22. September 2022

ERP-Auswahl erfolgreich gestalten: 5 Tipps

Sie möchten ein ERP-System in Ihrem mittelständischen Unternehmen einführen? Oder eine bestehende ERP-Lösung austauschen? In jedem Fall sind eine große Investition und oft auch viele Fragen mit der richtigen ERP-Auswahl verbunden. Schließlich ist so eine Entscheidung nicht alltäglich. Mit anderen Worten beeinflusst die Wahl das Tagesgeschäft durchschnittlich 10 bis 15 Jahre lang. Deshalb ist es umso wichtiger, dass die Entscheidung gut überlegt ist. Hierzu bieten wir eine Übersicht über die erfahrungsgemäß wichtigsten Aspekte, um die ERP-Auswahl erfolgreich zu gestalten. Eins sei vorab schon verraten: Es sind nicht bloß technische Anforderungen an das ERP-System, die beachtet werden sollten.

1. Beziehen Sie alle Abteilungen und Mitarbeitenden in die ERP-Auswahl ein

Im Grunde genommen ist das A und O, um eine Entscheidung zu treffen, Kommunikation mit allen Mitarbeitenden, die die Entscheidung betrifft. Mit anderen Worten: Sprechen Sie mit allen Abteilungen und sammeln Sie Anforderungen an das ERP-System und Kriterien, die das neue System erfüllen muss. Diese Anforderungsanalyse stellt für gewöhnlich den ersten Schritt des Auswahlprozesses dar. Dabei sollten Sie vor allem die Kernprozesse Ihres Unternehmens identifizieren, analysieren und auf diese ein besonderes Augenmerk bei der Wahl legen. Das Ergebnis, ein sogenanntes Lastenheft, bietet Ihnen dann die Basis, um bereits viele Kandidaten auszufiltern, die nicht zu Ihren Vorstellungen passen.

Zur Definition der Anforderungen anhand eines Lastenhefts könnte man ganze Bücher schreiben. Wir haben die wichtigsten Informationen im Blogartikel “Start im ERP-Projekt: So legen Sie Ihre Anforderungen fest” für Sie gesammelt.

 

2. Wie individuell muss die Software wirklich sein?

Machen Sie sich außerdem bewusst, welche Individualisierungen für Sie und Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Fakt ist, dass mit zunehmender Individualisierung die Kosten und die Abhängigkeit vom gewählten Software-Partnerunternehmen steigen. Übrigens sind die Standardprozesse in verschiedenen Unternehmen meistens gleich (z. B. Rechnungen zahlen, Angebote erstellen etc.). Daraus folgt, dass erfahrungsgemäß weniger Anpassungen notwendig sind, als zunächst vermutet. Also: Hinterfragen Sie, wie individuell die ERP-Software wirklich sein muss.

 

3. Denken Sie bereits jetzt an die Zukunft

Wie sieht die Unternehmensstrategie aus und was sind mögliche Entwicklungen in den nächsten zehn Jahren? Beantworten Sie diese Frage für sich, denn die Nutzungsdauer einer neuen Unternehmenssoftware ist vergleichsweise lang. Das heißt: Sie sollten bei der ERP-Auswahl ein besonderes Augenmerk auf die mobile Nutzbarkeit legen, da Mobilität und Flexibilität eine immer wichtigere Rolle spielen werden. Besser gesagt, ist schon klar erkennbar, dass das zeit- und standortunabhängige Arbeiten zu immensen Produktivitätssteigerungen führt.

Ein wichtiger Aspekt ist zudem die Skalierbarkeit der ERP-Software. Darunter versteht man das schnelle bedarfsgerechte Bereitstellen (hochskalieren) und Freigeben (herunterskalieren) von Ressourcen wie z. B. kurzfristig User erhöhen und wieder verringern. In unserem Blogartikel “Skalierbarkeit von Cloud ERP – Ist sie wirklich wichtig?” finden Sie detaillierte Informationen zu diesem Aspekt.

 

4. Sparen Sie bei der ERP-Auswahl nicht am falschen Ende

Kurzum: Eine neue ERP-Software und die entsprechende Implementierung sind sowohl kosten- als auch zeitintensiv. Aus dem Grund entscheiden sich viele Unternehmen für das günstigste Angebot. Allerdings werden die Kosten, die beispielsweise durch Anpassungen und Support “on top” auf Sie zukommen, oft unterschätzt und von einigen Anbietern auch nicht transparent kommuniziert. Fragen Sie dann unbedingt aktiv nach. Berücksichtigen Sie außerdem die Gesamtkosten in langfristiger Betrachtung. Vergessen Sie dabei nicht die Notwendigkeit von professionellen Schulungen der Mitarbeitenden.

Wenn Sie an weiteren Details zu den Kosten eines ERP-Projekts interessiert sind, lesen Sie unbedingt auch unseren Artikel “Aufgepasst im ERP-Projekt: Kostentreiber und versteckte Kosten“.

 

5. Wählen Sie das richtige Partnerunternehmen

Nachdem die Wahl für ein ERP-System getroffen wurde, kommt in vielen Fällen noch eine sehr wichtige Frage auf Sie zu. Denn bevor Sie starten, ist das richtige Partnerunternehmen für die Umsetzung zu identifizieren. Das ist gar nicht so leicht, da der Markt sehr komplex und unübersichtlich ist.

Welches Partnerunternehmen passt zu mir und meinem Unternehmen? Wie oben schon angedeutet, ist die Partnerwahl ein entscheidender Faktor. Schließlich ist eine langjährige und reibungslose Zusammenarbeit wünschenswert. Dabei ist es also wichtig, nicht ausschließlich auf fachliche Kompetenz, sondern auch auf Sympathie und Verständnis der Unternehmensprozesse zu achten.

Welche Argumente dafür sprechen, dass wir das richtige Partnerunternehmen für Ihr ERP-Projekt sein könnten, lesen Sie auf der Seite “Warum anaptis? Ihre Vorteile“.

 

Handlungsempfehlungen für Ihr Projekt

Falls Sie vor der Implementierung der Software zunächst Ihre Prozesse optimieren möchten, können wir Ihnen eine entsprechende Dienstleistung bieten. Unabhängig von der Anbieter-Auswahl erhalten Sie von unseren erfahrenen Fachleuten wertvolle Informationen und Handlungsempfehlungen zur Optimierung Ihrer Abläufe und Organisation. Denn dies ist die absolute Basis für die erfolgreiche Nutzung einer ERP-Software und die Digitalisierung Ihrer Prozesse. Die Abbildung von ineffizienten Prozessen wird Sie nicht an das gewünschte Ziel bringen.

Möchten Sie herausfinden, ob die ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central die richtige Wahl sein könnte?

Dabei helfen wir gerne!

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