anaptis GmbH
Das Unternehmen K-Recruiting ist im Bereich Personalvermittlung auf die Life Sciences Industrie spezialisiert. In der Vermittlung zwischen Unternehmen und selbstständigen Consultants hat das Unternehmen national wie auch international viel Erfahrung. Ein stetiges Unternehmenswachstum führt dazu, dass mittlerweile drei Standorte und über 70 Mitarbeiter zu K-Recruiting gehören.
Ausgangssituation
“Wir arbeiten mit einer speziell für Personalvermittler entwickelten CRM-Software, welche den Fakturierungsprozess aufgrund unseres Unternehmenswachstums von ehemals 5 auf heute über 70 Mitarbeiter nicht mehr effizient genug abbildet. Ein Upgrade des bestehenden Systems kommt nicht infrage, da wir dadurch sehr abhängig vom Hersteller sind und die Umsetzung von Anpassungen zu aufwändig ist.
Durch die Vermittlung von hoch qualifizierten Consultants an unsere Kunden, ist es wichtig, dass das Vertragswesen und der gesamte Fakturierungsprozess einwandfrei laufen. In unserem jetzigen System ist das jedoch mit viel händischer Arbeit verbunden. Um in Zukunft weiterhin effizient und fehlerfrei arbeiten zu können, müssen unsere Prozesse angepasst werden. Dies betrifft insbesondere die Organisation der laufenden Verträge sowie das Debitoren- & Keditorenmanagement inklusive Zahlungsmanagement und Mahnwesen.
Auch unser Berichts- & Reportingwesen ist davon betroffen. So arbeiten wir hier mit einem manuell zu aktualisierenden Datenmodell, das sowohl auf unser CRM-System sowie diversen dezentral gelagerten Excel-Tabellen aufbaut. Um uns auch bei zunehmendem Unternehmenswachstum jederzeit auf unsere Datengrundlagen verlassen zu können, haben wir uns daher ein System gewünscht, dass ohne nötige Zuarbeit und in Echtzeit stets verlässliche Daten liefert.”
Details
Kunde
K-Recruiting GmbH
Branche
Personalvermittlung
Spezialisierung
Life Sciences (Vermittlung von Consultants in den Branchen Pharma & Biotech, Medizintechnik & Diagnostik, Generika & Biosimilars und Tiergesundheit)
Standorte
München (Deutschland), Weinfelden, Herisau (Schweiz)
Mitarbeiter
75
Ziel
„Unser Hauptziel ist es, das Vertragswesen sowie die Bereiche Accounting und Reporting weiter zu digitalisieren und zu automatisieren. Dabei ist es uns wichtig, dass wir eine standardnahe Lösung einsetzen, die zukunftssicher und flexibel ist.“
Lösung
„Wir setzen jetzt auf Dynamics 365 Business Central in der Cloud. Durch die Standardlösung in Verbindung mit weiteren Microsoft-Produkten sowie individuellen Anpassungen durch die anaptis haben wir unsere Prozesse nachhaltig optimieren können:
Das Vertragswesen ist neu aufgelegt und automatisiert worden, sodass wir nun innerhalb eines Rahmenauftrags alle wichtigen Informationen und Daten erfassen können. Um hier alle Besonderheiten unseres Geschäfts direkt an einem Ort festhalten und einsehen zu können, hat die anaptis den Standard von Dynamics 365 Business Central entsprechend erweitert. So können für die Abrechnung aus dem Auftrag heraus direkt die Belege für das Unternehmen und für den jeweiligen Consultant erstellt, versendet und bezahlt werden.
Das anschließende Reporting läuft nun hochautomatisiert und die Fehleranfälligkeit durch die zuvor händisch gepflegten Excel-Tabellen ist durch den Grad der Automatisierung und damit dem Wegfall von manuellen Einzelschritten stark gesunken.
Die übergreifende Nutzung von verschiedenen Microsoft-Produkten wie Dynamics 365 Business Central und Microsoft Power BI im Alltag bietet einen großen Mehrwert für uns. Das gesamte Unternehmen profitiert so von Echtzeit-Auswertungen aller Daten sowie von einer hochgradigen Professionalisierung der technischen Mittel.“
Verbesserungen
- Beschleunigung der Fakturierung (dauert nur noch rund ein Viertel der ursprünglichen Zeit)
- Basis für das Berichtswesen sind nicht externe Excel-Quellen, sondern das ERP-System
- Ordnungsgemäße Abbildung und Tracking des Faktura-Prozesses
- Automatische Erfassung von Zahlungseingängen und direkter Export von Zahlungsausgängen an die Bank (Vereinfachung des OPOS- & Zahlungsmanagements)
- Angebot eines weitaus entspannteren Abrechnungsprozesses für Kandidaten (Gutschriftsverfahren)
