15. Mai 2020

ERP-Projekt trotz Corona-Pandemie? So wird es erfolgreich

anaptis Blog Tipps

Sie hatten geplant, ein neues System einzuführen oder zu erneuern, doch dann kam die Corona-Pandemie? „Dann lieber erstmal nicht, jetzt sind andere Dinge wichtiger.“ – Ist so die Stimmung in Ihrem Team? Strategische Projekte werden zurzeit gerne auf Eis gelegt. Notgedrungen aufgrund von Kurzarbeit oder Homeoffice. Dabei ist die Gelegenheit eigentlich günstig, endlich die lange geplante ERP-Implementierung voranzutreiben. Wir helfen Ihnen, dieses Projekt trotzdem erfolgreich zu gestalten.

Wie Sie den Umgang mit Veränderungen durch ein solches Projekt auch in Zeiten des Homeoffice meistern, zeigen wir in diesem Blogartikel. Einer der häufigsten Fehler in ERP-Projekten ist nämlich der alleinige Fokus auf technische Komponenten wie die Lösung, Schnittstellen sowie Prozesse. Die menschliche Komponente bleibt häufig auf der Strecke. Und dass obwohl die Mitarbeiter am Ende mit den gravierenden Veränderungen im Alltag arbeiten müssen – Stichwort Change-Management im ERP-Projekt. Und das erst Recht in Zeiten von Corona.

ERP-Projekte – die vergessene menschliche Komponente

Der Begriff „digitale Transformation“ setzt sich aus zwei Komponenten zusammen: „digital“ und “Transformation“.

Die digitalen Technologien machen dabei gerade mal die technische Basis aus (10 – 20 %) und bilden die Voraussetzung für eine erfolgreiche Transformation (80 – 90 %). Technologien sind folglich nur Werkzeuge. Durch die bloße Integration dieser erreichen Sie keine große Verbesserung.

Die Transformation meint den „cultural change“ und damit die Anpassung des Verhaltens der Mitarbeiter.  Es ist wichtig, Mitarbeiter nicht nur zu schulen, sondern zu begleiten. Was nützen Ihnen zahlreiche neue Funktionen, wenn niemand damit umgehen kann?

Widerstand, Ängste und Verunsicherung vor Neuem liegen in unserer Natur. Wer verlässt schon gerne seine Komfort-Zone? Die Wenigsten. Und schon gar nicht, ohne zu wissen, was kommt. Gerade Mitarbeiter von kleinen und mittelständischen Unternehmen sehen Veränderungen eher kritisch. Jeder kennt vermutlich die Phrasen „Das haben wir immer so gemacht.“ oder „Das hat so immer gut funktioniert.“ Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter den Handlungsbedarf erkennen und Sie speziell bei der Sammlung von Anforderungen nicht nur die Manager-Ebene oder die IT-Abteilung einbeziehen.

Durch das Projekt wird die persönliche Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeiter für alle sichtbar und auf den Prüfstand gestellt. Außerdem ändert sich ihr tägliches Doing, wenn sie sich auf neue Prozesse und Tools einstellen müssen. Neben der Veränderung der Routine haben Mitarbeiter auch mit einer Angst zu kämpfen. Mit technischen Innovationen und einer einhergehenden Effizienzsteigerung verbinden viele Menschen einen Abbau von Arbeitsplätzen. Dem ist durch einen intensiven Change Management Prozess entgegenzuwirken.

Das klingt schon herausfordernd. Aber die aktuellen Umstände verschlimmern dieses Problem.

Noch mehr Herausforderungen durch die Corona-Pandemie

Schon unter „normalen“ Umständen empfinden Mitarbeiter Veränderungen, die ein ERP-Projekt mit sich bringt, als bedrohlich und beängstigend (vgl. Kapitel 1).

Hinzukommt, dass das Phänomen „Social distancing“ unsere Kommunikation sowohl intern als auch extern aktuell erheblich einschränkt. Viele Unternehmen lassen ihre Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Technische Herausforderungen wurden notgedrungen gelöst, doch die soziale Ebene bleibt in dieser ungewohnten Situation oft auf der Strecke. Doch gerade dieser Punkt ist nicht zu unterschätzen. Das gilt für den normalen Berufsalltag – aber gerade auch für strategische Projekte wie ein ERP-Projekt.

Das ist aber nicht alles, was die aktuelle Situation mit sich bringt. In dieser Situation, die wir so noch nicht erlebt haben, treten auch ganz andere Ängste in den Vordergrund. Menschen bangen aktuell um Ihre Existenz. Schließlich werden in den Medien, im persönlichen Umfeld oder gar in den Unternehmen, in denen sie beschäftigt sind, Einbußen durch das Virus spürbar. Zudem wird die Phase, in der wir uns zurzeit befinden, dominiert von Schadensbegrenzung, gegenseitiger Unterstützung und Krisenbewältigung. Neue große strategische Projekte mögen bei Ihren Mitarbeitern auf Unverständnis stoßen.

Diese akute Bedrohung lässt Ihre Mitarbeiter aktuell wahrscheinlich nur kurzfristig denken bzw. handeln und in ihrer Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem einschränken.

Und was jetzt?

So wird Ihr ERP-Projekt trotzdem erfolgreich

1 Gründen Sie ein Change Management Team

Wir empfehlen die Gründung eines Change-Management-Teams, das die transparente und umfassende Kommunikation während des Projekts übernimmt. Schließlich ist eine Transformation ein großer organisatorischer Aufwand, der kommuniziert werden will. Neben Hindernissen und Widerständen, die aus dem Weg geräumt werden müssen, sind Kommunikationswege, Verantwortlichkeiten und Rückkopplungsprozesse für die Zukunft zu klären. Außerdem sind Schulungen zu terminieren, in denen Kompetenzen aufgebaut werden.

Achten Sie bei der Erstellung des Teams auf einen Mix aus „Techies“, die auf Soft- und Hardware bedacht sind, sowie Abteilungsleitern übriger Fachabteilungen, die die Anliegen ihrer Bereiche vertreten. Mit diesem Zug fördern Sie auch das Team-Denken. Gehen Sie das Mindset Ihrer Mitarbeiter also aktiv an und fördern Sie das abteilungsübergreifende Denken. Weg vom Silo-Denken.

2 Stellen Sie eine transparente Kommunikation sicher

Die Verunsicherung ist ein Problem, mit dem wir alle aktuell zu kämpfen haben. Schließlich war die Situation so noch nie da.

  • Wie lange bestimmt die Pandemie noch unser Leben?
  • Wann werden die Maßnahmen spürbar gelockert?
  • Wie sicher ist mein Arbeitsplatz?

Die Antworten darauf weiß wohl momentan niemand. Hier können Sie ansetzen: Nehmen Sie die Antworten auf Fragen, die sie beantworten können, vorweg. Machen Sie sich aktiv Gedanken, was gerade in Ihrem Unternehmen Thema sein könnte und verdeutlichen Sie in Teammeetings immer wieder, wie es dem Unternehmen aktuell geht, welche Konsequenzen schon ersichtlich sind, welche Gegenmaßnahmen Sie ergreifen und wie es den Kunden geht. Wenn Sie alle wichtigen Punkte auf Augenhöhe kommunizieren, bleibt kein Raum für Gerüchte und das Verständnis und die Motivation für ein ERP-Projekt steigen.

Hinzukommt die bereits angesprochene soziale Distanzierung, wodurch lockere Gespräche im Flur oder beim Mittagessen entfallen. Über die digitale Kommunikation „schnackt“ man nicht mal eben zwischen Tür und Angel, weil es sich ergibt. Der berühmte „Flurtalk” lässt dies im Homeoffice leider nicht zu. So teilen sich die Mitarbeiter nicht mehr so schnell aktiv mit. Sie brauchen ein besonderes Gespür, wenn es darum geht, Stimmungen im Unternehmen aufzufangen. Sprechen Sie dahingehend aus, dass ihre Mitarbeiter gerne ein 1:1-Gespräche per Web-Meeting mit Ihnen wahrnehmen können. Als Kommunikationstools eignen sich Tele- und Videokommunikations-Tools wie Microsoft Teams, WebEx & Co. aus unserer Sicht hervorragend.

Für das Projekt selbst empfehlen wir einen gesonderten Chat-Bereich bzw. ein Portal mit allen wichtigen Informationen rund um das ERP-Projekt.

3 Warum ist gerade jetzt der richtige Zeitpunkt? Begründen Sie!

Machen Sie deutlich, warum gerade jetzt der richtige Zeitpunkt für dieses Projekt ist. Zeigen Sie, das es gerade jetzt eben keine wichtigeren Dinge zu tun gibt und belegen Sie Ihr Projekt mit einem Ziel. Oder sogar mit einem Namen. Dieser sollte nicht nur „ERP-Projekt 2020“ sein.

Zeigen Sie anhand von Zahlen (z. B. Nachfragerückgang), dass diese unerwartete Situation genau jetzt passend ist und die notwendigen Ressourcen frei sind. So ermöglicht die geringe Arbeitsauslastung gerade jetzt Vorbereitungen wie die Erstellung des Lastenheftes und Workshops als Vorbereitung für ein solches Projekt.

Verdeutlichen Sie, dass Sie sich so für bessere Zeiten, die kommen werden, wappnen. Denn man darf nicht vergessen: Es gibt auch eine Zeit nach der Krise. Projekte häufen sich nur an und müssen dann später auf einmal abgearbeitet werden. Jetzt, wo wir alle notgedrungen durch die aktuellen Umstände im Digitalisierungsprozess sind, bietet sich die Gelegenheit.

Betonen Sie auch die Vorteile der Software, auf die Sie setzen. Beispielsweise kann über Cloud-Software jeder von jedem Standort aus auf alle relevanten Systeme und Prozesse zugreifen.

Fazit

Die aktuelle Corona-Pandemie stellt uns alle vor eine echte Herausforderung. Maßnahmen seitens der Regierung schränken die Kommunikation im Unternehmen ein. Außerdem ist die Zeit, in der wir leben, durch Schadensregulierung, Nächstenliebe und Sorge gekennzeichnet. Das ruft erst einmal kein Verständnis und keine Motivation für ein ERP-Projekt hervor.

Also ist es aktiv an Ihnen gelegen: Versetzen Sie sich in die Köpfe Ihrer Mitarbeiter und gestalten Sie Ihr Change Management geschickt. Ein Change Management Team, dass eine transparente Kommunikation aufrechterhält ist sicherlich schon die halbe Miete.