So gehts: Finanzmanagement in Dynamics 365 Business Central.

In der Buchhaltung ist es sehr wichtig, stets einen Überblick über den Saldo der Debitoren zu behalten. Im System ist das sehr einfach. Von Ihrem Dashboard aus klicken Sie auf „Verkauf” und dann auf „Debitoren”. Dadurch erhalten Sie diese Übersicht:

Übersicht der Debitoren

Nun haben Sie die Möglichkeit, einen Debitor auszuwählen und die gewünschten Details wie Saldo oder fälliger Saldo einzusehen.

Informationen zu einem Debitor

Klicken Sie auf den Saldo, erhalten Sie weitere Details zu allen Debitorenposten, welche Sie dann erneut einsehen können. Selbstverständlich können sie auch auf zahlreiche Berichte (z. B. offene Posten per Debitorensaldo) zurückgreifen.

In der Buchhaltung ist es sehr wichtig, stets einen Überblick über den Lieferantensaldo zu behalten.

Wie kann das System Sie dabei unterstützen?
Das ist sehr einfach. Von Ihrem Dashboard aus klicken Sie auf “Einkauf” und dann auf “Kreditoren”. Dadurch erhalten Sie diese Übersicht:

Übersicht der Kreditoren

Nun haben Sie die Möglichkeit, einen Kreditor auszuwählen und die gewünschten Details wie Saldo oder fälliger Saldo einzusehen.

Informationen zu einem Kreditor

Klicken Sie auf den Saldo, erhalten Sie weitere Details zu allen Kreditorenposten, welche Sie dann erneut einsehen können. Selbstverständlich können sie auch auf zahlreiche Berichte (z. B. offene Posten per Kreditorensaldo) zurückgreifen.

Sie haben die Möglichkeit, z. B. Einkäufe von nicht bestandsgeführten Artikeln, wie z. B. Büroklammern direkt auf ein Sachkonto zu buchen.

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Buchen der Einkaufsrechnung im Einkaufsbuch.-Blatt mit der Kontoart „Sachkonto“.
2. Buchen der Einkaufsrechnung im Beleg und Auswahl der Art „Sachkonto“ in den Zeilen.

Wichtig ist, dass das Sachkonto, das Sie bebuchen im Kontenplan so eingerichtet ist, dass direkte Buchungen möglich sind. Setzten Sie hierfür den Haken „direkt“ am Sachkonto. Weiterhin sollten Sie darauf achten, dass an Sachkonten, die direkt bebucht werden und eine Besteuerung auslösen, folgende Informationen gefüllt sind:

• Buchungsart: Einkauf/Verkauf
• Geschäftsbuchungsgruppe
• Produktbuchungsgruppe
• Geschäftsbuchungsgruppe
• Produktbuchungsgruppe

So wird z. B. verhindert, dass ein Einkaufskonto in einer Verkaufsrechnung verwendet werden darf. Die Besteuerungen werden über die MwSt.-Buchungsgruppen gesteuert, sie sind jedoch lediglich Vorschlagswerte, die im Buch.-Blatt und im Beleg manuell abgeändert werden können.

Sie erstellen eine Verkaufsrechnung oder eine Bestellung, um Ihre Vereinbarung mit dem Debitor zu erfassen, bestimmte Produkte unter speziellen Liefer- und Zahlungsbedingungen zu verkaufen.

Sie können die Verkaufsrechnung direkt aus einem Verkaufsangebot erstellen, welches Ihre Kundin bzw. Ihr Kunde angenommen hat.

Schritt 1: Wählen Sie das Lupen-Symbol aus, geben Sie „Verkaufsrechnungen“ ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.

Schritt 2: Geben Sie im Feld „Debitor“ den Namen eines vorhandenen Debitors ein.

Verkaufsrechnung erstellen

Andere Felder auf der Seite „Verkaufsrechnung“ werden nun mit den Standardinformationen des ausgewählten Debitors ausgefüllt. Wenn der Debitor noch nicht erfasst wurde, dann führen Sie die folgenden Schritte durch:

1. 1. Geben Sie im Feld „Debitor“ den Namen eines neuen Debitors ein.
   2. Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche „Ja“, um die Übertragung zu bestätigen.
   3. Auf der Seite „Eine Vorlage für einen neuen Debitor auswählen“ wählen Sie eine Vorlage, auf der die neue Debitorenkarte basieren soll, und dann wählen Sie die Schaltfläche „OK“.
   4. Eine neue Debitorenkarte wird geöffnet, vorausgefüllt mit Informationen aus der ausgewählten Debitorenvorlage. Füllen Sie die restlichen Felder aus.
   5. Wenn Sie die Debitorenkarte ausgefüllt haben, wählen Sie die Schaltfläche „OK“, um zur Seite „Verkaufsrechnung“ zurückzugehen.

Felder im Verkaufsrechnungskopf werden mit den Informationen, die Sie festgelegt haben, in der neuen Debitorenkarte ausgefüllt.

Schritt 3: Füllen Sie auf der Seite „Verkaufsrechnung“ im Reiter „Allgemein“ die Felder wie benötigt aus.

Sie können nun die Verkaufsrechnungszeilen für Produkte füllen, die Sie an die Kundschaft verkaufen, oder für jede Transaktion mit der Kundschaft, die Sie in einem Sachkonto erfassen möchten, ausfüllen.

Wenn Sie wiederkehrende Verkaufszeilen für den Debitor wie beispielsweise einen monatlichen Nachbestellungsauftrag eingerichtet haben, können Sie diese Zeilen auf der Rechnung einfügen. Dafür nutzen Sie unter „Aktionen > Funktionen“ die Option „Wiederkehrende Verkaufszeilen abrufen“.

Schritt 4: Wählen Sie im Inforegister „Zeilen“ im Feld „Art“ aus, welche Art des Produkts, der Kosten oder der Transaktion Sie für den Debitor mit der Verkaufszeile buchen möchten.

Schritt 5: Wählen Sie im Feld „Nr.“ den korrekten Datensatz aus. Die Auswahl im Dropdown richtet sich nach der zuvor festgelegten „Art“. Wenn Sie also als Art „Artikel“ wählen, werden Ihnen Ihre Artikel angezeigt, wenn Sie als Art „Ressource” wählen, werden beispielsweise Ihre Mitarbeitenden angezeigt.

Sie lassen das „Nr.“-Feld in folgenden Fällen leer:

1. Wenn die Zeile für einen Kommentar vorgesehen ist. Die Bemerkung fügen Sie im Feld „Beschreibung“ ein.
2. Wenn die Zeile für einen Katalogartikel vorgesehen ist.

Schritt 6: Geben Sie im Feld „Menge“ ein, wie viele Einheiten des Produkts, der Kosten oder der Transaktion in der Zeile gespeichert werden soll.

Der Wert im Feld „Zeilenbetrag“ wird als VK-Preis x Menge berechnet.

Der Preis und der Zeilenbetrag auf den Verkaufsrechnungszeilen werden mit oder ohne MwSt. angezeigt je nachdem, was Sie im Feld „Preis inklusive Mehrwertsteuer“ auf der Debitorenkarte ausgewählt haben.

Schritt 7: Wenn Sie Skonto gewähren möchten, geben Sie einen Prozentsatz im Feld „Zeilenrabatt“ ein. Der Wert im Feld „Zeilenbetrag“ wird entsprechend aktualisiert.

Wenn Sie bestimmte Artikelpreise für den Debitor auf der entsprechenden Debitorkarte im Inforegister „Verkaufspreise und Verkaufspreis-Zeilenrabatte“ eingerichtet haben, werden der Preis und der Betrag auf der Rechnungszeile automatisch aktualisiert, wenn die vereinbarten Preiskriterien erfüllt sind.

Schritt 8: Wiederholen Sie die Schritte 9 bis 12 für jedes Produkt oder jede Gebühr, die Sie dem Debitor in Rechnung stellen möchten.

Die Summenfelder unter den Positionen werden automatisch aktualisiert, wenn Sie Positionen erstellen oder ändern, um die Beträge anzuzeigen, die auf die Sachkonten gebucht werden.

Schritt 9: Geben Sie unter den Verkaufszeilen im Feld „Rabattbetrag in Rechnung stellen“ ggf. einen Betrag ein, der vom Wert abgezogen werden soll, der im Feld „Total inklusive Mehrwertsteuer“ im unteren Bereich der Rechnung angezeigt wird.

Wenn Sie Rechnungsrabatte für den Debitor eingerichtet haben, wird der angegebene Prozentwert automatisch in das Feld „Rechnungsrabatt in Prozent“ eingetragen, sobald die Kriterien erfüllt sind und der entsprechende Betrag wird im Feld „Rechnungsbetrag mit Rabatt ohne Mehrwertsteuer“ eingefügt.

Schritt 10: Wenn die Verkaufsrechnungszeilen ausgeführt sind, wählen Sie die Aktion „Buchen und Senden“ aus.

Das Dialogfeld „Buchungs- und Sendebestätigung“ zeigt die gewünschte Methode, wie der Debitor den Beleg empfangen soll. Sie können die Sendemethode ändern, indem Sie die Schaltfläche vom Feld „Beleg senden an“ auswählen.

Die Verkaufsrechnung wird bei entsprechender Einstellung als PDF ausgegeben und gebuchte Sachposten, Debitorenposten und Artikelposten usw. können per „Posten suchen“ eingesehen werden. Der Verkaufsrechnung zugehörige Debitorenposten und Artikelposten wurden im System automatisch z.B. als Forderung und Lagerabgang erfasst. Die Verkaufsrechnung ist nun nicht mehr in der Liste der „Verkaufsrechnungen“, sondern in der Liste der „gebuchten Verkaufsrechnungen“ aufzufinden.

Einsicht gebuchter Rechnungen
Sobald die Rechnung gebucht wurde, finden Sie sie in der Liste der gebuchten Rechnungen. Die Liste „Gebuchte Verkaufsrechnungen“ und die Liste „Gebuchte Einkaufsrechnungen“ zeigt die gebuchten Rechnungen mit den endgültigen Rechnungsnummern. In der Liste können Sie jede gebuchte Rechnung nachschlagen und eine gebuchte Rechnung korrigieren oder stornieren.

Gebuchte Verkaufsrechnungen

Für jede gebuchte Rechnung können Sie Statistiken, Dimensionen und die Sachposten nachschlagen, die das Ergebnis der gebuchten Rechnung sind. Sie können die gebuchte Rechnung von hier aus auch ausdrucken oder senden.

Sie können eine gebuchte Verkaufsrechnung einfach korrigieren oder stornieren, bevor sie bezahlt wird. Dies ist nützlich, wenn Sie einen Tippfehler korrigieren möchten oder wenn der Debitor früh eine Änderung im Bestellvorgang anfordert. Wenn die gebuchte Verkaufsrechnung bezahlt ist, müssen Sie eine Verkaufsgutschrift oder eine Verkaufsreklamation erstellen, um den Verkauf zu stornieren.

Schritt 1: Wählen Sie das Lupe-Symbol aus, geben Sie „Gebuchte Verkaufsrechnungen“ ein und wählen Sie den entsprechenden Link.

Schritt 2: Wählen Sie über die drei Punkte in der Zeile der Verkaufsrechnung, die Sie bearbeiten möchten, die Option „Korrekturgutschrift erstellen“.

Karte „Verkaufsgutschrift“

Im Reiter „Allgemein“ der Verkaufsgutschrift sind einige Informationen aus der gebuchten Verkaufsrechnung bereits enthalten. Sie können alle Felder bearbeiten, zum Beispiel mit neuen Daten, die die Rückholvereinbarung wiedergeben.

Schritt 3: Bearbeiten Sie Informationen über die Zeilen entsprechend der Vereinbarung wie die Anzahl der zurückzuerstattenden Artikel oder der gutzuschreibende Betrag.

Schritt 4: Wählen Sie die Aktion Posten ausgleichen.

Verkaufsgutschrift: Posten ausgleichen

Schritt 5: Auf der Seite „Debitorenposten zuweisen“, welche sich nun öffnet, wählen Sie die Zeile mit dem gebuchten Verkaufsbeleg, die Sie der Verkaufsgutschrift zuordnen möchten, und wählen Sie dann „Ausgleichs-ID setzten“ aus.

Verkaufsgutschrift – Debitorenpostenausgleich

Die Kennzeichnung der Verkaufsgutschrift wird im Feld Ausgleichs-ID angezeigt.

Schritt 6: Geben Sie in jeder Zeile im Feld „Anzuwendender Betrag“ den Betrag ein, den Sie ausgleichen möchten, wenn dieser kleiner ist als der ursprüngliche Betrag.

Im unteren Bereich der Seite „Debitorenposten zuweisen“ können Sie den Gesamtbetrag sehen, um alle beteiligten Posten zu stornieren, nämlich wenn der Wert im Feld Saldo Null ist.

Schritt 7: Wählen Sie die Schaltfläche „OK“. Wenn Sie die Verkaufsgutschrift buchen, wird sie für die angegebenen gebuchten Verkaufsrechnungen angewandt.

Nachdem Sie die erforderlichen Verkaufsgutschriftszeilen erstellt ober bearbeitet haben und der Ausgleich einzelner oder mehrerer Posten angegeben wird, können Sie fortfahren, die Verkaufsgutschrift zu buchen.

Schritt 8: Wählen Sie die Aktion „Buchen und Senden“.

Das Dialogfeld „Buchungs- und Sendebestätigung“ wird geöffnet und zeigt die bevorzugte Sendemethode für den Debitor an. Sie können die Sendemethode ändern, indem Sie die Schaltfläche vom Feld „Beleg senden an“ auswählen.

Die gebuchten Verkaufsdokumente für die entsprechende Gutschrift werden nun storniert und eine Erstattung der Zahlung kann für den Debitor erstellt werden. Die Verkaufsgutschrift wird entfernt und durch einen neuen Beleg in der Liste der gebuchten Verkaufsgutschriften ersetzt.

Eine der Aufgaben der Buchhaltung ist die Erfassung von (Einkaufs-) Rechnungen. Dies können Sie im System auf folgende Weisen erledigen:

Weg Nr. 1: Erhalt der Rechnung als E-Mail

Wir gehen davon aus, dass Sie eine Rechnung per E-Mail in Outlook von einem Lieferanten erhalten haben. Durch die nahtlose Integration von Outlook in Dynamics 365 Business Central sind die beiden Programme automatisch miteinander verbunden. Sie öffnen die Mail und klicken auf das Logo. Dadurch öffnet sich Dynamics 365 Business Central mit Kontaktdetails sowie allen verfügbaren Informationen und Statistiken über den Lieferanten im gleichen Fenster.

Nahtlose Integration ermöglicht umfassende Informationen zum Kreditor

Über den Button „Neu” in dem Fenster können Sie eine neue Einkaufsrechnung anlegen. Durch die Integration von OCR wird der Text der Mail erkannt und Felder wie zum Beispiel Artikelnummer, Artikelname und Menge automatisch ausgefüllt. So sparen Sie wertvolle Zeit. Anschließend prüfen Sie die Angaben und bestätigen die Eingaben.

Details zum Kreditor

Nun tragen Sie die Rechnungsnummer ein und entscheiden, ob Sie noch weitere Informationen anpassen müssen. Ist dies erledigt, wird die Einkaufsrechnung in Dynamics 365 Business Central verbucht. Wechseln Sie nun dahin, können Sie die Rechnung dort direkt einsehen.

Weg Nr. 2: Erhalt der Rechnung auf anderem Wege

Wenn Sie die Rechnung auf anderem Wege erhalten, können Sie diese auch direkt im System verbuchen (und nicht über die Outlook-Integration). Sie können beispielsweise eine PDF-Rechnung an das System senden und sehen im System direkt, dass das Dokument unter “Eingehende Dokumente” angezeigt wird.

Nun besteht die Möglichkeit, das Dokument mittels optischer Zeichenerkennung zu erfassen. Es wird dann eine Rechnung erstellt, in der sich automatisch alle Daten wie die Artikelnummer und gewünschte Anzahl befinden.

Weg Nr. 3: Buchung einer Einkaufsrechnung aus der Bestellung
Unabhängig davon, wie die Einkaufsrechnung im Unternehmen eingeht, arbeiten viele Unternehmen mit vorgelagerten Bestellungen. Meist wird die Lieferung einer Einkaufsbestellung vom Einkauf geprüft und im System gebucht. Anschließend besteht die Möglichkeit für die Buchhaltung, die zugehörige Einkaufsrechnung nach Eingang direkt aus der Bestellung heraus zu fakturieren. Alternativ können Sie eine neue Einkaufsrechnung erzeugen und die vom Einkauf gebuchten Lieferung in den Beleg ziehen. Anschließend kann die Rechnung gebucht werden.

Neben der Buchung einer Einkaufsrechnung muss die Buchhaltung ebenfalls Einkaufsgutschriften abwickeln. Suchen Sie nach „Gebuchte Einkaufsrechnungen“ und wählen Sie den entsprechenden Link.

Wählen Sie dann die gebuchte Einkaufsrechnung aus, die Sie stornieren möchten und klicken Sie in der obigen Navigation auf „Korrigieren“ und dann auf „Korrekturgutschrift erstellen“.

Erstellung einer Korrekturgutschrift

Die meisten Felder im Einkaufsgutschrifts-Kopf werden mit den Informationen aus der gebuchten Einkaufsrechnung ausgefüllt. Sie können alle Felder bearbeiten (z. B. Liefern an alternative Kreditorenadresse).

Am Ende wählen Sie die Aktion „Posten ausgleichen“ aus.

Ausgleich der Posten

Auf der Seite „Kreditorenpostenausgleich“, die sich dann öffnet, wählen Sie die Zeile mit dem gebuchten Einkaufsbeleg, die Sie der Einkaufsgutschrift zuordnen möchten, und wählen Sie dann „Zuweisungs-ID festlegen“ aus. Die Nummer der Einkaufsgutschrift wird im Feld „Zuweisungs-ID“ eingefügt.

Geben Sie in jeder Zeile im Feld „Anzuwendender Betrag“ den Betrag ein, den Sie ausgleichen möchten, wenn dieser kleiner ist als der ursprüngliche Betrag.

Im unteren Bereich der Seite „Kreditorenposten zuweisen“ können Sie den Gesamtbetrag sehen, um alle beteiligten Posten zu stornieren.

Betätigen Sie die Schaltfläche „Ok“. Wenn Sie die Einkaufsgutschrift buchen, wird sie für die angegebenen Einkaufsbelege angewandt.

Nachdem Sie die erforderlichen Einkaufsgutschriftszeilen erstellt oder bearbeitet haben und der Ausgleich einzelner oder mehrerer Posten angegeben wird, können Sie fortfahren, die Einkaufsgutschrift zu buchen.

Führen Sie die Aktion „Buchen“ aus.

Neben der Rechnungserfassung ist auch die Bezahlung eine wichtige Aufgabe der Buchhaltung. Über den Menüpunkt “Zahlungsmanagement” gelangen Sie zu den Zahlungsausgangsbuchungsblättern. An diesem Punkt haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Sie können die Zahlung manuell eingeben und Posten ausgleichen
• oder Zahlungsvorschläge erzeugen.

In den Zahlungsvorschlägen zeigt das System Zahlungen an, die bald fällig sind. So hilft Ihnen die künstliche Intelligenz dabei zu entscheiden, welche Zahlung zuerst getätigt werden sollte. Anschließend können Sie dann die Zahlung durchführen.

Sie können dann selbstverständlich eine entsprechende Zahlungsdatei erzeugen, die Sie in Ihrem Online-Banking bzw. in Ihrer Banksoftware einlesen und weiterverarbeiten können.

Zugehörige Kreditorenposten werden in beiden Fällen automatisch geschlossen.

Zahlungsausgangsbuchungsblätter

Am Ende eines Geschäftsjahres fallen einige Verwaltungsaufgaben an. Die tatsächlichen Aufgaben hängen dabei individuell von Ihrem Unternehmen ab.

Wie kann das System Sie dabei unterstützen?

Das System unterstützt Sie beim Abschluss eines Geschäftsjahres. Der Abschluss des Geschäftsjahres ist eine der Aufgaben für das Schließen der Bücher. Nachdem Sie das Geschäftsjahr abgeschlossen haben, sind die Felder „Abgeschlossen“ und „Datum gesperrt“ für alle Perioden des Jahres aktiviert. Sie können ein Jahr nicht erneut öffnen oder die Kontrollkästchen deaktivieren.

Folgende Aufgaben können Sie mit der ERP-Lösung abwickeln:

Sachposten

Vorbereitend für den Abschluss des Geschäftsjahres sollten Sie systemweite und benutzerspezifische Buchungsperioden festgelegt haben, zwischen denen Buchungen zulässig sind. Zum Abschluss eines Geschäftsjahres können in dem Zusammenhang folgende Aufgaben erledigt werden:

• Durchführung von notwendigen Sachpostenregulierungen
• Aktualisierung und Buchung von wiederkehrenden Buch.-Blättern
• Ausführung von Kontenschemata

Debitoren und Verkauf

• Buchung aller Aufträge, Rechnungen, Gutschriften und Reklamationen für Debitoren
• Buchung aller Barzahlungseingangs-Buch.-Blätter
• Aktualisierung und Buchung wiederkehrender Buch.-Blätter, die sich auf Debitoren und Verkauf beziehen
• Abstimmung der Debitoren mit der Finanzbuchhaltung

Kreditoren und Einkauf

• Buchung aller Aufträge, Rechnungen, Gutschriften und Reklamationen für Kreditoren
• Buchung des Zahlungsausgangs Buch.-Blatts
• Aktualisierung und Buchung wiederkehrender Buch.-Blätter, die sich auf Kreditoren und Einkäufe beziehen
• Ausführung des Berichts „Kreditor – Saldenrückblick“
• Abstimmung der Kreditoren mit der Finanzbuchhaltung

Anlagen

• Buchung aller Wartungskosten über die Anlagen-Buch.-Blätter oder Rechnungen
• Buchung von Regulierungen
• Buchung von Zuschreibungen
• Buchung von Abschreibungen
• Aktualisierung und Buchung des Buch.-Blatts für wiederkehrende Anlagen

Intercompany

• Verarbeitung von Intercompany-Transaktionen

MwSt.

• Abschluss von Steuer-Abrechnungen