Outlook-Integration in Dynamics 365 Business Central

Wir erklären Ihnen die Dynamics 365 Business Central Outlook Integration (ehemals Outlook Integration NAV bzw. Outlook Navision  Die ERP-Lösung von Microsoft hieß zuerst Navision, dann Dynamics NAV und anschließend Dynamics 365 Business Central. Die gesamte Versionshistorie der ERP-Lösung von Microsoft lässt sich i… Weiterlesen Integration):

 

Ihr Nutzen durch das Outlook-Add-In

Einsehen von Daten zu einem Debitor/Kreditor

Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail von einem Debitor  Kundinnen und Kunden eines Unternehmens, welches Waren oder Dienstleistungen beziehen und dafür bezahlen müssen, sind grundsätzlich Debitoren. Debitor ist demnach eine Begrifflichkeit aus de… Weiterlesen erhalten, der für einige Artikel ein Angebot erhalten möchte, können Sie direkt in Outlook das Dynamics 365 Business Central-Add-In öffnen, das

1. den Sender bzw. die Senderin als Debitoren identifiziert und
2. die Debitorenkarte für dieses Unternehmen öffnet.

Auf diesem Dashboard  Mithilfe eines Dashboards werden komplexe Datenzusammenhänge (z. B. Finanzdaten, Verkaufsdaten) übersichtlich aufbereitet dargestellt. Die Darstellung wird visuell unterstützt und es befinde… Weiterlesen können Sie Übersichtsinformationen zum Debitor  Kundinnen und Kunden eines Unternehmens, welches Waren oder Dienstleistungen beziehen und dafür bezahlen müssen, sind grundsätzlich Debitoren. Debitor ist demnach eine Begrifflichkeit aus de… Weiterlesen sehen und sich weitere Details (z. B. Verkaufshistorie) zu bestimmten Belegen anzeigen lassen. Die Voraussetzung ist an der Stelle natürlich, dass der Debitor  Kundinnen und Kunden eines Unternehmens, welches Waren oder Dienstleistungen beziehen und dafür bezahlen müssen, sind grundsätzlich Debitoren. Debitor ist demnach eine Begrifflichkeit aus de… Weiterlesen bereits im System vorhanden ist.

Wenn es sich um einen neuen Kontakt handelt, können Sie ihn als neuen Debitor  Kundinnen und Kunden eines Unternehmens, welches Waren oder Dienstleistungen beziehen und dafür bezahlen müssen, sind grundsätzlich Debitoren. Debitor ist demnach eine Begrifflichkeit aus de… Weiterlesen für Ihre Dynamics 365 Business Central Anwendung direkt in Outlook erstellen.

Zusammengefasst heißt das, dass Sie für die Anzeige oder Anlage eines Debitors in Dynamics 365 Business Central nicht das System wechseln müssen bzw. Outlook verlassen müssen.

Erstellen und Versenden von Verkaufsdokumenten an Debitoren

Über das Microsoft Dynamics Outlook Plugin können Sie außerdem Finanzbelege wie beispielsweise ein Verkaufsangebot erstellen und es diesem Debitoren zusenden, ohne Outlook verlassen zu müssen. Dies gelingt dadurch, dass alle Informationen, die Sie zum Versenden des Verkaufsangebots benötigen, durch das Microsoft Dynamics Outlook Plugin verfügbar sind.

Sobald Sie die Daten vollständig eingegeben haben, können Sie das Angebot buchen und es per E-Mail versenden. Dazu erstellt Dynamics 365 Business Central eine PDF-Datei mit dem Verkaufsangebot und fügt diese Datei als Anhang zu Ihrer E-Mail-Nachricht hinzu.

Die ersten beiden Schritte beschreiben und zeigen wir ausführlich in unserem Webinar “360 Grad auf Dynamics 365 Business Central” (ab 25:24 min.):

Erstellen von Rechnungen auf Basis der Besprechungstermine

Eine weitere spannende Funktion ist das Erstellen von Rechnungen auf Basis von Besprechungsterminen. Schließlich erfassen einige Unternehmen alle verrechenbaren Termine im Outlook-Kalender.

Mit Dynamics 365 Business Central können Sie die Rechnung für den Debitor direkt aus dem Kalenderelement heraus erstellen: Öffnen Sie den Termin und anschließend das Dynamics 365 Business Central Add-In. Prüfen Sie dann die bestehenden Informationen und erstellen Sie eine Verkaufsrechnung oder einen anderen Verkaufsbeleg nach Bedarf.

 

Hinzufügen des Outlook-Add-Ins

Schritt 1: Unterstützte Einrichtung in Dynamics 365 Business Central

Nachfolgend erklären wir Ihnen, wie Sie das Dynamics 365 Business Central Add-In für Outlook abrufen. Mit dem unterstützten Setup Ihren Unternehmensposteingang in Outlook einrichten können Sie die Verbindung für sich oder für Ihre Organisation einrichten, wenn Ihre Organisation Microsoft 365 respektive Microsoft Outlook verwendet.

Geben Sie dazu in dem Einrichtungsprozess einfach Ihren Microsoft 365-Benutzernamen und Ihr Kennwort ein und geben Sie an, ob Sie eine Beispiel-E-Mail erhalten möchten. Die Dynamics 365 Business Central Add-Ins werden dann automatisch zu Outlook hinzugefügt.

Schritt 2: Öffnen der Outlook-Anwendung

Wenn Sie anschließend Outlook öffnen, sehen Sie eine E-Mail-Nachricht vom Dynamics 365 Business Central Admin. Das neue Add-In wird dem Outlook-Menüband und Outlook Web Access hinzugefügt, was Sie unmittelbar über oder unter dem Text der E-Mail sehen können. Das Add-In wird regelmäßig automatisch aktualisiert und Sie werden benachrichtigt, wenn eine neue Version in Outlook verfügbar ist.

 

Bitte beachten Sie die Systemvoraussetzungen für die Verwendung des Outlook Add-Ins:

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