11. März 2021

Cashflowplanung erstellen in Dynamics 365 Business Central

anaptis Blog Tipps

Was ist eine Cashflow-Planung bzw. ein Cashflow Forecast und warum ist dies nützlich? Cashflow-Planungen geben Ihnen permanent einen Überblick und die Kontrolle über die Zahlungsfähigkeit Ihres Unternehmens. Sie geben vor, welche Daten in die Berechnung einbezogen werden sollen. Dabei handelt es sich um Daten, die dem System bekannt sind, wie zum Beispiel gebuchte oder noch nicht gebuchte Aufträge oder neutrale Einnahmen oder Ausgaben. In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Cashflow-Planung in Dynamics 365 Business Central erstellen.

Wie erstelle ich eine Cashflow-Planung in Dynamics 365 Business Central? Wir zeigen Ihnen, wie Sie in Ihrem Dashboard ein Diagramm mit der Cashflow-Planung ergänzen können. Schauen Sie sich dazu einfach das Video an oder lesen Sie darunter die Anleitung als Text mit Screenshots.

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Bevor Sie in Microsoft Dynamics 365 Business Central in Ihrem Dashboard ein Diagramm mit der Cashflowplanung ergänzen können, sind einige Vorarbeiten notwendig, die wir jetzt Schritt für Schritt mit Ihnen durchgehen.

1. Unterstütze Einrichtung der Cashflowplanung

Zuerst wählen Sie auf der Startseite oben rechts Einrichtung und Erweiterungen aus und klicken dann links in der neuen Spalte auf Unterstütztes Setup. Als Nächstes wählen Sie unter Mehr Möglichkeiten in Business Central den Punkt Cashflowplanung einrichten aus.

Anschließend öffnet sich dieses Fenster und Sie klicken auf weiter.

Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central - Setup

Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central – Unterstütztes Setup beginnen

Das Programm führt Sie jetzt durch die Einrichtung der Cashflowplanung.

In diesem Fenster tragen Sie in der ersten Spalte die Sachkonten ein, die in den Cashflow miteinbezogen werden sollen. Zudem geben Sie hier Häufigkeit an, in der sich die Daten der Cashflowplanung aktualisieren sollen.

In diesem Fenster haben Sie auch die Möglichkeit, Azure AI zu aktivieren, um Prognosen in die Planung miteinzubeziehen.

Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central - Setup

Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central – Unterstütztes Setup – Cashflowplanung einrichten

Klicken Sie auf weiter und füllen Sie die Felder mit den passenden Daten für Ihr Unternehmens aus. Dies ist natürlich bei jedem Unternehmen individuell.

Bei der Kontoart wählen Sie zwischen Sachkonto (wenn das Finanzamt als Sachkonto hinterlegt ist) oder Kreditor aus. Anschließend öffnet sich ein weiteres Eingabefeld zur Kontonummer. Hier können Sie das entsprechende Konto aus dem Dropdown auswählen.

Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central - Unterstütztes Setup - Kontoauswahl

Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central – Unterstütztes Setup – Kontoauswahl

Nach einem erneuten Klick auf weiter sind Sie dann beim letzten Schritt angekommen und können auf fertigstellen klicken. Damit ist die unterstützte Einrichtung der Cashflowplanung beendet.

2. Einrichtung des Cashflow-Kontenplans in Dynamics 365 Business Central

Um tatsächlich Auswertungen innerhalb der Cashflowplanung machen zu können, müssen Sie jetzt allerdings noch Folgeeinrichtungen manuell tätigen. Dazu zählt die Einrichtung des Cashflow-Kontenplans.

Dafür geben Sie in die Suche “Cashflow-Kontenplan” ein und wählen den entsprechenden Eintrag aus.

Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central - Kontenplan

Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central – Kontenplan einrichten

Das Fenster, das Sie jetzt sehen, ist bei jedem Unternehmen individuell. Es handelt sich um die Daten, die analysiert werden sollen. Hier wird also die Verknüpfung zu dem Datenursprung hergestellt.

Nun müssen Sie die Konten angeben, die für die Finanzbuchhaltung (z. B. Einkauf, Verkauf, Anlagen) verwendet werden sollen. Wichtig dabei ist zu wissen, dass es sich um eine Kopie der Konten handelt und diese nur für den Cashflow gelten. Es werden keine Veränderungen am Kontenplan der Finanzbuchhaltung vorgenommen.

Sollten sich hier noch keine Angaben befinden oder diese nicht vollständig sein, können Sie unter Neu eine neue Cashflow-Kontokarte anlegen. Die Einrichtung ist vergleichbar mit der eines Sachkontos im Kontenplan. Hier sollte immer daran gedacht werden, dass letztendlich die Liquidität des Unternehmens betrachtet wird. Die Cashflow-Kontokarte holt sich je nach Einrichtung und Definition, wie bereits erwähnt, zum Beispiel Daten aus der Buchhaltung.

Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central - Cashflowkontokarte

Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central – Cashflowkontokarte

3. Erstellung der Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central

Ist der Cashflow-Kontenplan vollständig, kann nun die eigentliche Planung beginnen. Dafür geben Sie in die Suche “Cashflowplanungen” ein und wählen diese aus. Dann klicken Sie für die Einrichtung der Planung auf Neu.

Sie können beliebig viele Cashflowplanungen anlegen. Überlegen Sie sich, ob es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, für bestimmte Perioden, beispielsweise für jeden Monat, eine eigene Cashflowplanungen anzulegen. Dann könnten Sie die Daten beispielsweise rückblickend vergleichen und analysieren.

Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central - Cashflowplanungskarte

Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central – Cashflowplanungskarte

Bei der Nummer können Sie beispielhaft „01.2021“ eintragen, um eine Cashflowplanung für Januar 2021 einzurichten. Die Nummern sollten einer Logik folgen, sodass beispielsweise immer der Monat und das Jahr eingetragen werden. Die Beschreibung könnte dementsprechend „Januar 2021“ lauten.

Auf der Karte kann beispielsweise auch noch eingetragen werden, ob Skonto oder Zahlungstoleranzen berücksichtigt werden sollen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Cashflow-Zahlungsbedingungen für Debitoren oder Kreditoren zu hinterlegen und darauf zurückzugreifen. Damit Sie am Ende ein Diagramm auf dem Dashboard erhalten, müssen Sie hier noch die Option In Diagramm im Rollencenter anzeigen aktivieren.

Cashflowplanung mit Daten füllen

Ist auf der Cashflowplanungskarte alles Benötigte ausgefüllt, wählen Sie oben in der Leiste Aktionen und dann Cashflow-Arbeitsblatt aus.

Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central - Cashflowarbeitsblatt

Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central – Cashflowarbeitsblatt

Im neuen Fenster klicken Sie weiter auf Prozess und dann Arbeitsblattzeilen vorschlagen. In diesem Fenster können Sie die eben erstellte Cashflowplanung für Januar 2021 auswählen (Dropdown) und dann definieren, welche Daten in die Cashflowplanung einbezogen werden sollen.

Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central - Cashflowarbeitsblatt - Daten wählen

Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central – Cashflowarbeitsblatt – Daten wählen

Diese Auswahlmöglichkeit setzt sich aus den bei der Einrichtung angegebenen Konten sowie aus dem Cashflow-Kontenplan zusammen. Auch diese Auswahl ist wieder bei jedem Unternehmen individuell. Mit dem Klick auf OK füllt sich das Cashflow-Arbeitsblatt mit Daten.

Der letzte Schritt ist jetzt noch die Buchung. Dafür klicken Sie auf Prozess, dann auf Registrieren und auf Ja. Anschließend klicken Sie auf OK. Nun kann das Fenster geschlossen werden.

4. Anzeige der Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central

Um im Dashboard die Cashflowplanung einzusehen, müssen Sie jetzt nur noch auf die Startseite bzw. ins Rollencenter gehen und zu der entsprechenden Sektion scrollen. Hier sehen Sie alle Planungen in einer Grafik und können in den Einstellungen die Ansichten verändern.

Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central - Cashflowarbeitsblatt - Dashboard

Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central – Cashflowarbeitsblatt – Dashboard

Wie Sie die Ansicht Ihres Dashboards individualisieren können, haben wir bereits in dem Blogartikel “Dynamics 365 Business Central erweitern und personalisieren” erklärt.

5. Anpassung der Cashflowplanung

Noch ein letzter Tipp: Falls sich mal etwas an den Rahmenbedingungen Ihrer Cashflowplanung ändern sollte, können Sie die Basiseinrichtungen, die Sie zu Beginn getätigt haben, ganz einfach anpassen. Geben Sie dafür „Cashflowplanung“ in die Suche ein und wählen Sie diese aus. In diesem Fenster können Sie dann Ihre Angaben jederzeit anpassen.

Haben Sie noch Fragen zur Cashflowplanung in Dynamics 365 Business Central?