Der ROI als Entscheidungshilfe bei der ERP-Auswahl

Die Einführung einer neuen Business-Software steht an. Ein Mammut-Projekt! Die Auswahl will gut überlegt sein.

Schließlich müssen Sie ganz schön viel Arbeit bzw. Aufwand in das Projekt stecken:

• Kosten (z. B. für Software-Lizenzen, Wartung, Support, Weiterentwicklung)
• Arbeitskraft der Mitarbeitenden (z. B. für das Projektmanagement, Tests, Implementierung und Schulungen)

Jetzt kommt’s: Die positive Seite der Medaille stellt den erwarteten Nutzen dar. Es wird ja schließlich Gründe und Ziele geben, die das Projekt angestoßen haben. Beispiele dafür sind Produktivität und Einsparpotenzial.

Kombinieren wir Aufwand und Nutzen, ergibt sich die gängige Kennzahl ROI für das ERP-SystemDas Enterprise-Ressource-Planung (abg. ERP) bezeichnet die Ressourcenplanung bzw. die Warenwirtschaft eines Unternehmens. Was ist ein ERP-System bzw. was versteht man unter einem ERP-System? So wird E… Weiterlesen als Entscheidungshilfe.

 

Wofür steht die Kennzahl ROI?

Der ROI (Return on Investment) gibt über das Verhältnis des investierten Kapitals zum Ertrag Auskunft.

Formel: Erwirtschafteter Gewinn / eingesetztes Kapital * 100

Je höher das Ergebnis ausfällt, desto lohnenswerter gilt die Investition. Klingt logisch, oder?

 

Wie funktioniert die ROI Berechnung für Software?

Wie sieht die ROI Berechnung für Software in der Praxis aus? Zuerst sollten Sie die Nutzungsdauer der Software bestimmen. Dazu müssen Sie schätzen, wie lange diese im Betrieb sein wird. Tipp aus unserer Erfahrung: 10 Jahre Nutzungsdauer sind gegenwärtig der Maximalwert.

Kostenseite

Zeitlich müssen Sie natürlich nicht nur die Anfangsinvestitionen berücksichtigen, sondern die gesamte Laufzeit. Das bedeutet:

1. Kosten für die Anschaffungsphase (z. B. Auswahlprozess, Hardware, Lizenzen, Implementierung)
2. Kosten für die Nutzungsphase (z. B. Subscription, Hosting, Wartung, Upgrades  Bei einem Softwareupgrade erhält die zugrunde liegende Software eine höhere Version beziehungsweise Klasse. Die gesamte Struktur und Funktionsweise wird je nach Notwendigkeit überarbeitet. D… Weiterlesen, Support)
3. Kosten für die Ersatzphase (z. B. Auswahlprozess des neuen Systems)

Achten Sie wirklich darauf, alle Kostentreiber einzubeziehen. Falls Sie nicht sicher sind, ob Sie alle Faktoren bedacht haben, lesen Sie dazu unseren Blogartikel “Aufgepasst im ERP-Projekt: Kostentreiber und versteckte Kosten”. Das heißt beispielsweise:

• Achten Sie auf die Service Level Agreements. Vergleichen Sie diese der anbietenden Unternehmen. Beispielsweise können kostenlose Videos/Webinare den Schulungs- und Supportaufwand deutlich verringern.
• Prüfen Sie, wie mit Updates  Ein Softwareupdate ist im Grunde eine Software-Aktualisierung. Das Ziel ist die Fehlerbehebung oder die Performanceverbesserung. Manchmal werden auch Erweiterungen eingebaut. Die Funktionsweise… Weiterlesen und Bugfixes umgegangen wird.

Ertragsseite

Das Problem: Wie drücken Sie den Ertrag in Zahlen aus? Rufen Sie sich noch einmal hervor, welche Ziele Sie mit der Einführung verfolgen. Typische Beispiele:

Monetär

• Umsatzsteigerung
• Kostenrückgang

Prozesse

• Verbesserung der Qualität (Service/Produkte)
• Minimierung von Fehlerquellen
• Senkung des administrativen Aufwands
• Senkung der Retourenquote
• Verkürzung von Durchlaufzeiten
• Zeiteinsparung

Menschen

• Senkung des Trainingsaufwands
• Bessere Auslastung
• höhere Motivation der Mitarbeitenden
• höhere Zufriedenheit der Kundschaft

In den meisten Fällen trifft nicht nur eins der oben genannten Ziele zu, sondern eine Kombination aus mehreren. Dies ist auch der Fall, da man die Aspekte nicht isoliert voneinander betrachten kann, sondern Zusammenhänge bestehen. Beispielsweise führt eine Verbesserung der Prozessgeschwindigkeit dazu, dass Aufträge schneller abgearbeitet werden können. Das wiederum führt zu einem gesteigerten Umsatz.

Wie kommen wir also vom Ziel zur Ziffer? Im Beispiel des Umsatzes beziehen Sie die erwarteten Umsätze auf die Nutzungsdauer und vergleichen den Umsatz mit dem eines vergleichbaren Zeitraums. Eine Alternative wäre es, die eingesparten Prozesskosten zu berechnen.

 

Fazit

Wir fassen noch einmal unsere Meinung zusammen: Die Betrachtung der ROI im Rahmen der ERP-Auswahl ist empfehlenswert. Auf diese Art und Weise schätzen Sie die Kosten- und Nutzenfaktoren nicht nur grob, sondern beschäftigen sich intensiv mit den Treibern. Nichtsdestotrotz eignet er sich nicht als alleiniges Kriterium.

Falls Sie noch nicht sicher sind, ob On-Premises  Bei der Bereitstellungsvariante für serverbasierte Computerprogramme “On-Premises” kauft man eine Software und betreibt diese regulär im eigenen Rechenzentrum – sprich im eigenen Unternehme… Weiterlesen oder Online (Cloud-Lösung  Beim Cloud-Computing werden eine IT-Infrastruktur sowie Dienstleistungen und Anwendungen über ein Netzwerk (z. B. Internet) bereitgestellt. Dem gegenüber steht das lokale Hosting auf eigenen … Weiterlesen) das Richtige für Sie ist, bleibt uns nur eins zu sagen: SaaS  SaaS (= Software-as-a-Service) ist ein Lizenzmodell aus dem Cloud-Computing, bei welchem Software online von einem IT-Dienstleistungsunternehmen zur Verfügung gestellt wird und vom Kunden als … Weiterlesen (Software as a Service  SaaS (= Software-as-a-Service) ist ein Lizenzmodell aus dem Cloud-Computing, bei welchem Software online von einem IT-Dienstleistungsunternehmen zur Verfügung gestellt wird und vom Kunden als … Weiterlesen) Modelle punkten ganz klar mit einem niedrigeren Investitionsrisiko, da Sie ohne teure Anfangsinvestitionen auskommen. Und das ist nicht der einzige Vorteil von Cloud-Software.