10. März 2022

In Business Central Dimensionen einrichten und korrigieren

anaptis Blog Tipps

Dimensionen spielen eine wichtige Rolle für die Finanzberichterstellung in Dynamics 365 Business Central, weil sie detailliertere Informationen zu einzelnen Posten bieten. Heute zeigen wir Ihnen, wie Sie Dimensionen einrichten. Außerdem erklären wir den Unterschied zwischen globalen und Shortcut-Dimensionen. Zuletzt geben wir Ihnen eine Anleitung an die Hand, die Ihnen erklärt, wie Sie Dimensionen von gebuchten Sachposten korrigieren können. Das wird viel Info – aber sehr hilfreich für Ihr Daily Business!

Eine Dimension in Dynamics 365 Business Central ist eine Art von Information, die Sie einem Datensatz hinzufügen können. Mithilfe von Dimensionen können Sie bestimmte Daten detaillierter analysieren und verfolgen. Eine spannende Info noch, bevor wir zu den Beispielen kommen: Die Analyse der Dimensionen funktioniert nicht nur ganz unkompliziert in Dynamics 365 Business Central selbst, sondern auch in Excel, wenn Sie die Funktion in Excel bearbeiten nutzen. Auch dort sind die Dimensionen verfügbar.

Ein Einstiegsbeispiel zum Verständnis: Ein Controller möchte die Ausgaben für jede Abteilung analysieren. Anstatt separate Sachkonten für jede Abteilung einzurichten, kann er einfach eine Dimension mit der Bezeichnung Abteilung einrichten und so nachverfolgen.

Weitere Beispiele für Dimensionen:

– Ausgaben – aufgeschlüsselt nach Abteilungen

– Umsatzerlöse – aufgeschlüsselt nach geografischen Gebieten

– Umsatzerlöse – aufgeschlüsselt nach Kundensegmenten

 

Dimensionen einrichten in Dynamics 365 Business Central

Die Einstellung der Dimensionen hängt individuell davon ab, was Sie analysieren möchten und wie Ihr Unternehmen strukturiert ist. Im Rollencenter der Geschäftsführung finden Sie die Dimensionen unter Einrichtung und Erweiterungen > Manuelle Einrichtung > Dimensionen.

 

Dimensionen in Business Central - Manuelle Einrichtung

Dimensionen in Business Central – Manuelle Einrichtung

 

Eine Dimension namens Abteilung ist in unserem Beispiel bereits vorhanden. Diese können Sie bearbeiten oder verwenden. Alternativ können Sie auch neue Dimensionen erstellen.

Für das Erstellen von Dimensionen betätigen Sie die Schaltfläche Neu:

 

Dimensionen in Business Central - Neue Dimension erstellen

Dimensionen in Business Central – Neue Dimension erstellen

 

Anschließend füllen Sie folgende Felder aus:

 

Kriterium Inhalt
Code Bezeichnung für die Dimension
Name vollständiger Name der Dimension
Code-Caption Feldname einer Shortcut-Dimension (bei Shortcut-Dimensionen werden Dimensionen als Felder angezeigt)
Filter-Caption Name des Dimensionsfilterfelds, wenn eine Dimension als Filter verwendet wird
Beschreibung Beschreibung des Zwecks der Dimension
Gesperrt Blockiert die Buchung von Datensätzen mit bestimmten Dimensionen (z. B. ein Debitor, der als zahlungsunfähig deklariert wurde)

 

Nachdem Sie eine neue Dimension erstellt haben, können Sie Dimensionswerte einrichten. Ein Dimensionswert ist einer der möglichen Werte für eine Dimension, die Sie Ihrem Eintrag hinzufügen können. Jede Dimension kann eine unbegrenzte Reihe von Dimensionswerten enthalten.

Gehen wir nochmal zurück zum Beispiel Controller. Dieser könnte einen Dimensionswert für jede Abteilung einrichten: Verkauf, Produktion, Verwaltung usw.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um neue Dimensionswerte zu erstellen:

  1. Wenn Sie die Seiten Dimensionen noch nicht geöffnet haben, wählen Sie das Symbol Seite suchen in der oberen rechten Ecke der Seite aus, geben Sie Dimensionen ein, und wählen Sie anschließend den zugehörigen Link aus.
  2. Wählen Sie auf der Seite Dimensionen die Position mit der Dimension aus, für die Sie neue Dimensionswerte einrichten möchten.
  3. Wählen Sie im Aktionsmenü Dimension und anschließend Dimensionswerte aus.
  4. Geben Sie die notwendigen Informationen ein.

Folgende Felder können Sie in dem Rahmen füllen:

 

Kriterium Inhalt
Code Bezeichnung für den Dimensionswert
Name vollständiger Name für den Dimensionswert
Dimensionswertart Zweck des Dimensionswerts (Möglichkeit der Einrichtung einer hierarchischen Beziehung* zwischen den Dimensionswerten)
Zusammenzählung Kontointervall oder Liste von Kontonummern (Posten des Kontos werden zu einem Gesamtsaldo zusammengezählt; Art der Zusammenzählung hängt von dem Wert im Feld „Kontoart” ab)
Gesperrt Blockierung der Buchung von Datensätzen mit bestimmten Dimensionswerten (z. B. ein Debitor, der als zahlungsunfähig deklariert wurde)

 

*Dynamics 365 Business Central kann einige Dimensionswerte als Teilmengen eines anderen Dimensionswerts betrachten. Die Optionen in diesem Feld sind:

 

Kriterium Inhalt
Standard Standardbuchung von Dimensionswerten
Überschrift Überschrift für eine Gruppe von Dimensionswerten
Gesamt Summe einer Reihe von Salden auf Dimensionswerten, die nicht unmittelbar vor dem Gesamtdimensionswert liegen
Von-Summe Markierung für den Beginn einer Reihe von zu summierenden Dimensionswerten (Verwendung mit dem Dimensionswerttyp Bis-Summe)
Bis-Summe Summe einer Reihe von Dimensionswerten (Verwendung mit dem Dimensionswerttyp Von-Summe)

 

Zu beachten ist, dass Buchungen nur auf Dimensionswerte mit dem Werttyp Standard bzw. Von-Summe vorgenommen werden können.

 

Dimensionen in Business Central - Dimensionswerte definieren

Dimensionen in Business Central – Dimensionswerte definieren

 

Sobald Sie alle Informationen eingegeben haben, können Sie die Dimension zu den Transaktionen hinzufügen, damit Sie diese später analysieren können. Sie können entscheiden, ob die Dimension als Shortcut-Dimension oder als globale Dimension definiert wird. Dazu gleich mehr.

 

Globale Dimension vs. Shortcut-Dimension in Dynamics 365 Business Central

Über die Seite Finanzbuchhaltung Einrichtung können Sie Dimensionen entweder als globale Dimension oder Shortcut-Dimension einrichten.

Globale Dimensionen werden als Filter, beispielsweise in Berichten und Batchaufträgen, verwendet. Sie können nur zwei globale Dimensionen verwenden. Wählen Sie deshalb die Dimensionen aus, die Sie häufig verwenden.

Shortcut-Dimensionen sind als Felder in Buch.-Blattzeilen und Belegzeilen verfügbar. Sie können maximal sechs dieser Dimensionen erstellen.

Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie Sie diese beiden Typen einrichten:

 

Dimensionen in Business Central - Dimensionen definieren

Dimensionen in Business CentralDimensionen definieren

 

Globale Dimensionen einrichten

Die Eingabe von Dimensionswerten und die Durchführung grundlegender Analysen wird vereinfacht, indem Sie eine Dimension global machen, sodass sie in ganz Dynamics 365 Business Central verfügbar ist. Sie merken schon: Globale Dimensionen sollten Dimensionen sein, die Sie häufig verwenden.

Auf der Seite Finanzbuchhaltung Einrichtung sehen Sei die zwei aktuellen globalen Dimensionen: Abteilung und Debitorengruppe. Um diese anzupassen, wählen Sie Allgemein > Globale Dimensionen ändern.

 

Dimensionen in Business Central - Globale Dimensionen einrichten

Dimensionen in Business Central – Globale Dimensionen einrichten

 

Hier können Sie aus dem Dropdown-Menü dann die Dimensionen auswählen, welche Sie als globale Dimension festlegen möchten, sofern Sie die aktuellen globalen Dimensionen ändern möchten.

 

Dimensionen in Business Central - Globale Dimensionen einrichten

Dimensionen in Business Central – Globale Dimensionen einrichten

 

Shortcut-Dimensionen einrichten

Zur Einrichtung von Shortcut-Dimensionen gehen Sie wie folgt vor. Navigieren Sie wieder zu der Seite Finanzbuchhaltung Einrichtung. Im Inforegister Dimensionen können Sie die Shortcut-Dimensionen drei bis acht manuell zuweisen. Warum drei bis acht? Weil es sich bei den Shortcut-Dimensionen eins und zwei standardmäßig um die zwei globalen Dimensionen handelt.

 

Dimensionen in Business Central - Shortcut-Dimensionen einrichten

Dimensionen in Business Central – Shortcut-Dimensionen einrichten

 

Dimensionen korrigieren in Dynamics 365 Business Central

Es kann passieren, dass Buchungen mit falschen Dimensionen gebucht werden. Beispielsweise weil Mitarbeitende einfach die falschen Dimensionen ausgewählt haben. Die Korrektur der Dimensionen können Sie für alle Sachposten durchführen und von verschiedenen Ausgangspunkten aufrufen:

– über Sachposten

– über die Funktion Dimensionskorrektur

Nachfolgend zeigen wir Ihnen beide Wege.

Korrektur über einen Sachposten

Folgendermaßen gehen Sie vor, um die Korrektur über Sachposten vorzunehmen.

Rufen Sie Ihren Kontenplan auf und wählen Sie das betreffende Konto aus (z. B. Kasse). Hier sehen Sie nun über die Aktion Konto > Posten die gebuchten Posten. Über die Aktion Posten > Dimension korrigieren können Sie die Dimensionen von gebuchten Buchungen ändern. Es öffnet sich eine neue Seite für die Dimensionskorrektur.

 

Dimensionen in Business Central - Dimensionen in Sachposten korrigieren

Dimensionen in Business CentralDimensionen in Sachposten korrigieren

 

Sie gehen folgedermaßen vor:

  1. Im Feld Beschreibung tragen Sie zunächst eine kurze Beschreibung des Grunds der Änderung ein.
  2. Zudem haben Sie über die Checkbox Analyseansichten korrigieren die Möglichkeit, zu entscheiden, ob die Analyseansichten nach der Korrektur aktualisiert werden sollen. Wenn Sie diese Funktionalität einschalten, werden die Analysen direkt aktualisiert.
  3. Weiter unten sehen Sie eine Auflistung der Dimensionen, welche Sie nun korrigieren können. In der Spalte Dimensionswertcode sehen Sie den aktuellen Wert. Wenn Sie einen Dimensionswert bearbeiten möchten, wählen Sie in der Spalte Neuer Dimensionswertcode rechts daneben aus dem Dropdownmenü den neuen Wert aus. In den leeren Zeilen haben Sie dann die Möglichkeit neue Dimensionen hinzuzufügen und über die drei Punkte in ausgefüllten Zeilen können Sie vorhandene Dimensionen entfernen.
  4. Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Dimensionsänderungen prüfen. Das System prüft dann, ob die Änderungen allen Vorgaben entsprechen. Sie können wählen, ob dies direkt geschehen soll oder einen Zeitpunkt bestimmen, wann die Überprüfung gestartet wird.

 

Dimensionen in Business Central - Dimensionskorrektur in Sachposten prüfen

Dimensionen in Business Central – Dimensionskorrektur in Sachposten prüfen

 

Die Dimensionsänderungen können Sie im jeweiligen Posten über die Aktion Verlauf der Dimensionskorrekturen jederzeit einsehen.

Korrektur über die Funktion Dimensionskorrektur

Eine weitere Möglichkeit, Dimensionen zu korrigieren, ist die Funktion Dimensionskorrektur.

Sie gehen folgendermaßen vor:

  1. Sie klicken auf Neu und es öffnet sich ein Fenster, welches dem in der vorherigen Möglichkeit sehr ähnelt.
  2. Im gleichnamigen Feld geben Sie auch hier eine kurze Beschreibung ein und sehen eine Tabelle zur Korrektur einzelner Dimensionen.

 

Dimensionen in Business Central - Neue Dimensionskorrektur

Dimensionen in Business Central – Neue Dimensionskorrektur

 

Der Unterschied zur vorherigen Möglichkeit der Korrektur über die Posten ist, dass es nun auch den Abschnitt Ausgewählte Posten gibt. Hier können Sie wählen, in welchen Posten die Korrekturen vorgenommen werden sollen. Auf diese Weise können Sie also einfach die Dimensionen für mehrere Posten gleichzeitig korrigieren. Dafür klicken Sie auf Verwalten und sehen dann verschiedene Möglichkeiten, wie Sie die Posten auswählen können:

– manuell hinzufügen

Posten wählen und alle zugehörigen Posten hinzufügen

– nach bestimmten Filtern hinzufügen (z. B. Buchungsdatum, Belegnummer, Debitorennummer)

– nach Dimension hinzufügen (alle Posten, die eine bestimmte Dimension enthalten)

 

Dimensionen in Business Central - Posten für Dimensionskorrektur wählen

Dimensionen in Business CentralPosten für Dimensionskorrektur wählen

 

Fazit

Sie wissen nun darüber Bescheid, was Dimensionen sind und wie Sie Dimensionen verwenden können, um Transaktionen zu verfolgen und zu analysieren. Außerdem haben Sie gelernt, wie Sie Dimensionen einrichten und unterschiedliche Konfigurationen berücksichtigen können. Für die Korrektur von Dimensionen kennen Sie nun auch das korrekte Vorgehen.

Falls Sie noch Fragen zu dem Umgang mit Dimensionen in Dynamics 365 Business Central haben, kontaktieren Sie uns gerne.