22. März 2021

Outlook-Integration in Dynamics 365 Business Central

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Dynamics 365 Business Central ist die aktuellste ERP-Lösung von Microsoft. Daneben bietet der Konzern etliche weitere Tools, worunter auch die Produktivitätssuite Microsoft 365 (Office 365) inkl. Produkten wie Microsoft Outlook fällt. Das Spannende bei Microsoft ist, dass diese Tools alle hervorragend miteinander zusammenarbeiten können. In diesem Blogartikel erläutern wir alles Wissenswerte zur Outlook-Integration von Dynamics 365 Business Central bzw. zum Microsoft Dynamics Outlook Plugin. Zuerst erklären wir Ihnen, wie Sie davon profitieren können und anschließend, wie Sie das Add-In abrufen können.

Dynamics 365 Business Central bietet die Möglichkeit, Geschäftsaktivitäten mit Ihren Debitoren und Kreditoren direkt in Microsoft Outlook zu verwalten. Dies ist über das Dynamics 365 Business Central Outlook-Add-In bzw. Microsoft Dynamics Outlook Plugin möglich. So können Sie beispielsweise:

  • Daten sehen, die mit den Debitoren und Kreditoren verknüpft sind
  • Verkaufsdokumente wie beispielsweise Angebote und Rechnungen erstellen und versenden
  • Rechnungen auf Basis von Besprechungsterminen erstellen

Ihr Nutzen durch das Outlook-Add-In

Einsehen von Daten zu einem Debitor/Kreditor

Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail von einem Debitor erhalten, der für einige Artikel ein Angebot erhalten möchte, können Sie direkt in Outlook das Dynamics 365 Business Central-Add-In öffnen, das

  1. den Sender bzw. die Senderin als Debitoren identifiziert und
  2. die Debitorenkarte für dieses Unternehmen öffnet.

Auf diesem Dashboard können Sie Übersichtsinformationen zum Debitor sehen und sich weitere Details (z. B. Verkaufshistorie) zu bestimmten Belegen anzeigen lassen. Die Voraussetzung ist an der Stelle natürlich, dass der Debitor bereits im System vorhanden ist.

Wenn es sich um einen neuen Kontakt handelt, können Sie ihn als neuen Debitor für Ihre Dynamics 365 Business Central Anwendung direkt in Outlook erstellen.

Zusammengefasst heißt das, dass Sie für die Anzeige oder Anlage eines Debitors in Dynamics 365 Business Central nicht das System wechseln müssen bzw. Outlook verlassen müssen.

Erstellen und Versenden von Verkaufsdokumenten an Debitoren

Über das Microsoft Dynamics Outlook Plugin können Sie außerdem Finanzbelege wie beispielsweise ein Verkaufsangebot erstellen und es diesem Debitoren zusenden, ohne Outlook verlassen zu müssen. Dies gelingt dadurch, dass alle Informationen, die Sie zum Versenden des Verkaufsangebots benötigen, durch das Microsoft Dynamics Outlook Plugin verfügbar sind.

Sobald Sie die Daten vollständig eingegeben haben, können Sie das Angebot buchen und es per E-Mail versenden. Dazu erstellt Dynamics 365 Business Central eine PDF-Datei mit dem Verkaufsangebot und fügt diese Datei als Anhang zu Ihrer E-Mail-Nachricht hinzu.

Die ersten beiden Schritte beschreiben und zeigen wir ausführlich in unserem Webinar “360 Grad auf Dynamics 365 Business Central” (ab 25:24 min.):

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Erstellen von Rechnungen auf Basis der Besprechungstermine

Eine weitere spannende Funktion ist das Erstellen von Rechnungen auf Basis von Besprechungsterminen. Schließlich erfassen einige Unternehmen alle verrechenbaren Termine im Outlook-Kalender.

Mit Dynamics 365 Business Central können Sie die Rechnung für den Debitor direkt aus dem Kalenderelement heraus erstellen: Öffnen Sie den Termin und anschließend das Dynamics 365 Business Central Add-In. Prüfen Sie dann die bestehenden Informationen und erstellen Sie eine Verkaufsrechnung oder einen anderen Verkaufsbeleg nach Bedarf.

 

Hinzufügen des Outlook-Add-Ins

Schritt 1: Unterstützte Einrichtung in Dynamics 365 Business Central

Nachfolgend erklären wir Ihnen, wie Sie das Dynamics 365 Business Central Add-In für Outlook abrufen. Mit dem unterstützten Setup Ihren Unternehmensposteingang in Outlook einrichten können Sie die Verbindung für sich oder für Ihre Organisation einrichten, wenn Ihre Organisation Microsoft 365 respektive Microsoft Outlook verwendet.

Geben Sie dazu in dem Einrichtungsprozess einfach Ihren Microsoft 365-Benutzernamen und Ihr Kennwort ein und geben Sie an, ob Sie eine Beispiel-E-Mail erhalten möchten. Die Dynamics 365 Business Central Add-Ins werden dann automatisch zu Outlook hinzugefügt.

Schritt 2: Öffnen der Outlook-Anwendung

Wenn Sie anschließend Outlook öffnen, sehen Sie eine E-Mail-Nachricht vom Dynamics 365 Business Central Admin. Das neue Add-In wird dem Outlook-Menüband und Outlook Web Access hinzugefügt, was Sie unmittelbar über oder unter dem Text der E-Mail sehen können. Das Add-In wird regelmäßig automatisch aktualisiert und Sie werden benachrichtigt, wenn eine neue Version in Outlook verfügbar ist.

 

Bitte beachten Sie die Systemvoraussetzungen für die Verwendung des Outlook Add-Ins:

  • Systemvoraussetzungen

    Outlook-Anwendung:
    Um Dynamics 365 Business Central Online als Ihren Unternehmensposteingang in Outlook zu verwenden, benötigen Sie Outlook 2019 oder höher, Outlook im Web, Outlook für das iPhone, Outlook für iPad oder Outlook für Android. Ihre Organisation muss auch Microsoft 365 (ehem. Office 365) verwenden. Sie können Dynamics 365 Business Central Online nicht als Ihren geschäftlichen Posteingang in Outlook verwenden, wenn Ihre Organisation einen Exchange-Server On-Premise verwendet.

    Browser:
    Wenn Sie Dynamics 365 Business Central als Ihren geschäftlichen Posteingang in Outlook in einem Browser verwenden, erfordert das Add-In, dass auf Ihrem Computer einer der folgenden unterstützten Browser in der aktuellsten Version genutzt wird: Microsoft Edge, Chrome für Windows und Firefox für Windows, Safari, Microsoft Edge Legacy oder Internet Explorer.

    Plattformen:
    Wenn Sie das Dynamics 365 Business Central Outlook-Add-In in der mobilen Outlook App für iPhone, Outlook für iPad oder Outlook für Android verwenden, setzt das Add-In voraus, dass Ihr mobiles Gerät eines die folgenden Bedingungen erfüllt:

    – Windows: Business Central für Windows kann auf Geräten mit mindestens 1 GB RAM und Windows 10 S, Home, Pro, Enterprise oder Education (32-Bit- und 64-Bit-Editionen) installiert werden
    – iOS: Dynamics 365 Business Central für iPad und iPhone erfordert iOS 10.0 oder höher.
    – Android: Dynamics 365 Business Central für Android-Tablet und Android-Telefon kann auf Geräten mit mindestens 1 GB RAM und Android 6.0 oder höher installiert werden.
    – Gerätegröße: Dynamics 365 Business Central wird auf Smartphones mit einer Mindestbildschirmgröße von 4″ und Tablets mit einer Mindestbildschirmgröße von 7″ unterstützt.