6. September 2021

Externer Buchhalter in Dynamics 365 Business Central

Sie nutzen Dynamics 365 Business Central und möchten Ihren externen Buchhalter effizient in Ihre Prozesse einbinden? Dabei handelt es sich um eine Funktionalität, die in Ihrer Lizenz enthalten ist. In diesem Blogartikel erklären wir Ihnen alles, was Sie dazu wissen müssen.

Wie viele Lizenzen für externe Buchhalter in Dynamics 365 Business Central gibt es?

Unabhängig von der gewählten Produktedition (Essentials oder Premium) und der Anzahl der Nutzer können Sie ohne weitere Kosten bis zu drei externe Buchhalter einladen. Auch wenn diese drei Benutzer kostenfrei nutzbar sind, werden sie nicht automatisch zu Ihrem Mandanten hinzugefügt. Ihr CSP-Partner (Cloud Solution Provider) muss dies für Sie erledigen. Wenn er dies noch nicht getan hat, erhalten Sie die Fehlermeldung “Keine externe Buchhalterlizenz verfügbar”. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Administrator.

Welche Rechte haben die externen Buchhalter in Dynamics 365 Business Central?

Hinsichtlich des Funktions- und Rechteumfangs haben diese drei Lizenzen die gleichen Rechte wie Ihre Standardlizenz. Dabei ist lediglich der Zugriff auf die Benutzereinrichtung und die Administration ausgenommen.

Sie legen fest, was diese Benutzer in Ihrer Dynamics 365 Business Central Instanz tun oder eben nicht tun können.

Wie kann ich externe Buchhalter zu Dynamics 365 Business Central hinzufügen?

Der Benutzer, der den externen Buchhalter einladen soll, muss die Rolle “Globaler Administrator” oder “Benutzeradministrator” im Microsoft 365 Admin Center zugewiesen werden.

Anschließend lauten die Schritte wie folgt:

Externer Buchhalter in Dynamics 365 Business Central

Externer Buchhalter in Dynamics 365 Business Central

  1. Öffnen Sie die Seite “Benutzer”.
  2. Fügen Sie den externen Buchhalter über “Prozess” > “Externen Buchhalter einladen” hinzu.
  3. Lesen und akzeptieren Sie die Meldung, die angezeigt wird.
  4. Füllen Sie die Pflichtfelder und damit die Kontaktdaten des externen Buchhalters* aus und schließen Sie den Prozess ab.
  5. Bei erfolgreichem Abschluss des Prozesses erhalten Sie eine Erfolgsmeldung und Ihr externer Buchhalter erhält eine Willkommens-E-Mail mit einer URL zum Anmelden.

*Voraussetzung dafür ist, dass der Buchhalter eine Arbeitsadresse hat, die auf Azure Active Directory basiert. Wenn der Buchhalter eine andere Art von E-Mail verwendet, kann die Einladung nicht gesendet werden.

Möchten Sie über den Umgang mit externen Buchhaltern in Dynamics 365 Business Central erfahren?