16. Januar 2020

ERP-Finanzierung: Es muss nicht der Kauf sein

ERP-Finanzierung

Mit einem ERP-System managen Sie die Ressourcen Ihres gesamten Unternehmens. Und das hat seinen Preis. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist dieser finanzielle Aspekt allerdings oft eine Hürde. In diesem Blogartikel klären wir Sie über die unterschiedlichen Möglichkeiten der ERP-Finanzierung auf. Unter anderem räumen wir mit dem Mythos auf, dass dazu eine einmalige große Investition notwendig ist. Prüfen Sie für sich in diesem Artikel, welches Modell der ERP-Finanzierung am besten zu Ihrer Situation passt.

ERP-Finanzierung durch Kauf

Wir kommen aus einer Zeit, in der es üblich war, ERP-Software zu kaufen. Und auch heutzutage ist es noch eine gern gewählte Option. Das heißt: Unternehmen investieren einmalig eine hohe Summe und erwerben dadurch uneingeschränkte und unbefristete Nutzungsrechte (Werkvertrag) an der von ihnen gewählten ERP-Software. Typischerweise übernehmen die Unternehmen dann das Hosting für die Software, d. h. die Software liegt bei ihnen.

Der Kaufbetrag setzt sich dabei folgendermaßen zusammen:

  • Anschaffungspreis (multipliziert mit der Anzahl der User)
  • Jährlichen Wartungsbetrag (10 – 20 % des Gesamtlizenzumfang)

Der Anschaffungspreis ist in der Regel sofort fällig. Entscheiden Sie sich für ein Microsoft Partnerunternehmen, beträgt der Wartungsbetrag 17 % des Listenverkaufspreises.

Unser Fazit

Vorteile Nachteile
  • Kontrolle über die Software (Software läuft inhouse auf eigener Hardware), sodass die Unternehmensdaten i. d. R. das Netzwerk nicht verlassen
  • keine Abhängigkeit vom anbietenden Unternehmen (eigenes Hosting)
  • zeitlich unbegrenztes Nutzungsrecht
  • interne Datenhaltung
  • Übersehen von versteckten Kosten (Bereitstellungskosten durch Hosting, Infrastrukturkosten durch Server, Strom sowie Neukauf und Entsorgung)
  • hoher Administrationsaufwand
  • hoher Anschaffungspreis
  • laufende Kosten durch das eigene Hosting

 

ERP-Finanzierung durch Miete

Bei der ERP-Finanzierung mittels Miet-Modell stellt Ihnen der ERP-Anbieter die ERP-Lösung zur Miete zur Verfügung. Sprich: Sie erhalten die Software als Dienstleistung. Ein Beispiel dafür ist Software as a Service (SaaS). Demzufolge ist die Bereitstellungsoption, bei der die Miete zum Tragen kommt, die Cloud-Option. ERP-Lösungen aus der Cloud sind regulär bereits nach kurzer Zeit nutzbar, da sie im externen Rechenzentrum installiert sind und eine sehr nutzerfreundliche Struktur aufweisen.

Damit einhergehend werden Ihnen die Nutzungsrechte also nicht unbegrenzt und uneingeschränkt eingeräumt. Stattdessen haben Sie einen Vertrag über eine bestimmte Laufzeit, der verlängert oder gekündigt werden kann. Die Software geht also nie in das Eigentum des Unternehmens über.

Der Kaufbetrag setzt sich dabei folgendermaßen zusammen:

  • Miet-/Abonnementgebühr bzw. Subscription, verteilt über den Nutzungszeitraum (z. B. monatlich oder jährlich vorab; Wartungsgebühr ist enthalten)

Unser Fazit

Vorteile Nachteile
  • Zahlen von regelmäßigen Kosten, die transparent und kalkulierbar sind statt hohen einmaligen Investitionskosten
  • Kurzfristige Einführung
  • Keine Notwendigkeit von Infrastruktur, technischem Personal und Hosting
  • Ausfallrisiko liegt beim ERP-Anbieter
  • Flexibilität durch einfache Anpassung des Funktionsumgangs oder der User
  • Übersehen von versteckten Kosten (Beratungen, Schulungen, Datenmigration)
  • Gefühl der Kontrollabgabe und mangelnden Sicherheit (durch Auslagerung von Geschäftsdaten auf fremde Server)
  • i. d. R. kein Migrationsszenario für Anbieterwechsel/Nutzung nach Mietende

 

ERP-Finanzierung durch Leasing

Leasing kennt man beispielsweise vom privaten Autokauf, bislang aber weniger aus dem Bereich der ERP-Finanzierung. Dabei ist es möglich. Mittlerweile können Firmen auch ERP-Software gegen eine monatliche Gebühr leasen.

Wie funktioniert diese Art der ERP-Finanzierung? Das Unternehmen, das die ERP-Lösung in Anspruch nehmen möchte, geht mit einer klassischen Bank oder spezialisierten Leasing-Firma einen Vertrag ein. Dieser Vertrag erstreckt sich über eine bestimmte Laufzeit. Über diese Laufzeit bezahlen Unternehmen eine Gebühr, die anhand des Kaufpreises berechnet wird. Anders, als bei der Miete, steht es dem Unternehmen danach frei, die Software weiterhin zu nutzen, da es sich faktisch um eine Kreditfinanzierung handelt.

Wir arbeiten mit der MMV Leasing zusammen und können sie in dem Zusammenhang gerne beraten. Der Vollständigkeit halber müssen wir natürlich erwähnen, dass es möglich ist, dass Leasing-Anfragen bei Banken oder speziellen Firmen aufgrund mangelnder Bonität oder einer fehlenden Besicherungsgrundlage abgelehnt werden.

Unser Fazit

Vorteile Nachteile
  • geringe Initialkosten, da sich Kosten über einen festgelegten Zeitraum verteilen
  • transparente und kalkulierbare Kosten
  • steuerlicher Vorteil
  • eigene Datenhaltung und Kontrolle
  • uneingeschränktes Nutzungsrecht der Software
  • zusätzliche Kosten für den Leasing-Vertrag
  • im Vergleich zum klassischen Kauf-Modell teurer
  • wenig Flexibilität

 

Fazit

Wir hoffen, dass Ihnen unser Artikel eine gute Hilfestellung hinsichtlich der ERP-Finanzierung sein konnte. Unserer Meinung nach muss jedes Unternehmen für sich die Vor- und Nachteile abwägen.

Faktoren, die die Entscheidung beeinflussen, sind

  • die Zahlungsfähigkeit,
  • die Bereitschaft für Risiken,
  • Möglichkeiten für Server oder vorhandenes IT-Personal,
  • Bedarf inkl. potenzieller Schwankungen,
  • Funktionen inkl. potenzieller Schwankungen sowie
  • die Forderung nach Datenschutz und -sicherheit.

Bei weiteren Fragen unterstützten wir Sie gern.

Zuletzt handelt es sich bei der ERP-Finanzierung nicht um die einzige wichtige Überlegung im Rahmen des Entscheidungsprozesses. Ebenso entscheidend bei der Wahl eines ERP-Unternehmens kann die Projektmethodik sein.