15. September 2022

ERP-Workshop: Wofür ist er und wie läuft er ab?

ERP Projektmethodik

Vielleicht haben Sie schon von ERP-Workshops gehört und sich gefragt, was genau dahinter steckt. Von der Feststellung “Wir brauchen eine (neue) ERP-Software” bis zur Entscheidung “Wir beauftragen Anbieter X mit der ERP-Software Y” vergeht einige Zeit. Zeit der Recherche, des Vergleichens und der Entscheidungsfindung. Welche Rolle ein ERP-Workshop dabei spielt und wie dieser abläuft, erklären wir in diesem Blogartikel.

Der Markt für ERP-Software ist riesig und bis die finale Entscheidung getroffen werden kann, müssen Unternehmen grob gesagt zwei Entscheidungen durchlaufen:

  1. Entscheidung für eine ERP-Software im Pool der Softwarelösungen
  2. Entscheidung für einen Anbieter im Pool der Anbieter, die diese ERP-Software anbieten

Die erste Entscheidung für eine ERP-Software treffen viele Unternehmen auf Basis einer ausgiebigen Internetrecherche. Es werden Blogs, Whitepaper, Dokumentationen, Guides und Funktionsbeschreibungen gewälzt und ggf. Test-Accounts erstellt.

Erst wenn es um die zweite Entscheidung geht, nehmen die meisten Unternehmen Kontakt zu den ERP-Anbietern auf. Schließlich lassen sich die anbietenden Unternehmen ansonsten nur schwer vergleichen. Außerdem erfahren Sie nur so, ob ein ERP-Anbieter Ihre spezifischen Abläufe unterstützt.

 

Was ist ein ERP-Workshop?

Ein ERP-Workshop ist eine Veranstaltung, bei der sich Kunde und ERP-Anbieter zusammensetzen und das geplante Projekt detailliert im Dialog zusammen durchsprechen. Indem Sie ERP-Workshops mit den ERP-Anbietern durchführen, die Sie ins Auge gefasst haben, können Sie sich abschließend die Frage beantworten, welcher ERP-Anbieter den Auftrag für das ERP-Projekt bekommt. Chronologisch betrachtet ist der ERP-Workshop also die letzte Stufe vor der Entscheidung für einen ERP-Anbieter inkl. ERP-Software.

Ein ERP-Workshop muss nicht zwingend durchgeführt werden, ist aber lohnenswert, wenn Sie noch keinen klaren Favoriten ermittelt haben. Aber auch wenn Sie schon einen Favoriten ermittelt haben, kann es sich lohnen, einen ERP-Workshop durchzuführen. Warum verraten wir Ihnen später.

Vorgespräch zum ERP-Workshop

Vor dem ERP-Workshop ist es erforderlich, dass die genauen Anforderungen und Prozesse an den ERP-Anbieter übermittelt werden. Aus dem Grund führen wir bereit ein Gespräch vor dem ERP-Workshop, in dem wir Ihre Strategie und Ziele und allgemein Anforderungen und Prozesse besprechen. So können wir Ihr Unternehmen vor dem Workshop besser einschätzen und uns passgenau auf den Workshop vorbereiten.

Aktive Mitarbeit ist gefragt

Es handelt sich beim ERP-Workshop nicht um eine allgemeine Informationsveranstaltung, sondern um einen individuell zugeschnittenen Workshop auf die spezifischen Anforderungen des Kunden. Dabei werden Informationen geliefert, die die Internetrecherche nicht beantworten könnte.

Es ist nicht so gedacht, dass Sie sich entspannt zurücklehnen und den Worten des ERP-Anbieters lauschen. Nutzen Sie die Chance und fühlen Sie den Unternehmen auf den Zahn. Wir können Ihnen nur ans Herz legen, sich gut vorzubereiten, Fragen zu stellen und aktiv mitzuarbeiten. In unserem Blogartikel “5 Fragen an Unternehmen für die ERP-Implementierung” geben wir Ihnen Fragen an die Hand und zeigen auch auf, woran Sie einen guten und einen schlechten ERP-Anbieter je nach Antwort erkennen können.

 

Wie läuft ein ERP-Workshop ab?

Ein ERP-Workshop findet häufig beim Kunden statt. Es ist nicht unüblich, dass in dem Rahmen das Unternehmen gemeinsam besichtigt wird, sodass die Prozesse nicht nur theoretisch, sondern auch praktisch erfasst werden und besser nachvollzogen werden können. Immer gängiger wird aber auch die Möglichkeit, einen ERP-Workshop Remote durchzuführen.

Grob können Sie sich die folgende Agenda vorstellen:

  • Vorstellung (Personen und Unternehmen)
  • ggf. Betriebsbesichtigung
  • Geplante Umsetzung der Anforderungen des Kunden (Vorstellung der ERP-Software (z. B. Microsoft Dynamics 365 Business Central) und ggf. Aufklärung über Add-Ons, Individualanpassungen und Schnittstellen zu bestehenden Systemen des Kunden)
  • Thematisierung der Prozesse (ggf. Anpassungen und Optimierungen)
  • Grobentwurf des Projektplans des ERP-Projekts (inkl. potenzielle Hindernisse/Risiken)
  • Klärung gegenseitiger Erwartungen und Aufgaben von ERP-Anbieter und Kunde*

*Besonders wichtig ist uns Teamwork im ERP-Projekt. Unsere Ansicht dazu teilen wir ausgiebig in unserem Blogartikel “Teamwork – 50:50 im ERP-Projekt”.

Im Nachgang werden alle Erkenntnisse aus dem Workshop in einem Analysedokument festgehalten und Ihnen zur Verfügung gestellt. Außerdem erhalten Sie in der Regel ein Angebot. Bei uns sind eine Aufwandseinschätzung und ein Schulungskonzept darin enthalten.

 

Wer sollte an einem ERP-Workshop teilnehmen?

Je nach Unternehmensgröße empfehlen wir folgende Konstellationen für den ERP-Workshop:

  • Seite des ERP-Anbieters: Potenzielle/-r Projektleiter/-in und Vertriebsmitarbeiter/-in (Erstkontakt)
  • Seite des Kunden: Geschäftsführung, Projektleitende, ggf. Key User

 

Welchen Nutzen habe ich als Kunde vom ERP-Workshop?

Individuelle Beratung

Sie als Kunde kriegen im ERP-Workshop genau dargelegt, wie Ihre Anforderungen umgesetzt werden und welchen Mehrwert Ihnen die ERP-Software bringen wird. Dabei haben Sie die Option, Fragen zu stellen, sollten Punkte unklar sein. Hier liegt der große Vorteil gegenüber der unpersönlichen Internetrecherche. Nutzen Sie die Chance und stellen Sie alle Fragen, die Ihnen im Zusammenhang mit dem Projekt am Herzen liegen.

Eintauchen in das Look-and-Feel der Software

Sie können sich online Videos ansehen und an Webinaren zu Ihrer Wunsch-Software teilnehmen. Aber: Im ERP-Workshop können Sie und Ihre Key User richtig ins Look-and-Feel der Software eintauchen. Je nach Vorkenntnissen werden Sie in die Benutzeroberfläche eingeführt und es wird zu den Bereichen navigiert, die für Ihr Unternehmen wichtig sind.

Kennenlernen des ERP-Anbieters

Ein ERP-Projekt dauert in der Regel mehrere Monate. Somit ist es wichtig, dass die Chemie stimmt und das Menschliche passt. Im ERP-Workshop haben Sie die Gelegenheit, Ihre künftigen Ansprechpersonen kennenzulernen. Nichts wäre fataler, als mitten im ERP-Projekt Ihren ERP-Anbieter wechseln zu müssen, weil Sie menschlich nicht auf einer Wellenlänge sind.

Genau dieser Punkt ist die Begründung dafür, warum sich ERP-Workshops auch dann lohnen, wenn Sie eigentlich auf Basis Ihrer ersten Internetrecherche schon einen klaren Favoriten ermittelt haben. Denn diese weichen Faktoren sind nicht zu unterschätzen und beeinflussen die ERP-Anbieter-Wahl maßgeblich.

 

Wie lange dauert ein ERP-Workshop und wie viel kostet er?

Ein ERP-Workshop dauert in der Regel zwei bis fünf Tage. Das richtet sich nach der Größe, dem Umfang und der Komplexität des Projekts.

In der Regel werden ERP-Workshops nicht kostenlos von ERP-Anbietern durchgeführt. Es ist üblich, einen festen Betrag dafür zu berechnen (exkl. Anreise, Unterkunft, Spesen).