Microsoft Power Automate für Dynamics 365 Business Central.

Bestandteil der Microsoft Power Platform:

Lästige Routineaufgaben sind

Ihre Herausforderung ohne Microsoft Power Automate.

Wiederkehrende Routineaufgaben kosten jede Menge Zeit. Das nervt und das braucht niemand. Außerdem passieren im Stress schnell Flüchtigkeitsfehler, die dann noch mehr Arbeit nach sich ziehen. Zuletzt kann es für Mitarbeitende schnell frustrierend sein, nur wiederkehrende und langwierige Arbeiten erledigen zu müssen.

Was Sie sich fragen sollten: Können Sie es sich leisten, dass Flüchtigkeitsfehler passieren, Mitarbeitende unzufrieden sind und andere wertschöpfende Aufgaben vernachlässigt werden? Lassen Sie das nicht zu. Das müssen und brauchen Sie nicht.

Mehr Zeit, weniger Fehler und Zufriedenheit durch

die Lösung Microsoft Power Automate für Dynamics 365 Business Central.

Microsoft Power Automate (ehemals Microsoft Flow) ist ein  praktisches Workflow-Tool von Microsoft, mit dem Sie regelmäßige, wiederkehrende Prozesse und damit Routineaufgaben ganz einfach und entspannt automatisieren können. Aus alltäglichen Routineaufgaben machen Sie im Handumdrehen automatisierte Workflows.

Workflows erstrecken sich von einzelnen Aufgaben (z. B. Benachrichtigungen) bis hin zu umfangreichen Systemen (z. B. komplexe Genehmigungsprozesse). Es können beliebige Logiken in der Benutzeroberfläche erstellt werden (Workflows), die bei bestimmten Ereignissen automatisch ausgeführt werden sollen.

Und das Beste daran: Sie benötigen keine Programmierkenntnisse. Schließlich wird bei den Microsoft-Tools der Low-Code-Ansatz verfolgt. Sie erstellen binnen weniger Klicks Ihre Workflows entweder aus einer leeren Flow-App auf Basis eines Konnektors (Liste der Konnektoren) oder aus einer der vielen Vorlagen von Microsoft. Außerdem legen Sie bloß ein einziges Mal fest, welche Dienste miteinander kommunizieren sollen. Im Ergebnis erhalten Sie dadurch beispielsweise Benachrichtigungen oder es werden automatisch Dateien synchronisiert oder gesammelt. Wunderbar, stimmts?

Dadurch entstehen Ihnen folgende Vorteile:

  1. mehr Zeit für wichtige Aufgaben
  2. keine Flüchtigkeitsfehler
  3. zufriedene Mitarbeitende
Power Automate - Flow erstellen
Für jeden etwas dabei:

4 Arten von Workflows.

1 Automatisierte Workflows

Erstellen Sie ereignisorientierte Flows und damit Workflows, bei denen eine oder mehrere Aufgaben automatisch ausgeführt werden, nachdem sie durch ein Ereignis ausgelöst wurden.

2 Geplante Flows

Erstellen Sie einen Flow, der eine oder mehrere Aufgaben (z. B. Bericht per E-Mail) zu einem bestimmten Zeitpunkt ausführt. An einem angegebenen Datum oder nach einer Anzahl von Tagen.

3 Geschäftsprozess-Flows

Bei Geschäftsprozess-Flows handelt es sich um Anleitungen für wiederkehrende Aufgaben. Damit können Sie eine Schritt-Abfolge definieren, die Personen ausführen müssen, um zu einem gewünschten Resultat zu kommen. Beispiele: Bearbeitung von Kundenserviceanfragen, Übermittlung eines Auftrags inkl. Rechnungs-Genehmigungsworkflow

4 Schaltflächen-Flows

Erstellen Sie Schaltflächen-Flows, damit Sie wiederkehrende Aufgaben jederzeit/an jedem Ort einfach über Ihr mobiles Gerät ausführen können. Sie sparen Zeit und es treten weniger Fehler als bei der manuellen Ausführung auf. Beispiel: Schaltfläche, die an eine bestimmte Personengruppe eine E-Mail mit einer Erinnerung schickt

Power Automate in der Praxis:

Anwendungsfälle zu Power Automate.

Power Automate für Dynamics 365 Business Central ist für die unterschiedlichsten Szenarien einsetzbar. Wir haben für Sie einige Anwendungsfälle zusammengestellt, in denen Sie sich mit Ihren Wünschen sicherlich wiedererkennen:

  • Aufgaben aus dem Microsoft Planner automatisch in Outlook übertragen
  • Office 365 E-Mail-Anlagen automatisch in OneDrive speichern
  • Push-Benachrichtigung bei einer E-Mail der Geschäftsführung erhalten
  • Antworten von Microsoft Forms Umfragen automatisch in SharePoint speichern
  • Aufgabe im Planner erstellen, wenn ein neuer Verkaufsauftrag in Dynamics 365 Business Central angelegt wird
  • E-Mail an den Vertrieb senden, wenn ein Debitor in Dynamics 365 Business Central gesperrt wird
  • E-Mail an die Kundschaft versenden, wenn ein Verkaufspreis geändert wird
  • Beim Versenden eines Verkaufsauftrags die Kundin bzw. den Kunden über Lieferung und Tracking Nummer informieren
Neu:

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) mit Power Automate.

Durch den Einsatz der robotergesteuerten Prozessautomatisierung (RPA) von Power Automate befreien Sie Ihr Team teilweise (beaufsichtigte RPA) oder gänzlich (unbeaufsichtigte RPA) von alltäglichen, arbeitsintensiven und sich oft wiederholenden Aufgaben. Dies ist über ein Web-Interface in der Cloud oder ein Desktop-Interface möglich. Schauen Sie sich das mal an! Erstellen Sie auf die Art und Weise automatisierte Workflows. Dabei werden Software-Bots so trainiert, dass sie die arbeitsintensiven, sich wiederholenden, manuellen Aufgaben ausführen.

Mehr zu RPA erfahren Sie in unserem Blogartikel “RPA – neues Level der Prozessautomatisierung”.

Beaufsichtigte RPA

Automatisieren Sie arbeitsintensive und sich wiederholende Aufgaben wie Front-Office-Tätigkeiten.

Personen müssen lediglich noch Aufgaben auslösen oder auf bestimmte Aufforderungen reagieren (z. B. die Beantwortung einer Frage mit Ja/nein).

Unbeaufsichtigte RPA

Lassen Sie die Bots die arbeitsintensiven und weniger rentablen Aufgaben erledigen, indem sie die Aktionen aufzeichnen und wiedergeben, ohne dass ein Eingreifen am Computer erforderlich ist.

Die Prozesse sind vollständig automatisiert (End-to-End-Automatisierung), sodass Sie Ereignisse in hoher Anzahl planen und auslösen können.

Wertvolle Dateneinblicke:

Ihr traumhafter Nutzen durch Power Automate für Dynamics 365 Business Central.

Auch für Nicht-Developer

Die Erstellung von Workflows bedarf keiner Programmierung bzw. Programmierkenntnissen.

Vielfalt an Konnektoren

In einem Power Automate Workflow kann man ganz einfach zahlreiche Konnektoren miteinander verknüpfen.

Mehrstufige Prozesse

Mit dem FlowDesigner aus Power Automate können Sie mehrere Aufgaben zu einem ereignisgesteuerten Workflow verknüpfen.

Von der Theorie zur Praxis:

Tutorial: Die Power Automate Business Central Integration.

In diesem kurzen Tutorial erstellen wir einen einfachen Flow, der eine Aktion ausführt, wenn der Bestand für einen bestimmten Artikel eine bestimmte Menge unterschreitet. Die Aktion ist in unserem Beispiel das Versenden einer E-Mail.

  • Wie starte ich die Anwendung?

    Rufen Sie Power Automate auf und wählen Sie Neuen Flow erstellen.

    Alternativ können Sie in Dynamics 365 Business Central eine Seite aufrufen. Wählen Sie über die drei Punkte die Option Automate > Power Automate > Flow erstellen. An dieser Stelle werden Sie zu Power Automate geleitet, um einen neuen Flow zu erstellen.

    Wir gehen in unserem Tutorial den ersten Weg über Power Automate. So oder so: Wählen Sie die Option, einen Flow ohne Vorlage zu erstellen.

     

    01 Flow erstellen

    Option zur Flow-Erstellung wählen und Flow erstellen

  • Wie erstelle ich den Flow?

    Nun vergeben Sie einen Namen für den Flow und suchen nach “Business Central”, um die verfügbaren Trigger anzusehen. Hierbei wählen Sie Wenn ein Datensatz geändert wird.

    02 Flownamen vergeben
  • Wie richte ich den Flow ein?

    Als nächstes müssen Sie den Umgebungsnamen wählen (Standardmäßig „Production“) und Ihr Unternehmen auswählen. Wählen Sie aus dem Dropdown das Unternehmen aus, welches Sie verwenden möchten.

    Da in dem vorliegenden Beispiel der Lagerbestand überprüft werden soll, wählen Sie im Feld Tabellenname die Option “items”.

    Klicken Sie auf den Befehl + Neuer Schritt, um mit dem Hinzufügen einer Aktion fortzufahren.

    03 Wenn ein Datensatz geaendert wird

    Flow für Datensatzänderung erstellen

     

  • Wie füge ich eine Aktion hinzu?

    Suchen Sie nach “Business Central” und wählen Sie die Aktion Datensatz abrufen.

    In diesem Schritt füllen Sie erneut die Felder Umgebungsname, Firmenname und Tabellenname aus. Zusätzlich wählen Sie im Feld Zahlen-ID über die Auswahl von dynamischen Inhalten „Row-ID“.

    04 Datensatz abrufen

    Hinzufügen einer Aktion

  • Wie füge ich eine zweite Aktion hinzu (inkl. Bedingung)?

    Fügen Sie nun einen weiteren Schritt hinzu. In diesem Schritt legen wir auch die Bedingung zum Auslösen der Aktion fest. Wählen Sie Steuerung und anschließend Bedingung als Aktion.

    05 Bedingung hinzufügen

    Weitere Aktion inkl. Bedingung hinzufügen

     

    Als Bedingung tragen Sie nun Folgendes ein:

    • Als Wert wird aus dem Angebot der dynamischen Inhalte die Option „Number“ gewählt.
    • Die Option „ist gleich“ behalten Sie bei.
    • Als zweiten Wert tragen Sie eine Artikelnummer ein. Beispielhaft wählen wir die Artikelnummer „1906-S“.

    Konfigurieren Sie außerdem, was passieren soll, wenn die Bedingung zutrifft (sprich, wenn der Datensatz des Artikels geändert wird).

    06 Datensatz waehlen

    Datensatz für “Wenn-ja”-Bedingung definieren

     

    Wählen Sie erneut Steuerung und dann Bedingung.

    • Als ersten Wert wählen Sie aus dem dynamischen Inhalt die Option „Inventory“.
    • Als Bedingung definieren Sie „ist kleiner als“.
    • Als zweiten Wert wählen Sie die Menge, bei welcher die E-Mail versendet werden soll. Beispielhaft wird die Anzahl 3 gewählt.

    Erneut muss nun die „Wenn ja“-Bedingung konfiguriert werden. Hier wählen Sie den Office 365 Outlook Konnektor mit der Aktion E-Mail versenden.

    Mail entwerfen

    Weitere “Wenn-ja”-Bedingung hinzufügen

  • Wie entwerfe ich die E-Mail?

    Nun können Sie die E-Mail entwerfen, welche versendet werden soll. Dabei können Sie die vorgeschlagenen dynamischen Inhalte nutzen.

    07 dynamischer Inhalt

    E-Mail mit dynamischem Inhalt erstellen

  • Wie speichere ich den Flow?

    Speichern Sie nun Ihren erstellen Flow. In der Flow-Prüfung wird Ihr erstellter Flow automatisch getestet und ggf. auftretende Probleme werden angezeigt.

    Hinweis: In diesem Beispiel ist es ausreichend, die „Wenn-ja“-Bedingungen zu definieren, da nichts geschehen soll, wenn die Bedingungen nicht erfüllt sind.

 

Testen Sie Microsoft Power Automate für Dynamics 365 Business Central jetzt kostenlos.

Noch Fragen?

Finden Sie Antworten in den FAQ.

  • Was kann Power Automate?

    Mithilfe von Microsoft Power Automate (ehemals Microsoft Flow) können Sie regelmäßige, wiederkehrende Prozesse und Routineaufgaben ganz einfach und entspannt über Workflows automatisieren. Workflows erstrecken sich von einzelnen Aufgaben (z. B. Benachrichtigungen) bis hin zu umfangreichen Systemen (z. B. komplexe Genehmigungsprozesse). Und das Beste daran: Sie benötigen keine Programmierkenntnisse (Low-Code-Anwendung). Sie erstellen binnen weniger Klicks Ihre Workflows entweder aus einer leeren Flow-App auf Basis eines Konnektors (Liste der Konnektoren) oder aus einer der vielen Vorlagen von Microsoft.

  • Was ist Power Automate free?

    Power Automate free ermöglicht das limitierte Testen von Power Automate. Jeder User kann Power Automate Free 90 Tage lang testen. Der Dienst ist kostenlos. Das heißt: Es fallen keine Gebühren für die Lizenzen an.

  • Ist Power Automate in Office 365 enthalten?

    Seit März 2022 ist Power Automate grundlegender Bestandteil von Office 365.

  •  

Preise:

Was kostet Microsoft Power Automate?

anaptis

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