24. März 2022

Excel für Berichtslayouts in Business Central nutzen

anaptis Blog Tipps

Die Dynamics 365 Business Central 2022 Release Wave 1 (Version 20) bringt, wie bereits angekündigt, ein spannendes neues Feature für das Report-Design mit. Ab April 2022 können Sie Excel für die Gestaltung von Berichtslayouts verwenden (genauso wie Word- und RDLC-Layouts). Die Excel-Fans erahnen es bereits: Mit Excel-Layouts können Sie also für Berichtslayouts die gesamte Palette der Excel-Funktionen wie Schieberegler, Diagramme, Grafiken und Pivot-Tabellen nutzen. Praktisch, oder? Offiziell erscheint diese Funktion erst im April 2022. Wie Sie die neue Funktion nutzen können, zeigen wir Ihnen aber schon exklusiv heute.

Excel-Layouts funktionieren im Grunde genommen genauso wie Word- und RDLC-Layouts, d. h. sie können bearbeitet und wieder in Dynamics 365 Business Central gespeichert werden. Wie das mit Word und RDLC funktioniert, haben wir in unserem Artikel “Berichtslayouts in Business Central selbst anpassen” beschrieben.

Jetzt zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Excel-Layout von Grund auf erstellen können.

 

1. Öffnen einer Berichtanforderungsseite

Wir nutzen beispielhaft den Bericht Debitor – Verkaufsübersicht. Sie können diese Funktion aber mit jedem Bericht verwenden, egal ob Standard- oder benutzerdefinierter Bericht.

Beachten Sie, dass nicht alle Standardberichte einen Datensatz haben, der für die Verwendung in einem Excel-Bericht optimiert ist. Einige von ihnen verwenden Aggregationen oder andere Berechnungen, die für das RDLC- oder Word-Layout optimiert sind. Das Gleiche gilt für Dokumente.

 

2. Ausführen des Berichts mit der Option “Excel-Dokument (nur Daten)”

Der Bericht generiert nun eine Excel-Datei mit Beispieldaten und den Feldern, die in der Berichtsdefinition verfügbar sind.

 

 Excel Berichtslayout in Business Central - Bericht wählen

Excel Berichtslayout in Business Central – Bericht wählen

 

In dieser Excel-Datei haben Sie zwei Tabellenblätter:

  1. Daten (mit Beschriftungen und Datensatzwerten für Ihren Datensatz) und
  2. Berichtsmetadaten (mit Filtern und Berichtseigenschaften)

Achtung: Für die Arbeit mit Excel-Layouts ist es wichtig zu wissen, dass das Tabellenblatt Daten die Grundlage Ihres Layouts ist. Nehmen Sie keine Änderungen an seiner Struktur vor,  benennen Sie die Felder nicht um und ändern Sie die Tabellen darin nicht.

 

3. Ergänzung eines weiteren Tabellenblatts (Layout)

Anschließend fügen Sie ein weiteres Tabellenblatt in der Excel-Datei hinzu, auf welchem Sie Ihr individuelles Berichtslayout erstellen. Wir nennen dies beispielhaft Benutzerdefiniert.

 

Excel Berichtslayout in Business Central - Excel-Datei

Excel Berichtslayout in Business Central – Excel-Datei

 

Auf diesem neuen Arbeitsblatt können Sie, ausgehend vom Arbeitsblatt Daten, alle verfügbaren Excel-Funktionen zur Erstellung eines Berichts nutzen. Sie können Diagramme, Formeln, Schriftarten, Formatierungen, das Hinzufügen von Bildern, die Verwendung von PowerQuery und viele weitere Excel-Funktionen verwenden.

 

4. Export und Test des Layouts

Um das Layout zu testen, importieren Sie es einfach als benutzerdefiniertes Layout in Dynamics 365 Business Central.

Dafür speichern Sie die Excel-Datei zunächst ab. Dann öffnen Sie die Seite Berichtslayouts, wählen Ihren Bericht aus (hier Bericht-ID = 119) und klicken auf Neues Layout.

 

03 Excel Berichtslayout in Business Central - Neues Layout festlegen

Excel Berichtslayout in Business Central – Neues Layout festlegen

 

Hier können Sie den Typ des hinzuzufügenden Layouts und seine Eigenschaften auswählen. Wählen Sie als Formatoptionen Excel und vergeben Sie einen Namen für Ihr neu erstelltes Excel-Layout:

 

04 Excel Berichtslayout in Business Central - Neues Layout Details

Excel Berichtslayout in Business Central – Neues Layout Details

 

Klicken Sie dann auf OK. Das System fordert Sie nun auf, Ihre Excel-Datei hochzuladen, in welcher Sie das Layout definiert haben. Das Layout wird dann als benutzerdefiniertes Layout für den ausgewählten Bericht importiert (Layouttyp ist Excel).

Sie können dieses neu erstellte Excel-Layout als Standard für Ihren Bericht festlegen, indem Sie auf die Schaltfläche Standard festlegen klicken:

 

06 Excel Berichtslayout in Business Central - Neues Layout als Standard festlegen

Excel Berichtslayout in Business Central – Neues Layout als Standard festlegen

 

5. Ausführen des Berichts mit dem neuen Layout

Nachdem das System bestätigt hat, dass das Layout verwendet werden kann, können Sie nun auf die Anforderungsseite gehen und den Bericht mit Ihrem neuen Layout ausführen. Dieser Bericht hat nun standardmäßig ein Excel-Layout, sodass eine Schaltfläche zum Herunterladen erscheint:

 

07 Excel Berichtslayout in Business Central - Bericht herunterladen

Excel Berichtslayout in Business Central – Bericht herunterladen

 

Wenn Sie auf Herunterladen klicken, wird der Bericht auf Ihren Computer heruntergeladen und das Layout wird automatisch ausgefüllt. Der Einfachheit halber haben wir als Beispiel einfach ein Diagramm mit den Umsätzen pro Kunde hinzugefügt. Dafür haben wir ein neues Diagramm mit den Datenspalten Customer_Name und AmtSalesLCY erstellt.

 

08 Excel Berichtslayout in Business Central - Neues benutzerdefiniertes Berichtslayout

Excel Berichtslayout in Business Central – Neues benutzerdefiniertes Berichtslayout

 

Ein letzter Hinweis: Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Beitrags unterstützen die Excel-Layouts keine Übersetzungen. Die Feldnamen im Excel-Datenarbeitsblatt sind die AL-Feldnamen (die in der Tabelle oder im Datensatz definiert sind). Sie können nicht geändert werden!

Und was sagen Sie zu der neuen Funktion? Wir sind begeistert und freuen uns schon auf April!

Haben Sie Fragen zu Berichtslayouts in Dynamics 365 Business Central?

Sprechen Sie uns gerne an.