Changemanagement im ERP-Projekt.

Mehr als nur ein Softwareprojekt:

ERP-Projekte sind in der Regel keine kleinen Projekte, die schnell und vollständig reibungslos verlaufen. Zu unserer Aufgabe als langfristiger Partner zählt es, Ihnen als Interessenten ehrlich zu sagen, dass Sie maßgeblich selbst für den Erfolg des ERP-Projekts verantwortlich sind – Stichwort: Changemanagement im ERP-Projekt.

Es kommt viel Arbeit auf Sie zu, die wir Ihnen genauso wenig abnehmen können wie irgendein anderer ERP-Anbieter. Schließlich stoßen Sie mit einer neuen ERP-Lösung im Bestfall Veränderungsprozesse im Unternehmen an und sollten Ihre Mitarbeiter auf diese Reise der Veränderung mitnehmen. Damit Sie gut vorbereitet und mit einer realistischen Vorstellung in Ihr bevorstehendes Projekt starten können, möchten wir Ihnen nun einen Überblick über unsere Erfahrungen, Do’s und Don’ts im Changemanagement geben.

Machen Sie es besser:

Ihre Herausforderung: Lernen Sie aus vergangenen ERP-Projekten.

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    Ziele nicht ausreichend definiert

    ERP-Projekte können scheitern, wenn Ziele zu oberflächlich definiert werden. Denn wenn es keine Ziele gibt, die für alle Mitarbeiter transparent und nachvollziehbar sind, ist das Projekt bereits zum Scheitern verurteilt.

    Daraus folgt, dass Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert sein sollten. Ein Ziel in dem Sinne ist keine Prozessoptimierung. Das wäre zu vage, sodass es  im Endeffekt schwer nachvollziehbar wäre, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht.

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    Fehlende oder schlechte Kommunikation

    ERP-Projekte können scheitern, wenn nicht offen kommuniziert wird, warum das Projekt durchgeführt wird, welche Vorteile es für das Unternehmen, aber auch den Einzelnen bringt und welche Aufgaben zu erledigen sind. Warum? Veränderungen sind immer mit Emotionen verbunden und für viele Menschen nicht einfach zu bewältigen.

    Die Kommunikation ist demzufolge das A und O bei einem so einflussreichen Projekt und trägt entscheidend dazu bei, ob ein ERP-Projekt gelingt oder eben nicht.

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    Fehlende Mitarbeit des Kunden

    ERP-Projekte können scheitern, wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens nicht die ausreichende Zuarbeit neben ihrem regulären Tagesgeschäft leisten können. Dazu zählt das Testen von Funktionen, die Erlernung der Bedienung der Anwendung sowie die Abgabe von Feedback. Denn keine Software wird die gewünschten Ziele erbringen, wenn die Bereitschaft dazu fehlt.

    Wir als ERP-Anbieter können die beste Software der Welt bereitstellen. Jedoch hat diese keinen Nutzen, wenn das Unternehmen und die Mitarbeiter sich nicht am Projekt beteiligen. Erfahrungsgemäß sprechen wir von einer 50:50-Aufgabenteilung. Sie als Kunde müssen also Engagement zeigen und wissen, worauf Sie sich einlassen und was ein ERP-Projekt bedeutet.

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    Widerstand der Mitarbeiter

    ERP-Projekte können scheitern, wenn der Widerstand der Mitarbeiter einem Projekt entgegensteht. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter – überspitzt gesprochen – erst zum Tag der Softwareeinführung mit den Neuigkeiten konfrontieren und von oben herab bestimmen, dass der Alltag durch die neue Software nun komplett neu gestaltet wird, werden Sie auf Widerstand stoßen. Ihre Mitarbeiter wehren sich, sind unzufrieden und das ERP-Projekt ist zum Scheitern verurteilt.

    Warum? Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Das trifft auf jeden von uns zu und ist auch nicht verwerflich. Dieses Wissen müssen Sie als Geschäftsführer nur nutzen und dem präventiv entgegenwirken. An dieser Stelle kommt wieder die Kommunikation ins Spiel.

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    Technische Schwierigkeiten

    ERP-Projekte können aus technischen Gründen (z. B. problembehafteten Schnittstellen zu anderen Systemen) oder aufgrund von Hardware-Problemen scheitern. Die Chance, dass dieser Fall eintritt, ist allerdings gering. Schließlich verbessern sich die technischen Möglichkeiten laufend und es gibt kaum Anforderungen, die nicht umsetzbar sind.

So gelingt es:

Ihre Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Changemanagement.

Argumentation und Kommunikation

Für ein erfolgreiches Projekt ist es wichtig, dass die Geschäftsführung und weitere maßgebliche Entscheider die Philosophie und die Vorgehensweise kennen und das gemeinsame Vorhaben im eigenen Unternehmen argumentieren und zur engagierten Zusammenarbeit aufrufen. Dadurch halten Sie die Motivation und Kommunikation während des gesamten Projekts aufrecht, um Offenheit und Akzeptanz in Ihrem Team zu erreichen und die erforderliche Zuarbeit gewährleisten zu können.

Umfassendes Kick-Off Meeting

Jedes Transformationsprojekt sollte mit einem Kick-Off Meeting starten, das neben den organisatorischen Pflichten auch die Erwartungen aller beteiligten Personen in Ihrem Unternehmen thematisiert. Gleichzeitig dient das Kick-Off Meeting dazu, das notwendige Verständnis für die Herausforderungen und Voraussetzungen zu schaffen, sodass keine Missverständnisse entstehen und harmonierende Gruppen zusammenarbeiten.

Regelmäßiges Feedback

Um Widerständen und Orientierungslosigkeit entgegenzuwirken, empfiehlt sich außerdem das Einholen von Feedback. Bestenfalls machen Sie dies nicht nur zum Ende des Projekts, sondern regelmäßig während des laufenden Projekts.

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Sicherung der Kultur/Denkweise

Am Ende ist es wichtig, die Transformation in der Unternehmenskultur zu verankern. So meiden Sie Rückfälle und stellen auch für die Zukunft eine bestimmte Wandlungsfähigkeit sicher.

Nachgefragt:

Was ist Changemanagement und warum muss es das geben?

Ich bin es wieder, Theo. Obwohl ich von Haus aus Technologiedolmetscher bin, kenne ich mich auch mit der psychologischen, menschlichen Komponente eines ERP-Projekts gut aus und möchte diese erklären.

Im Fokus des Changemanagements steht, wie der Name schon sagt, die Veränderung. So umfasst es sämtliche Maßnahmen, die darauf abzielen, Veränderungen bzw. eine Transformation in einem Unternehmen herbeizuführen. Ein Beispiel für eine solche Veränderung wäre die Einführung einer neuen Software.

Warum ist das Changemanagement im ERP-Projekt notwendig?
Viel zu häufig wird der Begriff der digitalen Transformation nur auf das Digitale reduziert und die fortlaufende Transformation eines Unternehmens unter den Teppich gekehrt. Das ist auch erst einmal nicht wunderlich – schließlich begleiten die meisten Managementteams ein solch großes Projekt nur wenige Male, sodass ihnen die Erfahrung in der Leitung von Veränderungsprojekten fehlt. Dadurch bleiben allerdings wichtige Steps wie Zielformulierungen, Kommunikation, die Änderung der Denkweise und Kultur häufig auf der Strecke, wenn nicht genügend darüber aufgeklärt wird.

In wenigen Schritten zum Erfolg:

Beispielhafter Ablauf für für Changemanagement während eines ERP-Projekts.

Es gibt kein Einheitsschema, das für alle Unternehmen passt. Deshalb müssen Sie Ihren eigenen Weg finden, um Ihre Ziele und Ihren Erfolg zu erreichen. Dabei können wir Sie gerne unterstützen und Ihnen beratend zur Seite stehen. Aber wie bereits erwähnt, können wir Ihnen die Arbeit nicht abnehmen. Wir teilen gerne unsere Erfahrungen zum Thema Changemanagement im ERP-Projekt aus mehr als 20 Jahren im Geschäft, jedoch ist jedes Unternehmen individuell und somit auch jedes Projekt anders.

Schritt 1: Bedarf erkennen
In dieser Phase erkennt ein Unternehmen einen dringenden Handlungsbedarf. So stellen Sie fest, dass Ihre Technologien inkl. Ihre Unternehmenskultur und -denkweise träge geworden sind und zeitnah verändert werden müssen.
Schritt 2: Anfrage
Sie suchen einen passenden Anbieter und äußern beispielsweise Ihr Interesse für ein ERP-Einführungs- oder Upgrade-Projekt mit uns.
Schritt 3: Qualifizieren
Wir qualifizieren Ihre Anfrage, indem wir uns bei Ihnen melden und ein kostenloses Erstberatungsgespräch vereinbaren.
Schritt 4: Erstberatung
In einem unverbindlichen, ersten Gespräch lernen wir uns kennen und sehen, ob die Chemie zwischen uns stimmt. Sie prüfen, ob wir der richtige Partner für Ihr Vorhaben sind und die Software die Richtige für Ihre Belange ist. Sollten Sie uns auch nach diesem Schritt weiterhin Ihr Interesse signalisieren, fahren wir mit einer Präsentation bzw. einem Workshop fort.
Schritt 5: Präsentation/Workshop
Anschließend schauen wir uns die Softwarelösung Dynamics 365 Business Central gemeinsam an. Dazu senden Sie uns vorab Ihre Demodaten und wir bereiten eine passgenaue Präsentation vor. So können wir auf Ihre individuellen Fragen und Wünsche eingehen. Sollten Sie uns auch nach diesem Schritt weiterhin Ihr Interesse signalisieren, gehen wir gemeinsam in die Detailphase.
Schritt 6: Prolog zur Grobplanung
Jetzt geht es richtig los. Nach der Präsentation bzw. dem Workshop schätzen wir den monetären und zeitlichen Aufwand und erarbeiten Ihr individuelles Konzept. Anschließend liegt es an Ihnen, zu entscheiden, ob Sie das ERP-Einführungs- oder Upgradeprojekt mit uns angehen möchten. Wenn Sie uns zusagen, starten wir das Projekt gemeinsam. Nehmen Sie dann Ihre Mitarbeiter auf die Transformationsreise mit, indem Sie Ihre überzeugenden Ziele, einen ansprechenden Projektnamen sowie Maßnahmenplan in Ihrem Kickoff-Meeting kommunizieren. Bauen Sie ein verantwortliches Team auf und schaffen Sie ein Veränderungsbewusstsein.
Schritt 7: Durchführung
Nach Ihrer Zusage beginnt das agile Projekt gemäß unserer anaptis Projektmethodik. Durch die Zusammenarbeit mit dem Start-up Echometer können wir Ihnen ein leistungsstarkes Feedback-Tool anbieten, welches über das gesamte Projekt die Stimmung im Team misst. Dabei verfolgen wir das Ziel, die Zufriedenheit der Beteiligten zu messen und eventuell aufkommenden Schwierigkeiten schnellstmöglich entgegenzuwirken. So können sich Ihre Mitarbeiter engagieren und den Verlauf des Projekts nach ihren Wünschen mitgestalten.
Schritt 8: Gleichgewicht finden
Haben Sie Ihre Ziele erreicht? Das ist super, aber damit ist das Changemangement im ERP-Projekt noch nicht ganz geschafft. Gewöhnen Sie Ihre Mitarbeiter um und verankern bzw. sichern Sie die Veränderung in Ihrer Unternehmenskultur. Denn diese Stabilisierung ist wichtig, um Rückfälle zu vermeiden, ein neues Gleichgewicht herzustellen sowie auch für die Zukunft eine bestimmte Wandlungsfähigkeit zu sichern.
Worauf warten Sie noch?

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