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Im heutigen Artikel steht die Arbeit mit Berichten in Microsoft Dynamics 365 Business Central im Fokus. Wir erklären Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie einfach angeben können, welche Daten in einen Bericht integriert werden sollen. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie sich die Vorschau des Berichts anzeigen lassen können und zuletzt wie der Bericht gespeichert wird.
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Angabe der Daten
Je nach Position schlägt Dynamics 365 Business Central Ihnen unterschiedliche Berichte vor, die Sie erstellen können. Exemplarisch nutzen wir nun die Rolle der Verkaufsauftragsverarbeitung. Wenn Sie im Verkauf arbeiten, können Sie beispielsweise unterschiedliche Berichte bezüglich der Debitoren erstellen, wie eine Auftragsübersicht, eine Top-10-Liste oder eine Debitor/Artikel Statistik. Um diese Möglichkeiten auszuwählen, können Sie direkt in Ihrem persönlichen Dashboard oben rechts unter „Aktionen“ auf „Berichte“ klicken.
Abbildung 1: Persönliches Dashboard
Wählen Sie nun einen Bericht aus, den Sie erstellen möchten, zum Beispiel den Bericht „Debitor – Auftragsübersicht“. Es öffnet sich eine Seite, auf der Sie bestimmen können, welche Informationen in den Bericht integriert werden sollen. Diese Seite wird Berichtsanforderungsseite genannt und sieht wie folgt aus:
Abbildung 2: Berichtsanforderungsseite
Je nachdem, wie ein Bericht eingerichtet ist, ist es möglich gespeicherte Einstellungen zu nutzen. Dabei handelt es sich um eine vordefinierte Gruppe von Optionen und Filtern, die Sie für Berichte anwenden können. So lassen sich schnell und zuverlässig Berichte mit den richtigen Daten erstellen. Die Einstellungen können von einem Administrator für alle Benutzer erstellt und verwaltet werden.
Des Weiteren gibt es die Möglichkeit zuletzt verwendete Optionen und Filter zu nutzen. Dadurch erstellen Sie einen Bericht mit den Optionen und Filtern, die Sie auch beim letzten mal verwendet haben, als Sie den Bericht erstellt haben.
Sie können aber auch Optionen und Filter einstellen, die im Bericht angezeigt werden sollen. Zur Definition eines Filters wählen Sie unter „Debitor“ das Kriterium aus, das Sie setzen möchten (z. B. die Nummer des Debitor) und unter „ist“ den Wert, z. B. Nr. 1000. So würde in dem Bericht ausschließlich der Debitor mit der Nr. 1000 angezeigt werden.
Vorschau des Berichts
Am Ende der Berichtsanforderungsseite sehen Sie unter anderem den Button „Vorschau“. Wenn Sie diesen wählen, gelangen Sie zu folgender Ansicht:
Abbildung 3: Berichtvorschau
Hier sehen die Vorschau Ihres Berichts inklusive einer Menüleiste. Diese können Sie für folgende Aktionen nutzen:
- Navigation durch die Seiten
- Vergrößern und Verkleinern
- Anpassen der Seite an das Fenster
- Auswahl des Texts
- Verschieben des Beleges
- Download als PDF
Speichern des Berichts
Neben dem Button „Vorschau“ gibt es am Ende der Berichtsanforderungsseite auch die Funktion „Senden an…“. Diese wählen Sie aus, um den Bericht als PDF-Dokument, Microsoft Word Dokument oder Microsoft Excel Dokument zu speichern.
Abbildung 4: Bericht speichern
Planen des Berichts
Wenn Sie auf „Senden an…“ klicken, erhalten Sie neben der Möglichkeit der Speicherung auch die Möglichkeit der Planung. Wenn Sie diese auswählen, können Sie festlegen an welchem Datum und zu welcher Uhrzeit der Bericht ausgeführt werden soll.
Abbildung 5: Bericht planen
Außerdem können Sie festlegen, ob Sie den verarbeiteten Bericht dann speichern, drucken oder nur verarbeiten möchten.
Textquelle: https://docs.microsoft.com/de-de/dynamics365/business-central/ui-work-report