11. Februar 2021

Aufgepasst im ERP-Projekt: Kostentreiber und versteckte Kosten

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ERP-Finanzierung

Die Entscheidung für ein ERP-System sollte klar anhand eines Kosten-Nutzen-Verhältnisses begründet werden können. Dazu ist es also erforderlich, dass jedes Unternehmen abwägt, ob die Vorteile einer modernen ERP-Lösung den finanziellen Aufwand, den ein ERP-Projekt mitbringt, rechtfertigen kann. Das Spannende ist: Nicht alle ERP-Kosten im Rahmen eines Projekts sind in Stein gemeißelt und es liegt in Ihrer Hand, wie hoch diese ausfallen. Es gibt durchaus variable Kosten, dessen Anteil Sie beeinflussen können und sollten, damit die Kosten im Budget bleiben. In diesem Blogartikel klären wir darüber auf, wie sich die ERP-Kosten staffeln, welche versteckten ERP-Kosten Sie nicht vergessen dürfen, wie Sie die Kostentreiber im ERP-Projekt erkennen und wie Sie Einfluss nehmen können. Dabei beantworten wir auch die häufigsten Fragen (z. B. Fixkosten fix oder variabel).

Externe Kosten im ERP-Projekt

Staffelung

Fixe ERP-Kosten (circa 50 %)

Fixkosten sind hauptsächlich die Lizenzkosten für Software. Dies richtet sich natürlich nach der Anzahl der User, die mit dem System arbeiten werden. Häufig stellen uns Kunden die Frage: Sind Wartungskosten fix oder variabel?

Bei On-Premises-Systemen müssen Wartungskosten entrichtet werden, damit Sie von den laufenden Weiterentwicklungen und Support der Software profitieren können. Ähnlich wie beim Lizenzpreis bemessen sich die Wartungsgebühren nach Art und Umfang der Lizenz sowie nach der Anzahl der User. Die Gebühr für den Wartungsvertrag für das ERP-System wird in der Regel jährlich entrichtet und ist ein fester Bestandteil der laufenden Kosten für das ERP-System. Anzumerken ist noch, dass die Wartungskosten bei On-Premises-Lösungen nicht die Updates umfassen.

Bei SaaS-Lösungen aus der Cloud sind die Kosten für Softwareupdates des Systemstandards inklusive. Sie sind mit den pro User und Monat zu entrichtenden Gebühren abgedeckt. Sollten Sie Ihre Cloud-Software jedoch durch Apps bzw. Extensions individualisiert haben, könnten für die Updates dieser Individualisierungen zusätzliche Kosten auf Sie zukommen.

Variable ERP-Kosten (circa 50 %)

Die variablen Kosten sind die Kosten für Dienstleistungen durch Ihr ERP-Partnerunternehmen. Dazu gehört das Customizing, Schulungen von (Key) Usern und Beratungs- und Servicedienstleistungen.

Wie Sie sehen, macht der Part der variablen Kosten ungefähr die Hälfte der Kosten aus, hier können Sie also ansetzen. Damit meinen wir nicht: diese Bereiche gar nicht in Anspruch zu nehmen. Aus Kostengründen auf die Unterstützung des anbietenden Unternehmens zu verzichten, wäre unklug. Denn Customizing, Schulungen sowie Beratungs- und Servicedienstleistungen haben alle für sich Ihre Daseinsberechtigung.

Beratungen, technische Anpassungen und Schulungen sind zweifellos wichtig für den Erfolg Ihres Projekts. Zum einen, damit Ihr ERP-System wahrheitsgetreu Ihr Unternehmen abbildet und zum anderen, um Ihre Mitarbeitenden mit dem System vertraut zu machen und in der Anwendung zu unterstützen, sodass die Akzeptanz sofort da ist. Allerdings können Sie aktiv daran arbeiten, die Kosten in diesen Bereichen gering zu halten.

Kostentreiber im ERP-Projekt

Kostentreiber Nr. 1: Problembehaftete Prozesse führen zu einer hoch individualisierten Lösung

Die Nummer 1 der Kostentreiber im ERP-Projekt sind die problembehafteten Prozesse. Wie hoch die ERP-Kosten ausfallen, hängt in erster Linie maßgeblich davon ab, ob Sie nah an der Standardlösung bleiben möchten bzw. können. Warum es Sinn stiftet, nah an der Standardlösung zu bleiben und auf keinen Fall auf vordefinierte Branchenlösungen zu setzen, haben wir bereits im Blogartikel “Darum sind Standardlösungen besser als Branchenlösungen” erklärt. Je komplexer und vielschichtiger Ihre Geschäftsprozesse sind, umso größer sind der Aufwand und die damit verbundenen Kosten.

Also machen Sie erst einmal intern Ihre Hausaufgaben und starten Sie mit einer Prozessoptimierung. Wenn Sie glauben, dass Sie dazu kein Personal freistellen können bzw. nicht genug Erfahrung haben und zu subjektiv an die Sache herangehen, können wir Ihnen gerne mit unserem Angebot helfen.

Kostentreiber Nr. 2: Unvollständige Vorbereitung

Sollten Unternehmen die Anforderungsanalyse vernachlässigen, fällt Ihnen das allerspätestens bei der Erstellung des Lastenhefts auf die Füße. Dann werden Wünsche zusammengetragen, die nicht dem entsprechen, was wirklich benötigt wird. Es entsteht ein Funktionsumfang, der eher darauf basiert, was nice-to-have und gewünscht ist – nicht aber was wirklich gebraucht wird. Wie schaffen Sie es da, Priorisierungen vorzunehmen? So erscheint pauschal erst einmal alles als sehr wichtig, was die ERP-Kosten enorm treibt. Keine Überraschung – die Nummer 2 der Kostentreiber im ERP-Projekt ist die unvollständige Vorbereitung.

Also führen Sie eine gründliche Anforderungsanalyse durch. Beantworten Sie sich frühzeitig innerhalb aller Abteilungen die Fragen:

  • Was läuft aktuell schief? Und warum?
  • Wo treten Schwachstellen auf? Und warum?

Kostentreiber Nr. 3: Fehlende Priorisierung des ERP-Projekts

Nummer 3 der Kostentreiber im ERP-Projekt ist die verbreitete Fehlannahme, dass ERP-Projekte im Hintergrund ablaufen bzw. das Software-Unternehmen den Großteil übernimmt. Aber diesen Gedanken müssen Sie aus Ihrem Kopf verbannen. Die ERP-Einführung ist keine Dienstleistung Ihres ERP-Unternehmens – 50 % der Leistung kommt von Ihnen. Dies haben wir in dem Artikel “50:50 beim ERP-Projekt: So wird es erfolgreich” bereits ausführlich beschrieben. Die Software liefern wir (nach Ihren Bedürfnissen). Es geht aber darüber hinaus um Ihre Prozesse und um Ihre Mitarbeitenden, die damit arbeiten müssen und sich auf die Veränderung einstellen müssen.

Eine falsche Einstellung treibt an dieser Stelle die Kosten in die Höhe. Wenn Sie dem ERP-Projekt nicht die nötige Priorität zuweisen, besteht Ihr Projektteam vielleicht nur aus unerfahrenen Mitarbeitenden, aber nicht aus entscheidenden Mitarbeitenden aus Kernprozessen.

Je weniger Priorität Sie dem ERP-Projekt zuweisen, desto

  • länger dauert es bis zur Fertigstellung,
  • mehr zusätzliche Meetings mit dem ERP-Unternehmen benötigen Sie,
  • mehr Anreisen zahlen Sie dem ERP-Consultant und
  • mehr Fehler unterlaufen Neulingen im Projektteam, die Fachleute hätten meiden können.

Kostentreiber Nr. 4: On-Premises-Lösung

Die Nummer 4 der Kostentreiber im ERP-Projekt ist die altbewährte On-Premises-Lösung. Die On-Premises-Lösung besteht aus der ERP-Basissoftware, die durch weitere – für das Unternehmen relevante – Module ergänzt wird.

Dabei ist es mit dem Lizenzerwerb nicht getan. Bedenken Sie, dass Sie sich weiterentwickeln und es ganz normal ist, dass mit der Zeit neue Aufgaben und Anforderungen entstehen. Und so muss sich auch das ERP-System mit Ihnen weiterentwickeln. Irgendwann sind ein größeres Update oder gar ein Release-Wechsel unumgänglich. Das bedeutet, je nach Komplexität, einen ähnlichen Kraftakt wie bei der Einführung. Auch das kann man dann nicht mal so eben neben dem Tagesgeschäft regeln. Sie treiben den Aufwand sowie die ERP-Kosten in die Höhe.

Der souveräne Lösungsansatz, der sich immer weiter verbreitet und an Vertrauen gewinnt, heißt SaaS-Lösung aus der Cloud (wie bereits oben angekündigt). Wer sich bei der Auswahl seines ERP-Systems für eine SaaS-Lösung entscheidet, braucht zusätzliche Kosten für Updates nicht zu fürchten. Diese sind bereits in den Servicepreisen enthalten. Mehr über die Unterschiede lesen Sie in unserem Blogartikel “Dynamics 365 Business Central – Cloud oder On-Premises?“.

 

Interne Kosten im ERP-Projekt

Von den externen zu den internen Kosten. Viele Unternehmen haben häufig nur die externen Kosten im Blick – aber beachten Sie auch, dass intern Aufwände für folgende Bereiche anfallen:

  • Reorganisation
  • Hardware
  • erforderliche Datenbanklizenzen
  • Projektmitarbeitende
  • interne Schulungen

Eine Reorganisation im Rahmen der Prozessoptimierung bindet Ressourcen und Mitarbeitende. Außerdem müssen Mitarbeitende überzeugt und mitgenommen werden. Zudem sind eventuell neue Hardware und Datenbanklizenzen nötig, je nachdem auf welche Bereitstellungsvariante Sie setzen.

Außerdem muss ein Projektteam gebildet werden und dazu müssen interne Mitarbeitende als Projektmitarbeitende für das Projekt abgestellt werden. Das heißt: Sie fehlen dann an anderer Stelle im Tagesgeschäft. Es kommt auch vor, dass Unternehmen zur Durchführung eines ERP-Projekts neue Mitarbeitende einstellen.

Zu den externen Schulungskosten, also den Kosten für die Schulungsmaßnahmen durch das ERP-Unternehmen, kommen interne Schulungskosten hinzu, wenn Key User die gewonnenen Erkenntnisse an den Rest der Mitarbeitenden weitergeben. Außerdem brauchen Mitarbeitende eine Eingewöhnungsphase bis sie mit dem neuen System produktiv arbeiten. Gerade an dieser Stelle dürfen Unternehmen die Schulungskosten nicht zeitlich begrenzt auf die reine Schulung ansehen, sondern müssen auch die Einarbeitungsphase und die erste ggf. unproduktivere Arbeitszeit berücksichtigen.

 

Fazit

ERP-Projekte verursachen hohe Kosten. Punkt. Das ist kein Geheimnis. Schließlich erhalten Sie eine auf Sie abgestimmte Software, die Sie maßgeblich in Ihren Kernaktivitäten unterstützt. Aber nur knapp die Hälfte der externen Kosten sind Fixkosten. Die andere Hälfte ist variabel und durch Sie beeinflussbar, wenn Sie ein paar Regeln befolgen:

  1. Optimieren Sie Ihre Prozesse vor dem Projekt.
  2. Bereiten Sie sich gut auf das Projekt vor und kennen Sie Ihre genauen Anforderungen.
  3. Weisen Sie dem ERP-Projekt die verdiente Priorität zu.
  4. Überlegen Sie sich, ob es wirklich die On-Premises-Lösung sein sollte.

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