19. August 2022

6 Vorteile des ERP-Systems, die Ihre Mitarbeitenden begeistern

Wovon hängt der Erfolg einer ERP-Implementierung maßgeblich ab? Wir verraten es Ihnen: Von der Akzeptanz Ihrer Mitarbeitenden gegenüber dem neuen System. Die Annahme, dass ein ERP-Projekt ein rein technologisches Softwareprojekt ist, ist weit verbreitet. Doch das greift zu kurz. Denn was dabei vergessen wird, ist, dass die Software durch Ihr Team sinnvoll im Berufsalltag genutzt werden muss, um ihre vielen Vorteile auszuspielen. Doch wie glückt die Überzeugung vom ERP-System? Wir zeigen Ihnen heute, wie das ERP-System Vorteile für Mitarbeitende ermöglicht, mit denen Sie diese begeistern und ins Boot holen können. Damit werden Sie auch die größten Skeptiker/-innen begeistern können.

Warum ist es sinnvoll, Vorteile für das ERP-System an Mitarbeitende zu kommunizieren?

Wir machen es nochmal deutlich: Die menschliche Komponente ist bei einem ERP-Projekt erfolgskritisch. Aus diesem Grund ist die fehlende Orientierung an Mitarbeiterbedürfnissen ein ernst zu nehmendes Risiko für den Erfolg der ERP-Einführung.

Unsere Erfahrung zeigt, dass die wenigsten Personen bei großen Veränderungen von Anfang an vor Begeisterung strotzen. Üblicher ist da eher eine anfängliche pauschale und unbegründete Skepsis. In einigen Fällen sind die Mitarbeitenden sogar verängstigt, weil sie befürchten, dass ihr Job zukünftig von einer Software übernommen wird. Auch haben wir schon eine gewisse Gleichgültigkeit erlebt.

Genau hier setzt ein wichtiger Bestandteil der ERP-Implementierung an: Das Change-Management. Holen Sie sich Ihre Mitarbeitenden von Anfang an ins Boot. Dies erreichen Sie, indem Sie vor allem die Vorteile des neuen ERP-Systems für Ihre Mitarbeitenden aufzeigen.

 

So schaffen Sie mit dem ERP-System Vorteile für Mitarbeitende

Eine zentrale Datenbasis

Ganz allgemein bildet ein ERP-System reale Geschäftsprozesse bzw. Abteilungen digital ab und vernetzt diese in einem System. Damit werden eine Reihe von Insellösungen und aufwendige Excel-Tabellen abgelöst.

Der Vorteil für Ihre Mitarbeitenden?

Durch die zentrale Datenhaltung entfallen Mehrfacherfassungen, Ärger über veraltete Daten und fehlende Zugriffe auf Daten. Alle Abteilungen können, abhängig von Ihrer Berechtigung auf benötigte Daten zugreifen. Zudem profitieren Sie so von einer einheitlichen und strukturierten Oberfläche und können ohne Systembrüche arbeiten.

Beispiel:

  • In der Produktion profitieren die Mitarbeitenden von einer digitalen Produktionsplanung und -steuerung, einer automatischen Erstellung von Stücklisten, einer effizienten Ressourcenplanung oder der Verknüpfung zu anderen Abteilungen wie dem Einkauf oder der Logistik.

Prozessoptimierung (inkl. Zeit- und Fehlerminimierung)

Wir starten kein ERP-Projekt, ohne die unternehmensinternen Prozesse unter die Lupe zu nehmen. Wir beobachten, analysieren und stellen auf den Prüfstand, um Verbesserungspotenziale in diesem Rahmen auszuschöpfen und Durchlaufzeiten zu verringern.

Außerdem optimieren Sie alleine durch den Fakt, dass Sie Daten nur einmalig erfassen und nicht mehr in andere Systeme übertragen oder synchronisieren müssen Ihre Prozesse enorm. Schließlich wird alleine dadurch administrativer und organisatorischer Aufwand reduziert.

Der Vorteil für Ihre Mitarbeitenden?

Wir decken Fehler und Schwachstellen in den Prozessen auf, die Ihre Mitarbeitenden vielleicht schon lange genervt und die Arbeitsweise beeinträchtigt haben.

Prozessautomatisierung (inkl. Zeit- und Kostenersparnis)

Ein weiterer großer Vorteil eines ERP-Systems für Mitarbeitende ist, dass die Software ungeliebte, zeitfressende Routineaufgaben übernehmen kann und mehrere Prozessschritte als automatischer Workflow eingerichtet werden können. Dadurch werden sie verschlankt, standardisiert und vereinfacht.

Der Vorteil für Ihre Mitarbeitenden?

Die Automatisierung von Prozessen entlastet Ihre Mitarbeitenden. Dadurch entsteht für jedes Teammitglied mehr Zeit für kreative und wertschöpfende Aufgaben. In Workflows haben Prozessverantwortliche einen direkten Einblick, an welchem Prozessschritt gerade gearbeitet wird und Vertretungsmitarbeitende oder neue Mitarbeitende finden schneller in Prozesse herein. Zuletzt sind Änderungen innerhalb eines Prozesses ohne Umwege direkt im System umsetzbar.

24/7 Transparenz und bessere Datenqualität

Die einheitliche Datenbasis, die eine ERP-Software bietet, führt zur Vereinfachung von internen Kommunikationsketten. So können standardisierte Abläufe und ein gebündelter Informationsfluss entstehen. Wichtige Informationen stehen jederzeit zur Verfügung – ab Entstehungszeitpunkt. Und ein Wechsel zwischen verschiedenen Systemen ist nicht mehr notwendig.

Der Vorteil für Ihre Mitarbeitenden?

Niemand muss sich mehr mit Redundanzen, Inkonsistenzen und doppeltem Erfassungsaufwand auseinandersetzen. Außerdem ist es jederzeit möglich, sich einen verlässlichen und vollständigen Gesamtüberblick über das Unternehmen bzw. eine Abteilung zu verschaffen.

Beispiele:

  • Die Buchhaltung greift jederzeit auf aktuelle, konsolidierte Zahlen zurück, ohne dass aufwendige manuelle Recherchearbeit erledigt werden muss.
  • Für das Controlling führt das System die Echtzeit-Daten automatisiert zusammen, sodass im Handumdrehen aussagekräftige Analysen, Geschäftsprognosen und Kennzahlenübersichten erstellt werden können. Das manuelle Zusammensuchen der Daten entfällt.
  • Im Vertrieb können die eingepflegten Kundendaten von jedem der Vertriebsmitarbeitenden eingesehen werden.

Ortsunabhängig (zusammen-) arbeiten

ERP-Systeme fördern durch die Vernetzung von Abteilungen bzw. Prozessen automatisch die Zusammenarbeit. Dadurch rücken Ihre Standorte – zumindest digital – in ihrer Arbeitsweise näher zusammen.

Der Vorteil für Ihre Mitarbeitenden?

Sie können von überall aus arbeiten. Zumindest gibt die IT diese Möglichkeit her. Dies ist ein nicht zu unterschätzender Vorteil und auch eine wichtige USP (Unique Selling Proposition) für Sie als Arbeitgeber.

Wettbewerbsvorteil/Arbeitsplatzsicherheit

Es gibt sicherlich auch Teammitglieder, die das ERP-Projekt für ihre alltägliche Arbeit nicht benötigen. Auch wenn es zunächst nicht naheliegend ist: Auch diese Mitarbeitenden haben einen großen Vorteil durch das ERP-System.

Der Vorteil für Ihre Mitarbeitenden?

Die Arbeitsplatzsicherheit. Denn um sich im Wettbewerb behaupten zu können, müssen Unternehmen sich laufend verbessern und noch effizienter arbeiten. Je effizienter das Unternehmen also agiert, desto größer ist der Wettbewerbsvorteil und desto sicherer ist der Job des Einzelnen. Logisch, oder? Wenn das mal kein Argument ist, mit dem Sie jedes Teammitglied überzeugen können.

Brauchen Sie Unterstützung bei Ihrem ERP-Projekt?

Wir helfen gerne.