4. Juli 2019

Der Start: Anforderungen im ERP-Lastenheft festlegen

ERP Lastenheft

Zu Beginn eines ERP-Projekts müssen Sie sich Gedanken über Ihre aktuellen Herausforderungen und Wünsche machen. Daraus können Sie Anforderungen an die neue Software ableiten und Ziele definieren, die Sie erreichen möchten. Das machen Sie mithilfe des sogenannten ERP-Lastenhefts. Dies ist wichtig, wenn es darum geht, Anbieter auszuwählen. Aber Achtung, damit das ERP-Lastenheft wirklich einen Mehrwert bietet, ist einiges zu beachten. Wir haben vier Tipps zusammengetragen, die Sie einfach umsetzen können.

1. Anforderungen für das ERP-Lastenheft gemeinsam festlegen

Die neue ERP-Software dient dem Zweck, alle Unternehmensprozesse abzubilden und die Arbeit aller Mitarbeitenden zu verbessern. Lassen Sie also nicht nur einen Projektverantwortlichen alle Anforderungen festlegen. Denn dieser kennt das Unternehmen und die Prozesse zwar womöglich gut, allerdings arbeitet er nicht tagtäglich in allen Abteilungen und kann das ERP-Lastenheft somit nicht vollständig verfassen. Auch eine Rundmail an alle Abteilungen mit der Bitte, Features und Funktionen festzulegen, reicht nicht aus. Denn Sie bekommen entweder keine Antworten oder ellenlange Listen mit Wünschen, bei denen es sehr schwierig ist, wirklich essentielle Funktionen von netten Zusatzfunktionen zu unterscheiden.

Die bessere Lösung ist es deshalb, mit Kolleginnen und Kollegen aller Abteilungen persönlich zu sprechen. Stellen Sie ihnen Fragen und verstehen Sie die Abläufe, die letztendlich in der Software abgebildet werden sollen. Lassen Sie sich die aktuellen Probleme und das Verbesserungspotential zeigen. So ist es deutlich einfacher bei der Erstellung des ERP-Lastenhefts, nichts zu vergessen und wirklich wichtige Anforderungen von wünschenswerten zu differenzieren.

 

2. Die Informationstiefe des ERP-Lastenhefts richtig einschätzen

Wenn Sie das erste Mal ein ERP-Lastenheft verfassen, ist es schwierig, die Informationen korrekt zu differenzieren. Deshalb kommt es oft vor, dass Projektverantwortliche zu viele Aspekte als selbstverständlich voraussetzen. Genauso häufig geschieht aber auch das Gegenteil: Jeder noch so kleine Aspekt eines Prozesses und jede Eventualität wird erläutert. Das führt schlussendlich zu einem Dokument mit hunderten Seiten und resultiert sowohl für Ihr Unternehmen als auch das Softwareunternehmen in einem größeren Aufwand als notwendig.

Führen Sie Standardfunktionen eines ERP-Systems also nur kurz auf und beschreiben Sie individuelle bzw. besondere Prozesse dagegen ausführlich.

 

3. Weitblick im ERP-Lastenheft

Blicken Sie nicht nur zurück und ziehen Sie vergangene Herausforderungen in Betracht. Sie müssen Sie auch überlegen, wie die zukünftige Ausrichtung Ihres Unternehmens aussehen soll. Womöglich wählen Sie ansonsten ein System aus, welches zwar Ihre aktuellen Probleme behebt, aber langfristig gesehen nicht mit der Entwicklung des Unternehmens zusammenpasst.

 

4. Das ERP-Lastenheft im Auswahlprozess weiter anpassen

Mit dem ERP-Lastenheft legen Sie zwar gewisse Dinge fest, allerdings sollten diese nicht in Stein gemeißelt sein. Zu Beginn des ERP-Projekts wissen Sie vielleicht noch gar nicht, was mittlerweile alles umsetzbar ist. Aber das ist völlig okay. Schließlich ist es für viele Mitarbeitende Ihres Unternehmens oder vielleicht sogar für Sie persönlich das erste Mal, dass Sie mit der Entscheidung einer neuen Software konfrontiert werden.

Bleiben Sie flexibel und passen Sie Ihr ERP-Lastenheft während des Auswahlprozesses fortlaufend an. Denn im Dialog mit dem anbietenden Unternehmen entstehen sicherlich neue Ideen und Erkenntnisse, die Sie mit in Ihr ERP-Lastenheft aufnehmen sollten.

Haben Sie noch Fragen zur Erstellung Ihres ERP-Lastenhefts? Wir helfen Ihnen gerne.

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