16. September 2021

Dynamics 365 Business Central für Controller

Key-User

In unserer Reihe “Dynamics 365 Business Central – Für wen ist das?“ zeigen wir, wie unterschiedliche Berufsgruppen von Dynamics 365 Business Central profitieren können. Im heutigen Blogartikel steht die Arbeit des Controllers im Fokus.

Controller arbeiten im internen Rechnungswesen eines Unternehmens und unterstützen die Geschäftsführung bei strategischen sowie operativen Entscheidungen.

Typische Aufgaben eines Controllers sind mitunter:

  • Erstellung von Budgetplänen
  • Erstellung von Verkaufsprognosen
  • Erstellung von Analysen (z. B. Soll-Ist-Vergleiche)
  • Aufbereitung und Übermittlung von Daten an das Management

Allgemein erfasst ein Controller Daten, bereitet diese auf und wertet sie aus, um die Effizienz des Unternehmens zu steigern. Es wird deutlich, dass eine fundierte Datengrundlage für den Controller unerlässlich ist. Dabei kann Dynamics 365 Business Central eine große Hilfe sein.

Wie richte ich mit Dynamics 365 Business Central Budgets ein?

Eine Aufgabe des Controllers ist die Erstellung von Budgetplänen.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützten?
Je Periode können Sie in Dynamics 365 Business Central mehrere Budgets einrichten und verwalten.

Zuerst richten Sie den Budgetnamen ein und geben die Budgetzahlen ein. Der Budgetname wird dann allen Budgetposten zugewiesen, die Sie erstellen.

Wenn Sie ein Budget erstellen, können Sie für jedes Budget vier Dimensionen, sogenannte Budgetdimensionen, festlegen. Diesen Budgetdimensionen können außerdem Budgetposten hinzugefügt werden. Diese können als Filter für ein Budget verwendet werden.

In der Kostenrechnung arbeiten Sie mit Kostenbudgets auf ähnliche Weise.

Eingabe von Budgets in Dynamics 365 Business Central

Eingabe von Budgets in Dynamics 365 Business Central

Wie erstelle ich mit Dynamics 365 Business Central Verkaufsprognosen?

Eine weitere Aufgabe eines Controllers ist die Erstellung von Prognosen – sowohl für den Bestand als auch für den Verkauf. Der Grund dafür ist, dass die Gestaltung des optimalen Bestandsmanagements eine große Herausforderung darstellt. Warum? Ein niedriger Lagerbestand erfordert zwar weniger Betriebskapital, aber auf der anderen Seite können Fehlbestände zu Umsatzverlusten sowie unzufriedenen Kunden führen.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützten?
Verkaufs- und Bestandsprognosen werden in Dynamics 365 Business Central in der KI-Erweiterung “Sales and Inventory Forecast” zusammengefasst.

Die Erweiterung prognostiziert potenzielle Verkäufe anhand historischer Daten und gibt einen Überblick über erwartete Fehlbestände. Auf diesem Weg hilft die Prognose bei der Optimierung von Nachbestellungen.

Dynamics 365 Business Central Artikelplanung

Dynamics 365 Business Central Artikelplanung

Wie generiere ich Soll-Ist-Vergleiche mit Dynamics 365 Business Central?

Eine weitere Aufgabe des Controllers ist es, detaillierte Analysen zu generieren (z. B. Soll-Ist-Vergleiche).

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützten?
Für die Erstellung von Analysen bietet Dynamics 365 Business Central unterschiedliche Tools.

Arbeiten mit Dimensionen
Für detaillierte Analysen (z. B. Soll- vs. Ist-Analysen) ist in Dynamics 365 Business Central die Arbeit mit Dimensionen möglich. Bei Dimensionen handelt es sich um Attribute bzw. Werte, die Posten (z. B. Debitorenposten, Kreditorenposten, Sachposten) kategorisieren, sodass Sie sie verfolgen und analysieren können. Sie werden im Arbeitsprozess an Stamm- oder Bewegungsdaten angeheftet, um diese Zusatzinformationen im weiteren Verlauf auf der Postenebene wiederfinden zu können.

Je mehr Dimensionen Sie einrichten und verwenden, desto ausführlicher sind logischerweise die Berichte, auf die Sie für Geschäftsentscheidungen zurückgreifen können. Es handelt sich dabei nicht um fest programmierte Felder, sondern um eine durch den Anwender bzw. Administrator frei zu konfigurierende Entität.

Für den ein oder anderen sicher interessant: Das Ausfüllen der Dimensionen auf Belegebene kann sogar automatisiert erfolgen, indem Sie diese auf Stammdatenebene vorbelegen (z. B. Vergabe eines bestimmten Gebietscode je PLZ im Debitoren).

Beispiele für Dimensionen lauten:

  • Dimension „Abteilung“ in Verkaufsaufträgen: Verfolgen, welche Abteilung wie viele Artikel verkauft hat
  • Dimension „PLZ“ in Verkaufsaufträgen: Verfolgen, aus welchem Gebiet die Kunden stammen
  • Dimension „Provisionsfähige Ware” in Verkaufsaufträgen: Verfolgen, wie viel provisionsfähige Ware ein Verkäufer verkauft hat
  • Dimension „Bonusfähige Ware” in Verkaufsaufträgen: Verfolgen, wie viel bonusfähige Ware ein Verkäufer verkauft hat
  • Dimension „Kostenstelle“: Verfolgen der Kostenstelle
  • Dimension „Kostenträger“: Verfolgen des Kostenträgers

Arbeiten mit der Saldo/Budget-Funktion für Soll-Ist-Vergleiche
Soll- und Ist-Vergleiche (z. B. tatsächliche Beträge vs. budgetierte Beträge) erhalten Sie ganz einfach, indem Sie in Dynamics 365 Business Central den Kontenplan aufrufen, die Aktion Saldo/Budget wählen und die entsprechenden Felder ausfüllen.

Soll-Ist-Vergleich mit Dimensionen

Soll-Ist-Vergleich mit Dimensionen

Welche Funktionen bietet Dynamics 365 Business Central für Kostenanalysen?

Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung werden in der Kostenrechnung die aufgewendeten Kosten und Erlöse erfasst und ausgewertet. Die Kostenrechnung ist steuerrechtlich nicht verpflichtend, ist aber innerbetrieblich zur Kalkulation, Kontrolle und Planung sehr sinnvoll. Unter dem Strich gibt die Kostenrechnung Aufschluss darüber, wie wirtschaftlich Sie handeln.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützten?
Dynamics 365 Business Central bietet Ihnen im Standard alle wichtigen Komponenten der Kostenrechnung: Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger (Kostenartenplan, Kostenstellenplan, Kostenträgerplan), Kostenposten und Kosten-Buch.-Blätter, Kostenzuteilungen für Umlagerungen, Kostenbudgets sowie Kostenberichte.

Mit dem Kostenrechnungs-Modul in Dynamics 365 Business Central erhalten Sie Einblick in die Kosten

  • Ihrer Prozesse
  • Ihrer Abteilungen und
  • Ihrer Projekte,

um die Gesamterlöse und -ausgaben des Unternehmens zu kalkulieren, kontrollieren und planen.

Wie erstelle ich eine Cashflow-Planung in Dynamics 365 Business Central?

Cashflow-Planungen geben Ihnen permanent einen Überblick und die Kontrolle über die Zahlungsfähigkeit Ihres Unternehmens.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützten?
Sie geben vor, welche Daten in die Cashflow-Prognose einbezogen werden sollen. Dabei handelt es sich um Daten, die Ihrem System bereits bekannt sind, wie beispielsweise gebuchte oder noch nicht gebuchte Aufträge oder neutrale Einnahmen oder Ausgaben.

Sehen Sie sich gerne unser Tutorial an, in dem wir Ihnen zeigen, wie Sie eine Cashflow-Planung in Dynamics 365 Business Central erstellen. Alternativ lesen Sie gerne unseren dazugehörigen Blogartikel “Cashflow-Planung erstellen in Dynamics 365 Business Central“.

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Wie visualisiere und versende ich Daten in Dynamics 365 Business Central?

Ein weiterer wichtiger Bereich im Controlling ist die Ausarbeitung und der Versand von Zahlen bzw. Reports an Entscheider im Unternehmen.

Wie kann Dynamics 365 Business Central Sie dabei unterstützten?
Dynamics 365 Business Central bietet zahlreiche Funktionen zur Aufbereitung und zum Versand von Daten.

Arbeiten mit Standard-Reports
In Dynamics 365 Business Central haben Sie die Wahl aus mehreren Dutzend vordefinierten Standards-Reports (z. B. Excel-Berichte im nachfolgenden Screenshot) und können ebenso Berichte über Wordlayouts selbst designen. Alles über die Excel-Integration erfahren Sie in unserem Blogartikel “Excel-Integration in Dynamics 365 Business Central“. Wie Sie “Berichtslayouts in Business Central selbst anpassen” erklären wir ebenso im gleichnamigen Blogartikel.

Dynamics 365 Business Central Standardberichte

Arbeiten mit Power BI
Durch die Integration von Power BI können Sie nutzerfreundliche Diagramme auf der Grundlage Ihrer Daten aus Dynamics 365 Business Central erstellen. Die Darstellungen lassen sich fest in Ihrem Dashboard integrieren.

Dynamics 365 Business Central Dashboard

Dynamics 365 Business Central Dashboard mit eingebetteter Power BI

Daten exportieren und versenden
Die erstellten Berichte können Sie ganz einfach in andere Systeme (z. B. Excel) exportieren, drucken oder versenden. Der Versand ist über den Report-Scheduler sogar zeitgesteuert und automatisiert möglich. Beispielsweise können Sie automatisch einen beliebigen Bericht einmal wöchentlich um 8 Uhr morgens an den Posteingang Ihres Chefs senden lassen.

In unserem Video zum Arbeiten mit Berichten erhalten Sie den Rundumblick:

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Möchten Sie mehr über die Nutzung von Dynamics 365 Business Central erfahren? Wir beraten Sie gerne.