Begriffe auf den Punkt gebracht

Kassenbuch

Das Kassenbuch ist ein Bestandteil des Rechnungswesens, in dem sämtliche Bezahlvorgänge festgehalten werden. Zu den Bezahlvorgängen gehören Bareinzahlungen und -auszahlungen sowie Einlagen und Entnahmen. Durch die Führung des Kassenbuchs ist es jederzeit möglich, den Kassenbestand zu ermitteln.

Pflicht für die Führung eines Kassenbuchs

Der Gesetzgeber verpflichtet Unternehmer zur Führung des Kassenbuchs, da Bargeschäfte ansonsten häufig als Gelegenheit genutzt wurden bzw. werden, um Umsätze zu unterschlagen und damit Steuern zu hinterziehen.

Zur Führung des Kassenbuchs sind folgende Unternehmen verpflichtet:

  • Unternehmen, die auch die doppelte Buchführung anwenden müssen
  • Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind (auch freiwillig)
  • Unternehmen, die nach Art und Umfang einen kaufmännischen Betrieb erfordern

Freiberufler müssen dem Finanzamt beispielsweise lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung vorlegen. Jedoch können sie zur Führung des Kassenbuchs verpflichtet werden, wenn hauptsächlich Einnahmen durch Bargeschäfte erwirtschaftet werden. Das betrifft vor allem Branchen wie die Gastronomie, Friseure oder Einzelhändler. Außerdem kann jeder natürlich freiwillig ein Kassenbuch führen.

Anforderungen an ein Kassenbuch

Anforderungen an die Form

Die Anforderungen zu Führung des Kassenbuchs basieren auf der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB). Der oberste Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit lautet: „Die Geschäftsvorfälle müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden.“ (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO)

Detaillierter gibt es folgende Anforderungen:

  • Aufbewahrungspflicht
  • Einzelaufzeichnungspflicht
  • keine Buchung ohne Beleg
  • Nachvollziehbarkeit
  • Revisionssicherheit und Unveränderbarkeit
  • Sprache
  • zeitnahe Erfassung

Die Form obliegt dem Unternehmen – entweder in elektronischer Form oder Papierform.

Anforderungen an den Inhalt

Außerdem sind beim Inhalt einige Standards einzuhalten:

  • Angabe des Datums je Geschäftsfall
  • Angabe eines Anfangsbestands
  • Beilage des Belegs
  • Ermittlung von Salden je Periode
  • Führung von Belegnummern
  • Führung von Buchungstexten mit ergänzenden Erläuterungen
  • Führung der Umsatzsteuersätze (19 % oder 7 %)
  • Führung der Währung
  • Kennzeichnung als Bargeldeinnahmen oder Bargeldauszahlungen
  • Kontenform (Gegenüberstellung von Bargeldeinnahmen und Bargeldauszahlungen)

Fehlerhafte Kassenbuchführung

Findet das Finanzamt Fehler in einem Kassenbuch, wird zunächst um eine Nachbesserung gebeten. Bei schweren Verstößen können allerdings auch Bußgelder, gewerberechtliche Sanktionen, Hinzuschätzungen oder sogar Freiheitsstrafen bei Steuerhinterziehung drohen.

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