28. Februar 2020

Microsoft Teams – Unser Lieblingstool für die Zusammenarbeit

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Microsoft Teams Logo

Haben Sie schon Ihr perfektes Tool für die Zusammenarbeit gefunden? Nein? Das werden wir mit diesem Blogartikel ändern. Denn heute stellen wir Ihnen ein, für uns unverzichtbares, Tool zur unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit vor – Microsoft Teams. Für den Fall, dass Sie doch schon von Teams gehört haben: Auch dann haben wir sicherlich ein paar neue spannende Funktionen des Kollaborations-Tools in petto.

Warum ist es Zeit, sich mit Microsoft Teams auseinanderzusetzen? Vor einiger Zeit wurde angekündigt, dass Microsoft Teams künftig Skype for Business ersetzen soll.

Was ist Microsoft Teams?

Word, Excel und PowerPoint kennt mittlerweile wirklich jeder. Die Wenigsten kennen jedoch weitere Programme, die Microsoft Office 365 mit sich bringt. Bei Microsoft Teams handelt es sich um einen Online-Dienst, der vor allem auf die Zusammenarbeit im Team ausgerichtet ist. Mit dem Tool sind das Teilen von Wissen, die Suche nach Experten und die Kommunikation innerhalb von Projekten und Arbeitsgruppen ein Kinderspiel. Im Detail werden Ihnen verschiedene Funktionen wie ein Chat, ein Kalender, eine Anruf-Funktion (auch über mehrere Personen), Videokonferenzen, Screen-Sharing, eine Dateiablage sowie natürlich die namensgebenden Teams geboten.

Jedem Team (z. B. Unternehmen, Marketing) können Sie demzufolge Mitarbeiter zuordnen. Innerhalb eines Teams kann es mehrere Channel (z. B. News, Weiterbildungsangebote) geben. Innerhalb der Channel gibt es zudem die Möglichkeit verschiedene Registerkarten (z. B. Apps, Dateien, Websites) anzulegen. Die Anwendung lässt sich selbstverständlich von jedem Gerät – sei es ein Desktop, Tablet oder Smartphone – aus aufrufen. So bleiben Sie auch von unterwegs immer auf dem neuesten Stand.

Abbildung: Team- vs. Channel-Ebene

Wie erleichtert Microsoft Teams die Arbeit?

Im Betriebsalltag können Sie von der Nutzung von Microsoft Teams insofern profitieren, als dass wichtige Informationen, Dateien und Ressourcen an einem Ort gebündelt werden. Dies soll die folgende Darstellung verdeutlichen:

Ohne Microsoft Teams

Öffnen von mehreren, separaten Anwendungen:

  • Microsoft Forms: Termin-Abstimmung
  • Microsoft Share Point: Dateiablage
  • Microsoft Planner: Planung von Aufgaben
  • Microsoft Skype for Business: Kommunikation
  • …

Mit Microsoft Teams

Sie öffnen nur die Anwendung Microsoft Teams. Sämtliche oben aufgeführte Funktionen sind über den Teams Standard oder über Add-Ins*, die Sie binnen wenigen Maus-Klicks hinzufügen, integrierbar. Somit müssen Sie nicht mehr zwischen Anwendungen hin- und herspringen.

*Übersicht aller Konnektoren (mittlerweile über 350 Konnektoren von Microsoft und Drittanbietern)

 

Die Vorteile im Überblick

  • Dokumentation (Chats bleiben abrufbar, auch wenn das Chat-Fenster geschlossen wird)
  • Entfallen des lästigen Hin- und Herschickens von Dokumenten (gleichzeitige Bearbeitung von allen Teammitgliedern)
  • Erhebliche Einschränkung der Mailflut (Klärung interner Angelegenheiten ausschließlich über Microsoft Teams)
  • Erstellung von Aufzeichnungen bei Videokonferenzen
  • großer Funktionsumfang (Anrufe, Chats, Besprechungen, Aufzeichnungen)
  • Einbindung vieler weiterer Apps von Microsoft und Drittanbietern

Außerdem wird Microsoft Teams stetig weiterentwickelt und es werden sicherlich noch weitere Funktionalitäten und Verbesserungen folgen. Künftig ist sogar die Funktion geplant, dass automatisch Transkripte von Besprechungen erstellt werden. Man sieht, Microsoft entwickelt das Tool noch weiter.

Welche Rolle spielt Teams in der Microsoft-Welt?

Wie bereits erwähnt, ist Microsoft Teams ein Teil von Microsoft Office 365 und erhält nicht nur durch die Abkündigung von Microsoft Skype for Business Online eine wichtige Rolle. Der Vorteil ist, dass Sie direkt alle relevanten Informationen einsehen können und digital mit Ihrem Team darüber kommunizieren können, ohne die Anwendung wechseln zu müssen. Neben den Office-Anwendungen kann zudem beispielsweise auch Dynamics 365 Business Central angebunden werden. Schließlich verfolgt Microsoft das Ziel, dass alle Produkte nahtlos verbunden werden können und es im Endeffekt nicht mehr darauf ankommt, welche Anwendung wofür genutzt wird, sondern nur, dass das angestrebte Ziel erfolgreich erreicht werden kann.