31. März 2022

Kauf von ERP-Software: Wie Sie Ihr Budget definieren

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ERP-Finanzierung

Eine ERP-Lösung ist der Schlüssel zur Digitalisierung. Es ist sicherlich eine der Investitionen in Ihre Zukunft für ein nachhaltiges Wachstum und Erfolg. Egal, wie groß Ihr Unternehmen ist oder in welcher Branche Sie tätig sind. Nicht ohne Grund stellen Unternehmen haufenweise Anforderungen an die Software. Aber wie teuer darf eine ERP-Software sein? Wie gelingt die Budgetplanung für Software?

Eine ERP-Software bleibt in der Regel mehrere Jahrzehnte in einem Unternehmen. Somit ist es völlig normal, dass Sie sich zum ersten Mal damit auseinandersetzen und ein Budget definieren müssen. Sicherlich haben Sie schon damit begonnen, Optionen zu vergleichen. Dabei ist Ihnen bestimmt aufgefallen, dass es nicht ganz einfach ist, eindeutige Preise zu finden. Vielleicht sind Sie aber auch schon auf Pauschalwerte wie 5.000-15.000 € pro User gestoßen. Von diesen Werten raten wir allerdings, Abstand zu nehmen. Die Kosten je ERP-Einführung je Unternehmen unterscheiden sich deutlich und hängen von vielen Faktoren ab, sodass Sie hier nichts über einen Kamm scheren können.

Wir gehen nachfolgend darauf ein, wie Sie die Budgetplanung für eine ERP-Einführung vornehmen können und beleuchten zuvor kurz das Gegenstück: den Nutzen des ERP-Projekts.

 

Wie Sie den Nutzen eines ERP-Projekts feststellen können

An erster Stelle sollten nicht die ERP-Einführung Kosten, sondern der Nutzen betrachtet werden. Schließlich gibt es einen Grund, warum Sie dieses Projekt angehen. Dadurch, dass Sie diese Fragestellung beantworten, haben Sie am Ende eine realistische Kosten-Nutzen-Gleichung.

Nun ist die Beurteilung des Nutzens in manchen Punkten einfacher zu bemessen (z. B. Zeiteinsparung in Prozessen), in anderen allerdings weniger einfach (z. B. Optimierung der Datenqualität). Mehr zur Bestimmung des ROI im ERP-Projekt erfahren Sie in unserem Blogartikel: “Der ROI als Entscheidungshilfe bei der ERP-Auswahl”.

 

Wie Sie das Budget für ein ERP-Projekt festlegen können

Für die Bemessung eines Budgets, ist es wichtig zu verstehen, wie ERP-Software überhaupt bepreist wird. Danach haben Sie eine Idee, welche Kosten im Rahmen der ERP-Einführung anteilig auf Sie zukommen:

Bereitstellung der ERP-Software

Sie können ERP-Software – so ist es bei Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV/Navision) – in der Cloud-, On-Premise- oder Hybrid-Version erhalten. Nun liegt es an Ihnen, sich genau über die Unterschiede zwischen Cloud-, On-Premise- und hybriden Optionen zu informieren. Anschließend sollten Sie sich für den besten Ansatz für Ihr Unternehmen entscheiden.

Dazu können wir Ihnen weitere Ressourcen bieten:

Bezüglich der Kosten sieht es bei den Optionen folgendermaßen aus:

  • Cloud: monatliches/jährliches Abonnement
  • On-Premise: Lizenzkosten (einmalig), jährlicher Wartungsvertrag, Infrastruktur- und ggf. Personalkosten für Admin (interne Kosten)
  • Hybrid: unterschiedlich nach Anbieter

Allgemein lässt sich hier sagen, dass Sie bei On-Premise anfänglich hohe Kosten haben, Sie aber dafür ein zeitlich unbegrenztes Nutzungsrecht erwerben. Die Zahlung setzt sich dabei aus dem Anschaffungspreis – multipliziert mit der Anzahl der User – und einem jährlichen Wartungsbetrag (10 – 20 % des Gesamtlizenzumfangs) zusammen. Er wird in der Regel sofort fällig und wird nicht über die Anzahl der Nutzungsjahre verteilt. Entscheiden Sie sich für uns als Ihr Partnerunternehmen, beträgt der Wartungsbetrag dem sogenannten Enhancement Plan entsprechend 16 % des Listenverkaufspreises*.

*ab dem 01.10.2022 beträgt der Wartungsbetrag 17 % des Listenverkaufspreises.

Neben den Lizenzkosten können noch individuelle Zusatzkosten für verschiedene Leistungen auf Sie zukommen. Dazu zählen:

  • Hardware (inkl. Energiekosten)
  • Sicherheit
  • Wartung
  • Datenmigration
  • Kauf von Zusatzanwendungen/Schnittstellen/Lizenzen (z. B. Betriebssysteme, Datenbanken, etc.)
  • Auffangen von Arbeitskräften in Projektteams
  • Test- und Schulungszeit

Achtung: Ob die Abo-Lösung oder der Kaufpreis langfristig gesehen günstiger ist, muss individuell beurteilt werden. Cloud-Lösungen werden periodisch abgerechnet (Abo-Gebühr multipliziert mit der Anzahl der User), sind unter dem Strich allein nach den Lizenzkosten beurteilt teurer. Hier kommt es auf den Nutzungszeitraum an. Bei der On-Premise-Variante kommen allerdings wie oben beschrieben noch weitere Kosten auf Sie zu, die nicht außer Acht gelassen werden dürfen.

Anforderungen an die ERP-Software

Legen Sie Ihre Anforderungen fest und checken Sie Ihre Prozesse. Wir erleben es häufig, dass Unternehmen im ERP-Einführungsprozess den Fehler begehen, alte Strukturen zu übernehmen, statt effektive Neuerungen einzuführen. Nach der ERP-Einführung ist dann die Enttäuschung groß, weil das System nicht die erwarteten Effekte hat. Aber wie denn auch? Nutzen Sie bereits längere Zeit ein ERP-System, so haben sich Ihre Prozesse seit der Einführung des Systems sicherlich verändert. Haben sich Unstimmigkeiten eingeschlichen, sollten diese beseitigt werden, bevor Sie diese so in eine neue Software übertragen. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden, binden Sie sie aktiv mit ein und identifizieren Sie gemeinsam Lücken zwischen Bedarf und Technologie, ineffiziente Prozesse, Herausforderungen und Wünsche. Genau diese problembehafteten Prozesse sind der Kostentreiber Nr. 1 in ERP-Projekte, wie Sie in unserem Blogartikel “Aufgepasst im ERP-Projekt: Kostentreiber und versteckte Kosten” lesen können.

Die meisten ERP-Lösungen, wie auch Dynamics 365 Business Central haben out-of-the-box bereits viele Standardfunktionalitäten. Allerdings ist es bei vielen Unternehmen erforderlich, dass in geringem Maße Anpassungen gemacht werden, sodass die Software die Geschäftsprozesse wirklich genau abbildet.

Fragen an Sie:

  • Sind die Prozesse sinnvoll oder gibt es unnötige Schleifen?
  • Gäbe es alternative Wege bzw. wären Umgestaltungen sinnvoll?
  • Könnten sich einige Prozesschritte sogar abschaffen lassen?
  • Dauern manche Prozesse zu lange?
  • Welche Funktionen sind must-have und welche nice-to-have?
  • Welche Funktionen sollen in das ERP-System integriert, welche in der Form bestehen bleiben und welche durch ein anderes System ersetzt werden?

Dazu können wir Ihnen weitere Ressourcen bieten:

User der ERP-Software

Die meisten ERP-Anbieter bemessen die Kosten an der Anzahl der User, die auf die Software zugreifen müssen. Notieren Sie, welche User je Fachbereich Zugang zum ERP-System benötigen. Häufig wird der Zugang nach unterschiedlichen Lizenztypen differenziert. So auch bei Dynamics 365 Business Central:

  • Essentials (Full User): Finanzen, CRM, Personal, Lager, Lieferkette, Projekte, Montage
  • Premium (Full User): Finanzen, CRM, Personal, Lager, Lieferkette, Projekte, Montage, Service, Produktion
  • Team Members: Lese- und Schreibzugriff auf grundlegende Funktionen

Beachten Sie bitte, dass die Lizenzformen Essentials und Premium nicht vermischt werden können. Wenn Sie also Service- oder Produktionsfunktionalitäten für einige Mitarbeitenden benötigen, so müssen Sie für alle User die Premium-Lizenz erwerben. Team Members können bei beiden Varianten ergänzt werden.

Fragen an Sie:

  • Wie viele User brauchen Zugang zum System?
  • Unterscheidet sich der Zugriff je nach Lizenzumfang des Anbieters (z. B. Essentials/Premium)?
  • Benötigen einige User nur einen rudimentären Zugriff (z. B. Lese-/Schreibrecht)?

Aktuelle Datenqualität

Außerdem sind Ihre Ausgangsbedingungen wichtig:

  • Verwenden Sie bereits ein ERP-System? Oder arbeiten Sie mit mehreren Insellösungen?
  • Sollen manche Systeme weiterhin parallel genutzt werden?
  • Wie viele Daten sollen übernommen werden? Sind die Daten sauber oder müssen Sie noch aufwändig bereinigt werden?

Interner Aufwand

Bedenken Sie außerdem interne Kosten. Eine Reorganisation im Rahmen der Prozessoptimierung bindet Ressourcen und Mitarbeitende. Außerdem müssen Mitarbeitende überzeugt und mitgenommen werden. Zudem sind eventuell neue Hardware und Datenbanklizenzen nötig, je nachdem auf welche Bereitstellungsvariante Sie setzen.

Außerdem muss ein Projektteam gebildet werden und dazu müssen interne Mitarbeitende als Projektmitarbeitende für das Projekt abgestellt werden. Das heißt: Sie fehlen dann an anderer Stelle im Tagesgeschäft.

Es kommt auch vor, dass Unternehmen zur Durchführung eines ERP-Projekts neue Mitarbeitende einstellen. Zu den externen Schulungskosten, also den Kosten für die Schulungsmaßnahmen durch das ERP-Unternehmen, kommen interne Schulungskosten hinzu, wenn Key User die gewonnenen Erkenntnisse an den Rest der Mitarbeitenden weitergeben.

 

Fazit

Vielleicht haben Sie von uns erwartet, genaue Zahlen zu nennen. Wir hoffen, dass deutlich geworden ist, dass dies nicht einfach möglich ist. Wir haben Ihnen in diesem Blogartikel einige Stellschrauben an die Hand gegeben, anhand derer Sie Ihr Budget für die ERP-Einführung festlegen können.

Noch einmal zusammengefasst:

  • Bereitstellungsmethode: Cloud/On-Premise/Hybrid?
  • Anforderungen: Must-have/Nice-to-have Funktionen? Apps/Customizing?
  • User: Anzahl je Lizenzpaket?
  • Datenqualität: Jetzige Systeme? Datenqualität? Mirgrationsaufwand?
  • Interner Aufwand: Reorganisation? Hardware? Datenbanklizenzen? Interne Schulungen?

Schildern Sie uns gerne Ihr Vorhaben und wir geben Ihnen eine grobe Kosteneinschätzung

Wir helfen Ihnen gern.