Dynamics 365 Business Central in der Zulieferindustrie.

Erfolgsgeschichte:

Das Unternehmen Georg Ackermann GmbH aus Wiesenbronn ist ein innovativer Zulieferer für Bereiche wie Interior, Ladenbau, Messebau, Architektur und Schalungsbau. Das Unternehmen entwickelt mit seinen rund 100 Mitarbeitenden mithilfe von CNC- und Lasertechnik einzigartige und originelle Lösungen. Die fertigen Lösungen reichen beispielsweise von Empfangstheken über Messestände bis hin zu Architekturmodellen für Konzertsäle.

REDEN IST SILBER, REFERENZEN SIND GOLD:

Persönliche und umfassende Betreuung bei der anaptis.

Herausforderungen

Partner

„Wir sind damals mit einem anderen IT-Dienstleistungsunternehmen von einer Branchenlösung auf Dynamics NAV 2009 gewechselt. Durch die unzureichende Betreuung und fehlendes Wissen unseres ehemaligen IT-Dienstleistungsunternehmens haben wir beschlossen, eine/-n Mitarbeiter/-in einzustellen, welche/-r sich intern um die Betreuung und Entwicklung des Systems kümmert.

Leider wurde uns schnell bewusst, dass eine Person den Anforderungen allein weder zeitlich noch bezüglich des technischen Know-hows gerecht werden kann. Die Weiterentwicklung der ERP-Lösung gemäß unseren Wünschen konnte diese Person ohne regelmäßige Schulungen, für die jedoch die Zeit fehlte, nicht umfassend erledigen. So war ein Wechsel zu einem Dynamics NAV Partner, der uns ganzheitlich betreut und die notwendige Kompetenz aufweist, für uns unumgänglich.“

Prozesse und Software

„Technisch betrachtet bestanden unsere Herausforderungen darin, dass unser Verkaufsprozedere speziell ist und dies nicht allein im Systemstandard der ERP-Lösung abgebildet werden konnte. Unsere individuellen Prozesse wurden bis dato zum Teil fehlerhaft oder verbesserungswürdig von dem vorherigen Partner und unserem Mitarbeitenden umgesetzt. So bestand unsere Anforderung an einen künftigen Partner zunächst darin, dies zu optimieren.

Später entstanden dann weitere Individualisierungswünsche an das ERP-System, die unsere Prozesse Stück für Stück weiter verschlanken und digitalisieren sollten.“

Herausforderungen auf einen Blick:

  1. Wechsel zu einem verlässlichen, kompetenten Dynamics NAV Partner, welcher das vorhandene ERP-System optimieren kann
  2. Optimierung unseres Systems zu einer zukunftsfähigen Lösung, welche die digitale Transformation und interne Weiterentwicklung des Unternehmens abbilden kann
  3. Digitale Abbildung Individueller Prozesse (z. B. Verkaufsprozess, Betriebsdatenerfassung, Projektauswertung)
Erfahrungen mit Microsoft Dynamics

Ziel

„Unser Ziel war es zunächst, einen verlässlichen und kompetenten Partner zu finden, der gemeinsam mit uns den Weg der digitalen Transformation weiter geht. Dabei war uns eine persönliche Ansprechperson sehr wichtig.

Außerdem wollten wir unsere Prozesse kontinuierlich effizienter gestalten – mithilfe von Dynamics NAV. Dadurch, dass sich unsere Prozesse ständig weiterentwickeln, benötigten wir ein flexibles, anpassungsfähiges ERP-System.“

Partner-Suche

„Wir begannen mit der Recherche nach einem vielseitigen IT-Dienstleistungsunternehmen, welches über Verständnis und Know-how für unsere speziellen Prozesse verfügt und diese effizient in unserem ERP-System abbilden kann.

Nach unserer vorherigen Erfahrung war es uns wichtig, dass wir eine feste Ansprechperson haben, die unser Unternehmen gut kennt und unsere Anforderungen schnell verstehen kann.

Auf Empfehlung unseres Hardware-Dienstleisters sind wir auf die anaptis (damals noch infosim) aufmerksam geworden. Dort haben wir uns direkt gut aufgehoben gefühlt, da es gleich menschlich gut passte. Außerdem erwiesen sich die Mitarbeitenden als sehr kompetent.“

Individualanpassungen mit anaptis

„Unsere ERP-Lösung Dynamics NAV 2009, mit welcher wir 2013 zu anaptis wechselten, war bereits teilweise individualisiert, musste jedoch überarbeitet werden. Das anaptis-Team hat von einigen einfachen Digitalisierungsprozessen über die individuelle Abbildung unseres Fertigungsbetriebs hin zu einer Webshop-Anbindung einige Anpassungen für uns vorgenommen. Die wichtigsten Individualanpassungen waren unter anderem die Projektauswertung, ein Modul zur Betriebsdatenerfassung und eine umfassende Web-Applikation.“

  • Projektauswertung

    „Der Verkaufsprozess im Standard der ERP-Lösung war für uns leider nicht geeignet, da wir sehr viele Besonderheiten (z. B. Stornos bei Fehleinkäufen, Gutschriften) beachten müssen. Daher wurde das Projektmodul von Dynamics NAV so angepasst, dass es unser Geschäft nun detailgetreu abbildet. Im Fokus steht dabei die Projektauswertung.

    Durch die Anpassung haben wir die Möglichkeit, dem Kunden bereits früh einen Schätzwert über den entstehenden Aufwand und zu jeder Zeit den aktuellen Projektstatus zu übermitteln. Dabei werden automatisch über Nacht Aktualisierungen ausgeführt. Zudem sind tags-über manuelle Aktualisierungen möglich.
    Wir können außerdem sehr differenzierte Auswertungen vornehmen (z. B. nach Maschinen-stunden/Mitarbeiterstunden/Material) und aus verschiedenen Blickwinkeln (z. B. Projekt/Projektleitenden/Debitor) betrachten. Auf Basis dessen können wir nun die Projektumsetzung deutlich besser steuern.“

  • Betriebsdatenerfassung

    „Früher haben wir mit einem vorgefertigten Branchen-BDE-Modul gearbeitet. Das hat im Grunde genommen, aber gar nicht zu uns gepasst. Das Handling sowie das Design konnten sich im Alltag nicht bewähren. Daher haben wir gemeinsam mit anaptis eine eigene BDE-Lösung entwickelt, die unsere Anforderungen passgenau widerspiegelt.

    Wir können nun folgende Aktionen darin abbilden:

    • Kommen
    • Gehen
    • Für welches Projekt arbeite ich?
    • Für welches Projekt habe ich Materialien verbraucht?

    Außerdem wurde ein logischer Workflow etabliert, welcher die Dimension „Mitarbeiter/-in“ und „Aktion“ beinhaltet. Ungereimtheiten in den Abläufen und Fehlbuchungen fallen direkt auf und können einfach behoben werden. Außerdem profitieren wir von praktischen Statistiken (z. B. Wie lange ist jemand anwesend? An wie vielen Projekten hat die Person heute wie lange gearbeitet?).“

  • Web-Applikation

    „Uns ist stetig daran gelegen, unsere Prozesse effizienter zu gestalten. Nun profitieren wir von einer mit der Zeit gewachsenen Web-Applikation, auf die alle Mitarbeitenden zugreifen können. Mittlerweile hat diese viele Funktionalitäten, die zur Visualisierung und Transparenz so-wie zur Mitarbeiterinformation beitragen. Wir haben darin aktuelle Daten, die automatisch synchronisiert werden und reduzieren auf dem Wege eine Menge Papier. Funktionen bzw. Bestandteile der Web-Applikationen sind u. a. die folgenden:

    • Ablaufplanung
    • Ressourcenplanung
    • Geburtstagsliste
    • Erste-Hilfe-Liste
    • Mitarbeiterdurchwahlliste
    • Arbeitskleidung bestellen
    • Essensbestellung
    • Ackermann Wiki

    Was für uns auch sehr praktisch ist: Das BDE-Modul ist in der Web-Applikation integriert.“

Manfred Weid, Prokurist und Technischer Gesamtbetriebsleiter, Georg Ackermann GmbH

„Eine souveräne Software bekomme ich überall. Entscheidend ist eine passgenaue Beratung bzw. Betreuung durch einen verlässlichen Partner. Mit der anaptis haben wir einen äußerst zuverlässigen Partner gewonnen, der uns dabei hilft, unsere Prozesse zu vereinfachen. Wir arbeiten heute mit modernen und nutzerfreundlichen Technologien.“

Upgrade von Dynamics NAV 2009 auf Business Central

„Da sich nicht nur unser Unternehmen, sondern auch die Software von Microsoft kontinuierlich weiterentwickelt, wurde es Zeit für ein Upgrade von Dynamics NAV 2009 auf Dynamics 365 Business Central. Das Upgrade hatte vorwiegend technische Gründe, da sich die technische Basis der ERP-Software verändert hat. Je länger wir den Wechsel herausgezögert hätten, desto aufwendiger wäre es geworden. Außerdem hatten wir so die Möglichkeit, veraltete Stammdaten und Funktionen zu prüfen und nur die Daten in das neue System mitzunehmen, welche für unser Geschäft wirklich relevant sind.“

 

Implementierung und Go-Live

„Die Implementierung von Dynamics 365 Business Central lief auf Wunsch sehr agil. Durch Erfahrungen, die wir mit vorherigen ERP-Partnern gemacht hatten, war es uns wichtig, dass der Ablauf sehr transparent war. Die anaptis kam uns an der Stelle sehr entgegen, indem wir sukzessive Anforderung für Anforderung gemeinsam abgearbeitet haben. Der Ablauf wurde wie folgt gestaltet:

  • Besprechung einer Anforderung
  • Ausformulierung einer Anforderung
  • Erstellung eines Prototyps
  • Besprechung des Prototyps
  • Optimierung des Prototyps

Durch dieses Vorgehen wussten wir jederzeit über den Stand der Entwicklung Bescheid und hatten die Möglichkeit, frühzeitig zu erkennen, ob Anforderungen noch nicht zu 100 % passten. Dadurch wurde zwar einerseits der Abstimmungsaufwand erhöht. Andererseits wurden die Projektkosten gesenkt, da keine fehlerhaften Anpassungen entstehen konnten.

Der Umstieg erfolgte dann mitten im Geschäftsjahr und während der anhaltenden Corona-Pandemie, sodass er remote ablief. Trotz der Umstände lief der Go-Live gut. Kleinere Unstimmigkeiten wie fehlende Tabelleneinträge wurden schnell behoben und wir konnten uns darauf verlassen, dass mehrere Mitarbeitende während des Prozesses zur Verfügung standen. Zusammenfassend haben wir den Umstieg gemeinsam sehr gut gemeistert.“

Change-Management

„In puncto Change-Management haben wir unsere Key User eingebunden sowie viele Mitarbeitenden mit dem kontinuierlichen Testen der Funktionen beauftragt.

Zudem haben wir intern Videos produziert, um unser Team zu informieren und mitzunehmen. Das hat gut funktioniert und ausgereicht, da der Umstieg auf Dynamics 365 Business Central für unsere Mitarbeitenden gar nicht so eine große Veränderung darstellte. Die Arbeit mit Dynamics NAV war bereits seit Jahren vertraut und die individuellen Funktionalitäten haben wir zum Großteil übernommen, sodass sich hauptsächlich das optische Erscheinungsbild verändert hat. Dadurch war der Schulungsbedarf vergleichsweise gering.“

Ergebnis

„Schon an unserem Vorgänger Dynamics NAV 2009 hat uns damals überzeugt, dass es im Vergleich zu einer Branchenlösung sehr flexibel, vielseitig, aber auch sehr offen für Anpassungen aller Art war. Das hat sich mit dem Umstieg auf Dynamics 365 Business Central nicht verändert. Mit dem System haben wir ein umfängliches Produkt, welches in unterschiedlichsten Branchen eingesetzt wird und keine Wünsche offenlässt, da es mit unserem Unternehmen mitwachsen kann. Wir können unsere Prozesse durch die Kombination des Systemstandards mit individuellen Anpassungen gut abbilden.

Was uns auch im Alltag sehr hilft, ist, dass die Daten aus dem System sehr verlässlich sind. So haben wir eine gute Basis für die Kalkulation und für das Controlling.

Was aber viel wichtiger ist, ist die Betreuung der anaptis als ERP-Partner. Denn die Software könnten wir auch bei X anderen Anbietern kaufen. Der persönliche Kontakt mit dem anaptis-Team, speziell mit unserem direkten Ansprechpartner, überzeugt uns restlos. Das Projektteam kennt unser System sowie unsere Abläufe. Durch die Vielseitigkeit und sicher auch dadurch, dass anaptis einen objektiven Blick auf unsere Prozesse hat, konnten wir schon sehr viele, schnelle, reduzierte, praktikable und wirtschaftliche Lösungen umsetzen. Das ist eine wahre Freude.“

Verbesserung auf einen Blick:

  1. Deutlich schnellere und effizientere Prozesse (Zeitersparnisse)
  2. Vertrauensvolle, persönliche Zusammenarbeit mit dem Ansprechpartner und dem Projektteam
  3. Übersichtlichkeit (z. B. Projektauswertung, Mitarbeiterzeiten)
  4. komfortable und einfache Projektauswertung
  5. nutzerfreundliches und logisch aufgebautes BDE-Modul (speziell im Vergleich zum Vorgänger-Modul)
  6. Sicherung einer neuen ERP-Version

Produkte

Business Central in der Zulieferindustrie:

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