Begriffe auf den Punkt gebracht

Proformarechnung

Theo Technologiedolmetscher

Die Proformarechnung ist entgegen der Begrifflichkeit keine Rechnung im klassischen Sinne. Es steht keine Zahlungsaufforderung dahinter und die inhaltlichen Angaben sind im Vergleich zur klassischen Rechnung andere.

Stattdessen handelt es sich bei der Proformarechnung um einen Beleg, der benötigt wird, wenn beispielsweise der Wert einer Sendung angegeben werden soll. Dies hat in der Regel steuerliche Hintergründe.

Anwendung der Proformarechnung

Bereiche, in denen die Proformarechnung zum Tragen kommt, sind die folgenden:

  • Nachweis des Warenwerts bei Austausch der Ware oder von Ersatzteilen
  • Nachweis des Warenwerts bei Geschenken
  • Nachweis des Warenwerts bei Spenden
  • Nachweis des Warenwerts bei unentgeltlichen Warensendungen (z. B. Mustersendung)
  • Nachweis des Warenwerts in Handelsgeschäften mit Ländern außerhalb der EU*

*Häufig findet die Proformarechnung bei Auslandsgeschäften mit Ländern, die nicht zur EU gehören, Anwendung. Dadurch kann der Empfänger den Beamten des Zolls oder einer Finanzbehörde den Wert und Inhalt der Ware glaubwürdig machen. Grundlage dazu ist die Deklarationspflicht. Das heißt, dass jeder Export von Waren und Dokumenten, die nicht zur EU gehören, gemeldet werden muss.

Einsatz in der Buchhaltung

Durch die Proformarechnung ist es in der Buchhaltung möglich, eine Originalrechnung zu ersetzen, die noch nicht eingetroffen ist. Die Funktion gleicht einem Eigenbeleg. Ist der Originalbeleg allerdings eingetroffen, muss ein Austausch erfolgen, da nur die Originalrechnung anerkannt ist und die notwendigen Voraussetzungen erfüllt.

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