung von Belegen oder Informationen über die Servicetätigkeiten (z. B. Reparatur oder Wartung)
Servicevertrag Dynamics 365 Business Central

Servicevertrag – Detailansicht

Wie plane ich Serviceaufträge und -einsätze?

Eine gute Planung ist die Basis eines zuverlässigen Services. Wer macht was wann und wieso? Die Grundlage des Servicemanagements sind die Mitarbeiter, von denen der Service bereitgestellt wird.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?
In Dynamics 365 Business Central können Sie den Ressourceneinsatz für Ihre Serviceaufträge planen, indem Sie den jeweiligen Serviceaufgaben die jeweiligen Ressourcen (z. B. Personal) zuordnen. Planen Sie Ihre Mitarbeiter ein und berücksichtigen Sie dabei die Verfügbarkeit, notwendige Qualifikationen und erforderliche Lagerartikel.

Im Laufe des Auftrags können Sie außerdem ganz einfach Belege oder Informationen über die Servicetätigkeiten (z. B. Reparatur oder Wartung) erfassen.

Dynamics 365 Business Central - Service Einsatzplanung

Einsatzplanung in Dynamics 365 Business Central

Falls Sie Ihre Planung ansprechend visualisieren möchten, gibt es die Möglichkeit, die grafische Service-Plantafel Visual Service Scheduler von Netronic einzusetzen. Damit können Sie Ihre Serviceaufgaben und Ressourcen vereinfacht per Drag-and-Drop steuern. Mit der Service-Plantafel visualisieren Sie das Standard Dispatch Board von Dynamics 365 Business Central/Dynamics NAV. Die Anwendung fügt sich nahtlos in die Module Service und Ressourcenplanung ein.

Netronic Visual Service Scheduler

Netronic Visual Service Scheduler

Zum Reporting des Servicebereichs stellt Dynamics 365 Business Central die “Trendscape”-Analyse bereit, die Auskunft über die wichtigsten Service-Kennzahlen innerhalb eines bestimmten Zeitraums gibt.

Wie verfolge ich Ersatzteile und Leihgeräte?

In vielen Servicebereichen ist es normal, Ersatzartikel auszuleihen, solange eine Reparatur durchgeführt wird.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?
Bezüglich der Ausgabe von Leihgeräten haben Sie in Dynamics 365 Business Central die Möglichkeit, diese mittels der Leihgerätekarte anzulegen und zu verwalten – sprich die Rückgabe der Artikel zu verfolgen. Das heißt: Sie dokumentieren die Ausgabe und Rückgabe inkl. Empfangsbestätigung eines Leihartikels innerhalb des Serviceauftrags. Ebenso können Sie Bemerkungen zu Leihgeräten erfassen.

Wie stelle ich Serviceschätzungen und -rechnungen bereit?

Damit Ihre Dienstleistungen und Services profitabel sind, ist die korrekte Kalkulation wichtig.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?
Über Dynamics 365 Business Central können Sie Ihr gesamtes Servicepreismanagement organisieren. Bilden Sie beispielsweise

  • Preiskorrekturen
  • Preisgruppen
  • Gutschriften
  • Rabatte

über das System ab.

Dynamics 365 Business Central Servicerechnung

Servicerechnung – Detailansicht

Gibt es die Möglichkeit, dass meine Servicetechniker offline arbeiten können?

Sie kennen es bestimmt: Die Netzabdeckung unterwegs ist leider nicht immer so zuverlässig.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützen?
Microsoft Dynamics 365 Business Central kann Ihnen in Verbindung mit der Anveo Mobile Service App ermöglichen, dass Ihre Servicetechniker unterwegs offline arbeiten können. Dies ermöglicht Ihren Servicetechnikern die Dokumentation (z. B. Start der Arbeit, Serviceartikel, Dokumente und Fotos, Artikel) der Arbeit direkt am Ort des Geschehens (z. B. beim Kunden vor Ort). Fotos, beispielsweise von Schadensfällen, können direkt mobil in das System eingespielt und im Serviceauftrag gespeichert werden. Außerdem werden passende Artikel schnell per Barcodescanner gefunden. Zuletzt werden sogar Arbeitszeiten einfach durch die App erfasst.

Alle relevanten Kundendaten und Auftragsinformationen können dadurch jederzeit und überall eingesehen werden. Serviceaufträge lassen sich außerdem einfach in der App verwalten (z. B. Anlage eines Auftrags, Mitteilungen über die Anfahrt).

Anveo Mobile App

Möchten Sie mehr über die Nutzung von Dynamics 365 Business Central erfahren? Wir beraten Sie gerne.