Changemanagement im ERP-Projekt.

Mehr als nur ein Softwareprojekt:

Reden wir es nicht schön: ERP-Projekte sind in der Regel keine kleinen Projekte, die mal eben nebenbei laufen. Zu unserer Aufgabe als langfristiges Partnerunternehmen zählt es, Ihnen als Interessent ehrlich zu sagen, dass Sie maßgeblich selbst für den Erfolg des ERP-Projekts verantwortlich sind – Stichwort: Changemanagement im ERP-Projekt.

Es kommt viel Arbeit auf Sie zu, die wir Ihnen genauso wenig abnehmen können wie irgendein anderes ERP-Unternehmen. Schließlich stoßen Sie mit einer neuen ERP-Lösung im Bestfall Veränderungsprozesse im Unternehmen an und sollten Ihre Mitarbeitenden auf diese Reise der Veränderung mitnehmen. Damit Sie gut vorbereitet und mit einer realistischen Vorstellung in Ihr bevorstehendes Projekt starten können, möchten wir Ihnen nun einen Überblick über unsere Erfahrungen sowie über Do’s und Don’ts im Changemanagement geben.

Machen Sie es besser:

Ihre Herausforderung: Lernen Sie aus vergangenen ERP-Projekten.

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    Unklare Ziele

    ERP-Projekte können scheitern, wenn Ziele zu oberflächlich definiert werden. Denn wenn es keine Ziele gibt, die für alle Mitarbeitenden transparent und nachvollziehbar sind, ist das Projekt bereits zum Scheitern verurteilt.

    Daraus folgt, dass Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert sein sollten. Einfach zu sagen, die Prozessoptimierung ist unser Ziel, wäre also nicht ausreichend. Das wäre zu vage, sodass es im Endeffekt schwer nachvollziehbar wäre, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht.

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    Fehl-Kommunikation

    ERP-Projekte können scheitern, wenn nicht offen kommuniziert wird, warum das Projekt durchgeführt wird, welche Vorteile es für das Unternehmen, aber auch die einzelnen Personen bringt und welche Aufgaben zu erledigen sind. Warum? Veränderungen sind immer mit Emotionen verbunden und für viele Menschen nicht einfach zu bewältigen.

    Die Kommunikation ist demzufolge das A und O bei einem so einflussreichen Projekt und trägt entscheidend dazu bei, ob ein ERP-Projekt gelingt oder eben nicht.

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    Passive Haltung

    ERP-Projekte können scheitern, wenn die Mitarbeitenden eines Unternehmens keine ausreichende Zuarbeit neben ihrem regulären Tagesgeschäft leisten können. Dazu zählt das Testen von Funktionen, das Erlernen der Bedienung der Anwendung sowie die Abgabe von Feedback. Denn keine Software wird Ihnen die gewünschten Ziele erbringen, wenn die Bereitschaft fehlt, die Lösung mitzugestalten.

    Wir als ERP-Unternehmen können die beste Software der Welt bereitstellen. Jedoch hat diese keinen Nutzen, wenn das Unternehmen und die Mitarbeitenden sich nicht am Projekt beteiligen. Erfahrungsgemäß sprechen wir von einer 50:50-Aufgabenteilung. Sie als User müssen also Engagement zeigen und wissen, worauf Sie sich einlassen und was ein ERP-Projekt bedeutet.

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    Technische Probleme

    ERP-Projekte können aus technischen Gründen (z. B. problembehafteten Schnittstellen zu anderen Systemen) oder aufgrund von Hardware-Problemen scheitern. Die Chance, dass dieser Fall eintritt, ist allerdings gering. Schließlich verbessern sich die technischen Möglichkeiten laufend und es gibt kaum Anforderungen, die nicht umsetzbar sind. Nichtsdestotrotz nennen wir den Punkt hier der Vollständigkeit halber.

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    Widerstand der Mitarbeitenden

    ERP-Projekte können scheitern, wenn der Widerstand der Mitarbeitenden einem Projekt entgegensteht. Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden – überspitzt gesprochen – erst zum Tag der Softwareeinführung mit den Neuigkeiten konfrontieren und von oben herab bestimmen, dass der Alltag durch die neue Software nun komplett neu gestaltet wird, werden Sie sicher auf Widerstand stoßen. Ihre Mitarbeitenden wehren sich, sind unzufrieden und das ERP-Projekt ist zum Scheitern verurteilt.

    Warum? Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Das trifft auf alle von uns zu und ist auch nicht verwerflich. Dieses Wissen müssen Sie als Geschäftsführung nur nutzen und dem präventiv entgegenwirken. An dieser Stelle kommt wieder die Kommunikation ins Spiel.

So gelingt es:

Ihre Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Changemanagement.

Begründung und Diskurs

Für ein erfolgreiches Projekt ist es wichtig, dass die Geschäftsführung und weitere entscheidungsbefugte Personen die Philosophie und die Vorgehensweise kennen. Das gemeinsame Vorhaben im eigenen Unternehmen zu argumentieren und zur engagierten Zusammenarbeit aufzurufen darf auch nicht fehlen. Dadurch halten Sie die Motivation und Kommunikation während des gesamten Projekts aufrecht, um Offenheit und Akzeptanz in Ihrem Team zu erreichen und die erforderliche Zuarbeit gewährleisten zu können.

Umfassendes Kick-Off Meeting

Jedes Transformationsprojekt sollte mit einem Kick-Off Meeting starten, das neben den organisatorischen Pflichten auch die Erwartungen aller beteiligten Personen in Ihrem Unternehmen thematisiert. Gleichzeitig dient das Kick-Off Meeting dazu, das notwendige Verständnis für die Herausforderungen und Voraussetzungen des Projekts zu schaffen, sodass keine Missverständnisse entstehen und harmonierende Gruppen zusammenarbeiten.

Regelmäßiges Feedback

Um Widerständen und Orientierungslosigkeit entgegenzuwirken, empfiehlt sich außerdem das Einholen von Feedback. Bestenfalls machen Sie dies nicht nur zum Ende des Projekts, sondern regelmäßig während des laufenden Projekts.

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Sicherung der Kultur

Am Ende ist es wichtig, die Transformation in der Unternehmenskultur zu verankern. Warum? So meiden Sie “Rückfälle” zur alten Denkweise und stellen auch für die Zukunft eine bestimmte Wandlungsfähigkeit Ihres Unternehmens und der Belegschaft sicher.

Nachgefragt:

Was ist Changemanagement und warum muss es das geben?

Theo Technologiedolmetscher erklärt

Ich bin es wieder, Theo. Obwohl ich von Haus aus Technologiedolmetscher bin, kenne ich mich auch mit der psychologischen, menschlichen Komponente eines ERP-Projekts gut aus und möchte diese erklären.

Im Fokus des Changemanagements steht, wie der Name schon sagt, die Veränderung. So umfasst es sämtliche Maßnahmen, die darauf abzielen, Veränderungen bzw. eine Transformation in einem Unternehmen herbeizuführen. Ein Beispiel für eine solche Veränderung wäre die Einführung einer neuen Software.

Warum ist das Changemanagement im ERP-Projekt notwendig?
Viel zu häufig wird der Begriff der digitalen Transformation nur auf das Digitale reduziert und die fortlaufende Transformation eines Unternehmens unter den Teppich gekehrt. Das ist auch erst einmal nicht wunderlich – schließlich begleiten die meisten Managementteams ein solch großes Projekt nur wenige Male, sodass ihnen die Erfahrung in der Leitung von Veränderungsprojekten fehlt. Dadurch bleiben allerdings wichtige Steps wie Zielformulierungen, Kommunikation, die Änderung der Denkweise und Kultur häufig auf der Strecke, wenn nicht genügend darüber aufgeklärt wird. Doch gerade das sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren eines Digitalisierungsprojekts.

 

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