16. Januar 2020

ERP-Finanzierung: Es muss nicht unbedingt der Kauf sein

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ERP-Finanzierung

ERP-Lösungen bringen bedeutende Vorteile mit sich. So vernetzen Sie mit Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehem. Dynamics NAV/Navision) alle Ihre Abteilungen. Finanzen, Projekte, Vertrieb, Warenwirtschaft. Alles. Auf der Basis dieser 360-Grad-Unternehmenssicht treffen Sie dann bessere Entscheidungen. Mit einem ERP-System managen Sie Ihre gesamten Ressourcen. Und das hat seinen Preis. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist dieser finanzielle Aspekt allerdings ein großes Hindernis. In diesem Blogartikel klären wir Sie über die unterschiedlichen Möglichkeiten der ERP-Finanzierung auf und räumen mit dem altertümlichen Fakt auf, dass eine einmalige große Investition dafür notwendig sei.

Muss die ERP-Software wirklich gekauft werden? Gibt es nicht modernere und ansprechendere Bezugsmodelle im Rahmen der ERP-Finanzierung? Lassen Sie uns dies vorwegnehmen: Mittlerweile gibt es einige Alternativen. Prüfen Sie für sich in diesem Artikel, welches Modell der ERP-Finanzierung am besten zu Ihrer Situation passt.

Die altbewährte ERP-Finanzierung: das Kauf-Modell

Wir kommen aus einer Zeit, in der es üblich war, ERP-Software zu kaufen. Und auch heutzutage ist es noch eine gern gewählte Option. Das heißt: Unternehmen tätigen die Zahlung einer vergelichsweise hohen Summe für eine erbrachte Leistung und erwerben dadurch uneingeschränkte und unbefristete Nutzungsrechte (Werkvertrag).

Die Zahlung setzt sich dabei aus dem Anschaffungspreis – multipliziert mit der Anzahl der User – und einem jährlichen Wartungsbetrag (10 – 20 % des Gesamtlizenzumfangs) zusammen. Er wird in der Regel sofort fällig und wird nicht über die Anzahl der Nutzungsjahre verteilt. Entscheiden Sie sich für uns als Ihr Partner, beträgt der Wartungsbetrag 16 % des Listenverkaufspreises. Achtung: Langfristig gesehen ist der Kaufpreis deutlich günstiger. Miet-Lösungen werden periodisch abgerechnet, sind unter dem Strich allerdings teurer.

Vorteile
Von Vorteil ist sicherlich das hohe Maß an Kontrolle. Dadurch, dass die Software inhouse auf der eigenen Hardware läuft, verlassen die Unternehmensdaten das interne Netzwerk in der Regel nicht.

Die Vorteile der ERP-Finanzierung per Kauf:

  • keine Abhängigkeit vom ERP-Anbieter (eigenes Hosting)
  • zeitlich unbegrenztes Nutzungsrecht
  • geringe Gesamtkosten im Vergleich zum Miet-Modell
  • interne Datenhaltung

Nachteile
Der Haken: Oftmals gibt es versteckte Kosten. Die Bereitstellungsoption, bei der der Kauf zum Tragen kommt, ist die On-Premise-Option. Bei der lokal betriebenen Software ist das Hosting in der Regel nicht inkludiert. So entstehen Infrastrukturkosten für die Server, Stromkosten für den Betrieb des Servers sowie die Kosten, die alle paar Jahre für den Wechsel dessen (Neukauf und Entsorgung) anfallen. Ebenso müssen IT-Mitarbeiter entlohnt werden, die im On-Premise-Betrieb deutlich mehr beansprucht werden.

Die Nachteile der ERP-Finanzierung per Kauf:

  • hoher Administrationsaufwand
  • hohe Anschaffungskosten
  • laufende Kosten durch das eigene Hosting

Zusammenfassung
Ist Ihre Nutzung Schwankungen unterworfen? Zum Beispiel in der Anzahl der User oder den benötigten Funktionen. Dann bedenken Sie bitte, dass Sie Ihre Lizenzen im laufenden Geschäft nicht mehr angepasst werden können. Fragen Sie sich also, ob sich die hohen Kosten wirklich lohnen.

Die flexible ERP-Finanzierung: das Miet-Modell

Bei der ERP-Finanzierung mittels Miet-Modell stellt Ihnen der ERP-Anbieter die ERP-Lösung zur Miete zur Verfügung. Ein Beispiel dafür ist Software as a Service (SaaS). Anders gesagt: Sie erhalten die Software als Dienstleistung.

Damit einhergehend werden Ihnen die Nutzungsrechte also nicht unbegrenzt und uneingeschränkt eingeräumt. Stattdessen haben Sie einen Vertrag über eine bestimmte Laufzeit, der verlängert oder gekündigt werden kann. Die Software geht also nie in das Eigentum des Unternehmens über.

Die Kaufgebühr wird über den Nutzungszeitraum verteilt, sodass Sie in regelmäßigen Abständen (z. B. monatlich oder jährlich vorab) eine Miet- bzw. Abonnementgebühr – im Fachjargon eine Subscription – zahlen. Dabei ist die Wartungsgebühr bereits in den periodischen Gebühren enthalten. Aber Vorsicht: Unter dem Strich sind Miet-Lösungen häufig etwas teurer als Kauf-Modelle.

Vorteile
Vorteilig bei dieser Variante: Statt anfänglichen hohen Investitionskosten zahlen Sie im Rahmen dieser ERP-Finanzierung regelmäßige Kosten, die transparent und kalkulierbar sind. Die Bereitstellungsoption, bei der die Miete zum Tragen kommt, ist die Cloud-Option. ERP-Lösungen aus der Cloud sind regulär bereits nach kurzer Zeit nutzbar, da sie im externen Rechenzentrum installiert sind und eine sehr nutzerfreundliche Struktur aufweisen. Das externe Rechenzentrum bedeutet auch, dass weder eine Infrastruktur, noch technisches Personal, für das Hosting seitens des Kunden zur Verfügung gestellt werden müssen. Außerdem muss der ERP-Anbieter bei Problemen dafür Sorge tragen, dass die Nutzer problemlos weiterarbeiten können. Zuletzt sind Miet-Modelle sehr flexibel. Der Funktionsumfang kann einfach angepasst werden, indem ERP-Module hinzugebucht werden oder aber der Umfang reduziert wird. Gerade Letzteres ist nur bei Miet-Ansätzen möglich. Es ist also relativ risikoarm, ERP-Software zu mieten.

Die Vorteile der ERP-Finanzierung per Miete:

  • keine hohen einmaligen Investitionskosten
  • keine Erfordernisse für eine Infrastruktur oder technisches Personal
  • transparente und kalkulierbare Kosten
  • schnelle Nutzbarkeit der ERP-Lösung
  • Flexibilität hinsichtlich des Funktionsumfangs
  • geringes Risiko

Nachteile
Als Nachteil gilt es zu erwähnen, dass auch beim Miet-Modell anfängliche Kosten anfallen können. Beispielsweise für Beratungen, Schulungen oder die Datenmigration. Außerdem entsteht durch die Auslagerung von Geschäftsdaten auf fremde Server das Gefühl der mangelnden Sicherheit.

Die Nachteile der ERP-Finanzierung per Miete:

  • kein Wegfall der anfänglichen Kosten (z. B. Beratungen, Schulungen, Datenmigration)
  • Abgabe von Kontrolle durch die externe Datenhaltung
  • im Vergleich zum Kauf-Modell teurer
  • i. d. R. kein Migrationsszenario für Anbieterwechsel/Nutzung nach Mietende

Zusammenfassung
Hegen Sie schnell Datenschutzbedenken und wird auf die Datensicherheit in Ihrem Unternehmen besonders viel Wert gelegt? Dann wird man vielleicht eher von dieser Option absehen. Aber unterschätzen Sie nicht die Flexibilität und das schwindend geringe Risiko.

Die Mischform: das Leasing-Modell

Einführung
Leasing – das kennt man beispielsweise vom privaten “Autokauf”, bislang aber weniger aus dem Bereich der ERP-Finanzierung. Dabei ist es möglich. Mittlerweile können Firmen auch ERP-Software gegen eine monatliche Gebühr leasen.

Wie funktioniert diese Art der ERP-Finanzierung? Der Kunde – also das Unternehmen, dass die ERP-Lösung in Anspruch nehmen möchte – geht mit einer klassischen Bank oder spezialisierten Leasing-Firma einen Vertrag ein. Dieser Vertrag erstreckt sich über eine bestimmte Laufzeit. Über diese Laufzeit bezahlen Unternehmen eine Gebühr, die anhand des Kaufpreises berechnet wird. Weitere Kosten fallen nicht an. Anders, als bei der Miete, steht es dem Kunden danach frei, die Software weiterhin zu nutzen, da es sich faktisch um eine Kreditfinanzierung handelt.

Vorteile
Die Vorteile sind denen des Kauf-Modells sehr ähnlich. Anzumerken ist jedoch außerdem, dass die Initialkosten bei dieser Variante am geringsten sind. Daneben sind Leasingkosten auch steuerrechtlich interessant.

Die Vorteile der ERP-Finanzierung per Leasing:

  • Kosten verteilen sich über einen festgelegten Zeitraum
  • transparente und kalkulierbare Kosten
  • steuerlicher Vorteil
  • eigene Datenhaltung und Kontrolle
  • uneingeschränktes Nutzungsrecht der Software

Nachteile
Auch die Nachteile ähneln denen des Kauf-Modells.

Die Nachteile der ERP-Finanzierung per Leasing:

  • zusätzliche Kosten für den Leasing-Vertrag
  • im Vergleich zum klassischen Kauf-Modell teurer
  • wenig Flexibilität

Zusammenfassung
Möglich ist, dass Leasing-Anfragen bei Banken oder speziellen Firmen aufgrund mangelnder Bonität oder einer fehlenden Besicherungsgrundlage abgelehnt werden.

Fazit

Wir hoffen, dass Ihnen unser Artikel eine gute Hilfestellung hinsichtlich der ERP-Finanzierung sein konnte. Unserer Meinung nach muss jeder für sich die Vor- und Nachteile abwägen. Treiber, die die Entscheidung beeinflussen, sind die Liquidität, Möglichkeiten für Server oder vorhandenes IT-Personal, Bedarf inkl. potenzieller Schwankungen, Funktionen inkl. potenzieller Schwankungen sowie die Forderung nach Datenschutz und -sicherheit. Bei weiteren Fragen unterstützten wir Sie gern.

Zuletzt handelt es sich bei der ERP-Finanzierung nicht um die einzige wichtige Überlegung im Rahmen der ERP-Anbieterwahl. Ebenso entscheidend bei der Wahl eines Anbieters kann die Projektmethodik sein. In unserem Artikel “Von der klassischen zur agilen ERP-Einführung: die anaptis-Methode” klären wir Sie darüber auf, wie wir unsere Lösungen implementieren.