19. Mai 2021

Do’s und Don’ts bei der Migration von NAV auf Business Central

Master of Science

Planen Sie aktuell eine Migration von Navision oder Dynamics NAV auf Dynamics 365 Business Central? So eine Migration ist mit Kosten und Zeit verbunden. Natürlich möchten Sie alles in Ihrer Macht Stehende tun, um Geld und Mühe zu sparen. Aus dem Grund klären wir in diesem Blogartikel über die wichtigsten Aufgaben, die während oder vor einer Migration zu erledigen sind, auf und erläutern auch, was Sie nicht tun sollten.

Wir unterscheiden zwischen einem Upgrade und einer Migration:

  • Upgrade: Wechsel auf eine höhere Version (z. B. von Dynamics NAV 2009 auf Dynamics NAV 2018, von Dynamics 365 Business Central 15 auf Dynamics 365 Business Central 18)
  • Migration: Wechsel auf ein anders Produkt (z. B. von Dynamics NAV auf Dynamics 365 Business Central)

Das sind “zwei verschiedene Paar Schuhe”, da wir es mit einer komplett anderen technischen Plattform zu tun haben.

1. Zusammenarbeit mit einem Migrations-Partner

ERP-Projekte und damit auch Migrations- und Upgrade-Projekte scheitern häufig daran, dass ihnen nicht die nötige Aufmerksamkeit und Zeit eingeräumt wird. Wir können Ihnen nur raten, die Migration auf Dynamics 365 Business Central wie eine Neu-Implementierung zu behandeln.

Nichtsdestotrotz stellt sich die Frage: Schafft Ihre IT-Abteilung die Migration selbstständig inhouse oder lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister?

Beachten Sie, dass der Wechsel von Dynamics NAV bzw. Navision auf Dynamics 365 Business Central auch mit einem Wechsel der Programmiersprache einhergeht und Ihre IT-Abteilung sich somit auch darauf einstellen muss. Zudem empfehlen wir zu Beginn einer jeden Migration auch, die Unternehmensprozesse zu hinterfragen, sodass die neue Software wieder genau zu Ihnen passt. Dabei kann ein außenstehender Dienstleister Gold wert sein.

Do Don’t
Arbeiten Sie mit einem erfahrenen Partner zusammen, der nachweisliche Erfahrung in Migrations-Projekten hat. Recherchieren Sie potenzielle Anbieter gründlich und lassen Sie sich die Arbeitsweise vorstellen, um den optimalen Partner für Ihr Projekt zu finden. Gehen Sie nicht einfach davon aus, dass Ihre Erfahrung mit Dynamics NAV bzw. Navision ausreicht, um die Migration auf Dynamics 365 Business Central alleine inhouse durchzuführen.

2. Verantwortung des Migrations-Projekts

ERP-Projekte und damit auch Migrations- und Upgrade-Projekte funktionieren dann, wenn die Aufgaben sowohl auf Seite des Anbieters als auch auf Seite des Kunden sorgfältig und fristgerecht erledigt werden. Einhergehend mit so einem Migrations-Projekt empfehlen wir, dies außerdem zum Anlass zu nehmen, auch die Prozesse zu optimieren (eingebettet in ein Changemanagement). Dazu ist es wichtig, Verantwortlichkeiten zu definieren.

Wem übertragen Sie die Verantwortung für Ihr Migrations-Projekt – der IT-Abteilung oder einem separaten Team?

Do Don’t
Bilden Sie ein internes Change-Management-Team, das teilweise aus dem Tagesgeschäft herausgenommen wird und sich konzentriert und fokussiert mit der Migration beschäftigen kann.

Dieses sollte aus Beschäftigten der verschiedenen Abteilungen bestehen, um einen ganzheitlichen Blickwinkel zu erlangen.

Sehen Sie davon ab, die Verantwortung für das Change Management an die IT-Abteilung zu übertragen.

3. Aufräumen der Funktionalitäten

Die ERP-Software erhält ihren Wert durch die Funktionalität. Nur wenn diese zu Ihnen und Ihren Anforderungen passt und Ihr Tagesgeschäft realitätsgetreu abbildet, leistet die ERP-Software den Beitrag, den Sie leisten soll.

Bedenken Sie allerdings, dass sich Ihr Tagesgeschäft bzw. Ihre Prozesse sich nach und nach verändern. Was ist also zu tun?

Do Don’t
Bereinigen Sie Ihre ERP-Software (erst einmal gedanklich) von nicht verwendeten Anpassungen und aktualisieren Sie Ihre Anforderungen auf die wirklich notwendigen Anpassungen. Dadurch reduzieren Sie die Migrations-Kosten. Sehen Sie davon ab, Ihre ERP-Software einfach auf Dynamics 365 Business Central inkl. ungenutzter Anpassungen upzugraden. Dadurch erhöhen Sie die Migrations-Kosten unnötig.

4. Umgang mit historischen Daten

Unternehmen produzieren jeden Tag eine riesige Datenmasse. Aber welche davon benötigen Sie wirklich dauerhaft?

Do Don’t
Bewerten Sie historische Daten vor der Migration.

Migrieren Sie nur die Daten, die für Ihren täglichen Betrieb wirklich notwendig sind und archivieren Sie alte Daten.

Wägen Sie ab und machen Sie sich Gedanken, ob Sie alle historischen Daten auf Dynamics 365 Business Central übertragen möchten/müssen.

Schließlich ist die Datenbankgröße begrenzt und die Erweiterung ist mit zusätzlichen Kosten verbunden.

5. Schulung der Mitarbeiter

Je nachdem mit welcher Version Sie derzeit arbeiten, geht mit einer Migration gegebenenfalls eine erhebliche Veränderung der Benutzeroberfläche einher. Falls Ihre IT-Abteilung auch selbst Anpassungen an der Software vornehmen möchte, beachten Sie wie bereits erwähnt die neue Programmiersprache von Dynamics 365 Business Central.

Was denken Sie, ist der richtige Weg: Hoffen, dass die Mitarbeiter schon mit der neuen Version klarkommen oder präventiv schulen?

Do Don’t
Stellen Sie von Anfang an einen systematischen und strukturierten Schulungsplan für Ihre Key User (und einen internen Schulungsplan) auf und gehen Sie sicher, dass der Systemwechsel reibungslos verläuft und Ihre Mitarbeiter von Tag eins noch produktiver mit dem neuen System arbeiten können. Sehen Sie davon ab, zu hoffen, dass Ihre Mitarbeiter schon mit der neuen Version klarkommen werden. Überlassen Sie den reibungslosen Start nicht dem Zufall.

Fazit

Eine Migration von Dynamics NAV bzw. Navision auf Dynamics 365 Business Central ist keine ERP-Einführung. Nichtsdestotrotz gibt es einige wichtige Dinge, die Sie erledigen können (und sollten!), wodurch Sie am Ende Mühe und Kosten sparen können wie:

  1. Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Migrations-Partner
  2. Übertragung der Verantwortung an ein internes Change-Management-Team
  3. Aufräumen der Funktionalitäten
  4. Übertragung ausschließlich von relevanten historischen Daten
  5. Schulung der Mitarbeiter

Wir bringen die notwendige Migrations-Erfahrung mit und helfen Ihnen gerne bei den übrigen Punkten. Mehr Informationen dazu erhalten Sie auf unserer Seite zum Upgrade/zur Migration.

Haben Sie weitere Fragen zu einer Migration auf Dynamics 365 Business Central?

Sprechen Sie uns gerne an.