8. April 2021

Excel-Integration in Dynamics 365 Business Central

anaptis Blog Tipps

Der Büroalltag ohne Microsoft Excel ist wie Weihnachten ohne Geschenke: Unvorstellbar. So überrascht es nicht, dass Sie in der ERP-Lösung Dynamics 365 Business Central Ihre Daten ganz einfach in einer Excel-Tabelle öffnen und dort bearbeiten können. Dabei haben Sie zwei Wahlmöglichkeiten: “In Excel öffnen” oder “In Excel bearbeiten”. Ist das nicht das Gleiche? Nein, es gibt einige kleine, aber sehr wichtige Unterschiede, die Sie kennen sollten. Deshalb haben wir diese hier zusammengefasst. Zudem finden Sie hier auch eine Anleitung, wie Sie das Excel Add-In installieren können. Keine Sorge, wofür Sie dies benötigen, werden Sie zu dem Zeitpunkt bereits wissen. 

 

Dynamics 365 Business Central bietet die Möglichkeit, Geschäftsdaten auch in Microsoft Excel zu bearbeiten. Bei der Bearbeitung von Seiten, welche eine Liste von Datensätzen in Zeilen und Spalten anzeigen, können Sie die Datensätze in Microsoft Excel anzeigen. Dazu haben Sie folgende zwei Möglichkeiten:

  1. In Excel öffnen
  2. In Excel bearbeiten

 

Das klingt zwar erstmal nahezu gleich. Allerdings gibt es wichtige Unterschiede. Diese werden im Folgenden kurz erläutert.

Excel Add-In Option 1: In Excel öffnen

Die Funktion “In Excel öffnen” ist im Grunde genommen eine schnelle und einfache Methode, um Daten aus Dynamics 365 Business Central zu exportieren. Dadurch können Sie die Daten dann beispielsweise bearbeiten, analysieren, drucken oder an Kollegen versenden.

Was passiert genau, wenn Sie auf den Button klicken?
Die Daten aus der von Ihnen geöffneten Listenansicht in Dynamics 365 Business Central werden in ein Excel-Arbeitsblatt übertragen. Dabei respektiert Excel alle Filter, die auf der Seite gesetzt sind, die die angezeigten Datensätze einschränken. Das Excel-Arbeitsblatt enthält also die gleichen Zeilen und Spalten, die auf der Seite in Dynamics 365 Business Central angezeigt werden.

Sie können dann Änderungen der Datensätze in Excel vornehmen, aber Sie können die Änderungen nicht in Dynamics 365 Business Central veröffentlichen. Das bedeutet, dass Sie die Änderungen in die Excel-Datei nur auf dem Computer speichern können.

Excel Add-In Option 2: In Excel bearbeiten

Mit der Funktion “In Excel bearbeiten” können Sie Ihre Daten ebenfalls aus Dynamics 365 Business Central exportieren und diese bearbeiten, analysieren, drucken oder an Kollegen versenden. Nachfolgend erläutern wir den kleinen aber feinen Unterschied.

Was passiert genau, wenn Sie auf den Button klicken?
Wenn Sie Ihre Daten über die Option “in Excel bearbeiten” exportieren, werden die Änderungen, die Sie an den Daten in Excel vornehmen, wiederum in Dynamics 365 Business Central übertragen. Sie nutzen dabei automatisch das Excel Add-In, welches in der Lage ist, Ihre Dynamics 365 Business Central Daten zu lesen und zu bearbeiten. Beachten Sie, dass Sie sich dafür mit Ihren Anmeldedaten einloggen müssen.

Im Gegensatz zu der zuvor vorgestellten Option “In Excel öffnen” werden bei der Funktion “In Excel bearbeiten” die gesetzten Filter nicht alle berücksichtigt. Es kann also vorkommen, dass Sie in dem Excel-Arbeitsblatt, welches geöffnet wird, mehr Daten vorfinden als zuvor in Dynamics 365 Business Central. Ist dies der Fall, haben Sie aber noch immer die Möglichkeit, in Excel zu filtern und so die Ansicht anzupassen. Wichtig ist nur, dass Sie die Struktur der Tabelle nicht verändern (z. B. Umbenennung von Spalten). Dies würde dazu führen, dass die Übernahme der Änderungen in Dynamics 365 Business Central nicht reibungslos funktioniert.

Der Vorteil der “In Excel bearbeiten”-Funktion ist also, dass sie Ihnen ermöglicht, Änderungen an Datensätzen in Excel vorzunehmen und die Änderungen dann zurück in Dynamics 365 Business Central zu veröffentlichen.

Excel Add-In bereitstellen

Für Dynamics 365 Business Central Cloud kann der Administrator das Add-In für alle Benutzer bereitstellen. Die Benutzer können das Add-In aber auch selbst installieren, sofern sie die Berechtigung haben, ihre Office-Anwendungen zu konfigurieren.

Nachfolgend erläutern wir beide Wege:

1. Bereitstellung des Excel Add-Ins als Administrator für alle Benutzer

Möchten Sie das Add-In als Administrator für alle Benutzer bereitstellen, müssen Sie die folgenden Schritte befolgen:

  1. Anmeldung als Administrator auf der Microsoft-Website und Suche nach dem Excel Add-In
  2. Auswahl der Schaltfläche “Jetzt herunterladen” (Weiterleitung zum Microsoft 365 Admin Center)
  3. Navigation zum linken Bereich “Einstellungen” und Auswahl der “Add-Ins”
  4. Angabe der Benutzer im Bereich “Add-In konfigurieren”
  5. Speicherung der Änderungen

2. Lokale Bereitstellung des Excel Add-Ins als Benutzer

Möchten Sie das Add-In als Benutzer bereitstellen, müssen Sie die folgenden Schritte befolgen:

  1. Öffnen einer beliebigen Excel-Arbeitsmappe
  2. Navigieren zu der Registerkarte “Einfügen” und der Option “Office-Add-Ins” und Auswahl der Schaltflächen “Admin verwaltet” bzw. “Speichern”
  3. Suche nach dem Dynamics Office Add-In und Installation des Add-Ins

Wenn das Add-In installiert ist, wird es als ein Panel in Excel angezeigt. Als Nächstes müssen Sie die Verbindung konfigurieren. Dafür gehen Sie wie folgt vor:

  1. Auswahl der Option “Serverinformationen hinzufügen” im Dynamics 365 Excel-Add-In und Eingabe von “https://exceladdinprovider.smb.dynamics.com” im Feld Server-URL
  2. Auswahl der Schaltfläche “OK” und Bestätigung der Neu-Ladens
  3. Anmeldung mit dem Azure Active Directory-Konto (bei Aufforderung)
  4. Auswahl der Umgebung und des Unternehmen, mit denen Sie sich verbinden möchten

Das Add-In ist nun mit Ihrem Dynamics 365 Business Central verbunden und Sie können Daten bearbeiten und die Änderungen in Dynamics 365 Business Central veröffentlichen.

Systemvoraussetzung: Bitte beachten Sie, dass Sie zur Verwendung des Add-Ins mindestens Microsoft Excel 2019 oder eine aktuellere Version benötigen.