Automatisierte Belegverarbeitung in Dynamics 365 Business Central.

Fall 1: Gedruckte Belege
Wenn Sie auf die Belegerfassungs-Software setzen, muss sich nur noch eine Person mit dem Scannen von Dokumenten beschäftigen. Es reicht, wenn diese Person die Post öffnet und anschließend einen Massenscan aller neuen Belege veranlasst. Das Add-On  Ein Add-On erweitert Software um ergänzende Funktionen (Englisch “to add”; Deutsch “hinzufügen”). Add-Ons sind normalerweise nicht im Basisumfang der Software enthalten und können optional i… Continia Documet Capture erkennt anhand eines Barcodes auf den Belegen oder – alternativ – einer leeren Seite zwischen den Belegen, wann ein Beleg endet.

Danach endet die manuelle Tätigkeit dann auch schon. Der Beleg muss nicht mehr manuell durch das Unternehmen gereicht werden.

Fall 2: PDF-Belege
Bei Belegen, die Sie per Mail als Anhang (PDF) erhalten, ist das Vorgehen noch einfacher. Sie leiten diese E-Mails an eine bestimmte E-Mail-Adresse weiter, die Sie einmalig einrichten. Alternativ können Sie alle Anhänge in einem bestimmten Ordner speichern.

Es ist unerheblich, welche Art der Belegerfassung (gedruckte Belege oder PDF-Belege) Sie wählen, die Belege werden im Folgenden gleichermaßen mittels der optischen Zeichenerkennung (OCR  Der Begriff „Optical Character Recognition“ (abg.: OCR) stammt aus der Informationstechnologie und bezeichnet die automatisierte Texterkennung in Bildern, sprich die optische Zeichenerkennu…) analysiert.

Je Beleg wird durch die Analyse der entsprechende Kopf (Debitor  Kundinnen und Kunden eines Unternehmens, welches Waren oder Dienstleistungen beziehen und dafür bezahlen müssen, sind grundsätzlich Debitoren. Debitor ist demnach eine Begrifflichkeit aus de… oder Kreditor  Kreditoren sind im deutschen Rechnungswesen Geld-/Kreditgebende. Regulär handelt es sich dabei um Lieferunternehmen von Waren oder Dienstleistungen. Der Begriff Kreditor basiert auf der Tatsac…) erkannt. Außerdem wird ein neuer Beleg in Dynamics 365 Business Central erstellt. Ein neuer Beleg wäre beispielsweise eine Einkaufsrechnung oder ein Verkaufsauftrag.

Die Erkennung der Kreditoren bzw. Debitoren erfolgt über die definierten Standards des Add-Ons  Ein Add-On erweitert Software um ergänzende Funktionen (Englisch “to add”; Deutsch “hinzufügen”). Add-Ons sind normalerweise nicht im Basisumfang der Software enthalten und können optional i… Continia Document Capture:

• Name des Debitoren bzw. Kreditoren
• Umsatzsteuer-ID
• IBAN des Bankkontos
• …

Die übrigen Zeilen – abgesehen vom Kopf – können dann entweder ebenfalls über die automatische Belegerfassung oder manuell vom jeweiligen Mitarbeitenden eingetragen werden.

Ihre Daten können Sie nachfolgend bequem in Dynamics 365 Business Central weiterarbeiten (z. B. Einkaufsprozess im Anwendungsbereich Kreditoren). Kein Systemwechsel – Alles in einem.

Für die weitere Bearbeitung durch mehrere Personen ist der Genehmigungsworkflow in Dynamics 365 Business Central prima geeignet. So kann beispielsweise das Qualitätsmanagement den Beleg absegnen und die Finanzbuchhaltung den Beleg verbuchen.

Ihr digitales Archiv enthält sämtliche Dateien, die ganz einfach über Dynamics 365 Business Central aufgerufen werden können. Sogar den elektronischen Originalbeleg können Sie problemlos abrufen.

Die Belegsuche des Add-Ons  Ein Add-On erweitert Software um ergänzende Funktionen (Englisch “to add”; Deutsch “hinzufügen”). Add-Ons sind normalerweise nicht im Basisumfang der Software enthalten und können optional i… Continia Document Capture ist sehr mächtig. Sie haben vielfältige Such-Möglichkeiten, da jedes Wort auf dem Beleg erkannt wird.