2. Mai 2024

E-Rechnungspflicht 2025: Was bedeutet das genau?

anaptis Blog Tipps

Ab Januar 2025 werden elektronische Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland voraussichtlich verpflichtend. Das heißt: Unternehmen müssen in der Lage sein, ausgehende E-Rechnungen zu versenden und eingehende E-Rechnungen zu verarbeiten. Sofern Sie diesen Prozess aktuell noch nicht etabliert haben, stehen Sie nun vor einigen Herausforderungen. Wir beantworten in diesem Blogartikel alle Ihre Fragen: Was versteht man unter einer E-Rechnung? Ist ein PDF eine E-Rechnung? Wann wird die E-Rechnung Pflicht? Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet? Wie unterstützt anaptis beim E-Rechnungsprozess?

Was versteht man unter einer E-Rechnung?

E-Rechnungen dienen dazu, Rechnungsinformationen elektronisch zu übermitteln, zu empfangen und weiterzuarbeiten. Zweck der E-Rechnung ist die Digitalisierung und Möglichkeit der Automatisierung des Rechnungsprozesses – denn so wird die digitale Bearbeitung von der Erstellung bis zur Zahlung möglich.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Einfache Rechnungsstellung ohne Medienbrüche
  • Kürzere Durchlaufzeiten bzw. schnellere Bearbeitung von Rechnungen
  • Steigerung der Produktivität im Rechnungsversand
  • Kostenersparnisse in den Bereichen Papier und Porto
  • Reduzierung der Fehleranfälligkeit und Steigerung der Prozessqualität durch Automatismen
  • Ortsunabhängige Rechnungsstellung (vorteilig für dezentrale Rechnungsbearbeitung/mobiles Arbeiten)

 

Ist ein PDF eine E-Rechnung? Genügt es also, Rechnungen per PDF zu versenden?

Nein. PDF-Rechnungen werden zwar digital versandt und empfangen – aber es handelt sich dabei nur um eine bildhaft repräsentierte Rechnung. Sprich ein Abbild der Papierversion. Darunter fallen übrigens auch Rechnungen in den Formaten .tif, .jpeg sowie .docx. Diese genügen nicht für die automatische und elektronische Verarbeitung. Denn um beispielsweise PDF-Rechnungen zu verarbeiten, müssen die Rechnungsdaten manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B. OCR) in die Buchführungssoftware übertragen werden.

Bei der E‑Rechnung handelt es sich dagegen um eine nach EU-Norm im strukturierten Format (XML-Format) ausgestellte Rechnung, die eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche zulässt. Rechnungsdaten können direkt und ohne Medienbrauch ausgelesen werden. Haben Sie schon einmal eine E-Rechnung gesehen? Diese verfolgen gar nicht in erster Linie den Zweck, von Menschen decodierbar zu sein (spezielle Software kann dies aber ermöglichen). Vielmehr verfolgt das XML-Format den Zweck der maschinellen Auslesung.

 

Wann wird E-Rechnung Pflicht?

Die E-Rechnungspflicht 2025 wurde im Zuge des Wachstumschancengesetzes beschlossen und gilt ab dem 1. Januar 2025. Durch die großen Herausforderungen für Unternehmen sind allerdings für den Zeitraum von 2025-2027 gemäß § 27 Abs. 39 UStG-E einige Übergangsfristen vorgesehen:

  • Ab 01.01.2025: Alle inländischen Unternehmen müssen laut Wachstumschancengesetz in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.
  • Bis 31.12.2025: Es ist gestattet, Papierrechnungen statt E-Rechnungen auszustellen. Ebenso ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen erlaubt, die nicht dem neuen Format entsprechen (unter Zustimmung des Rechnungsempfängers).
  • Bis 31.12.2026: Für Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 800.000 EUR verlängert sich die Übergangsfrist für die Ausstellung von Rechnungen in Papierform oder in einem sonstigen elektronischen Format um ein Jahr.
  • Bis 31.12.2027: Es ist gestattet, statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format auszustellen, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch übermittelt wird (unter Zustimmung des Rechnungsempfängers oder der Rechnungsempfängerin).
  • Ab 01.01.2028: Die neuen Anforderungen bezüglich E-Rechnungen und deren Übermittlung müssen zwingend eingehalten werden.

Die folgende Grafik fasst die Formate und Fristen zusammen:

Formate und Fristen im Rahmen der E-Rechnung-Pflicht, Quelle: IAMCP

Formate und Fristen im Rahmen der E-Rechnung-Pflicht, Quelle: IAMCP

 

Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet? Wer muss eine E-Rechnung erstellen?

Zur Ausstellung von E-Rechnungen sind umsatzsteuerrechtliche Unternehmen verpflichtet. Das heißt: Unternehmen, die nachhaltig Leistungen gegen Entgelt ausführen (z. B. gewerbetreibende Unternehmen, Selbstständige oder auch Vermieter/-innen von Immobilien).

Zur Umsetzung arbeiten wir außerdem mit einigen Partnerunternehmen zusammen, die praktische Add-Ons anbieten:

  • Anveo EDI Connect: Einfacher Datenaustausch zwischen Partnern, Standorten & Co.
  • Belware X-Rechnung: Versand von Rechnungen als XRechnung XML
  • Continia Document Capture: Erkennung, Verarbeitung und Ablage von eingehenden Dokumenten (z. B. via E-Mail)

 

Wie unterstützt anaptis beim E-Rechnungsprozess?

Als Spezialist im Bereich Dynamics 365 Business Central/Dynamics NAV können wir Ihnen dabei helfen, E-Rechnungen aus dem ERP-System zu versenden bzw. zu empfangen. Dazu implementieren wir die Apps Belware XRechnung sowie Continia Document Capture und Document Output.

Sprechen Sie uns gerne an.

 

Fazit

Unser Tipp: Zögern Sie das Thema nicht bis ans Jahresende hinaus – sondern agieren Sie jetzt. Dies empfiehlt auch die DATEV in seinen News zum Thema E-Rechnung Pflicht 2025. Lassen Sie sich von Ihrem Partnerunternehmen beraten und stellen Sie schon heute die Weichen für die E-Rechnungspflicht 2025.

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