Dynamics 365 Business Central in der Personalvermittlung.

Erfolgsgeschichte:

Das Unternehmen K-Recruiting ist im Bereich Personalvermittlung auf die Life Sciences Industrie (Pharma und Biotech, Medizintechnik und Diagnostik, Generika und Biosimilars sowie Tiergesundheit) spezialisiert. In der Vermittlung zwischen Unternehmen und selbstständigen Consultants hat das Unternehmen national wie auch international viel Erfahrung. Ein stetiges Unternehmenswachstum führt dazu, dass mittlerweile drei Standorte (München, Weinfelden, Herisau) und über ca. 75 Mitarbeitende zu K-Recruiting gehören.

Ausgangssituation

„Wir arbeiteten mit einer speziell für die Personalvermittlung entwickelten CRM-Software, welche den Fakturierungsprozess aufgrund unseres Unternehmenswachstums von ehemals 5 auf heute über 70 Mitarbeitende nicht mehr effizient genug abbildete. Ein Upgrade Bei einem Softwareupgrade erhält die zugrunde liegende Software eine höhere Version beziehungsweise Klasse. Die gesamte Struktur und Funktionsweise wird je nach Notwendigkeit überarbeitet. D… Weiterlesen des bestehenden Systems kam nicht infrage, da wir dadurch sehr abhängig vom herstellenden Unternehmen werden würden und die Umsetzung von Anpassungen zu aufwendig war.

Durch die Vermittlung von hoch qualifizierten Consultants an unsere Kundschaft ist es wichtig, dass das Vertragswesen und der gesamte Fakturierungsprozess einwandfrei laufen. In unserem damaligen System war das jedoch mit viel händischer Arbeit verbunden. Um in Zukunft weiterhin effizient und fehlerfrei arbeiten zu können, mussten unsere Prozesse angepasst werden. Dies betraf insbesondere die Organisation der laufenden Verträge sowie das Debitoren- und Kreditorenmanagement inklusive Zahlungsmanagement und Mahnwesen.

Auch unser Berichts- und Reportingwesen war davon betroffen. So arbeiteten wir hier mit einem manuell zu aktualisierenden Datenmodell, das sowohl auf unser CRM-System Unter dem Begriff Customer-Relationship-Management (abg. CRM) versteht man wörtlich aus dem Englischen übersetzt das Kundenbeziehungs-Management. Dabei wird das Unternehmen konsequent auf die… Weiterlesen sowie diversen dezentral gelagerten Excel-Tabellen aufbaut. Um uns auch bei zunehmendem Unternehmenswachstum jederzeit auf unsere Datengrundlagen verlassen zu können, haben wir uns daher ein System gewünscht, das ohne nötige Zuarbeit und in Echtzeit stets verlässliche Daten liefert.”

Herausforderungen auf einen Blick:

manuelles Vertragsmanagement
manuelles Debitoren- und Kreditorenmanagement
manueller Fakturierungsprozess (inkl. Mahnwesen)
manuelles Reporting Ein Report in Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV/Navision) bezeichnet jedes Geschäftspapier, das ausgedruckt oder per Mail versandt wird. Es ist auch möglich, über… Weiterlesen

Ziel

„Unser Hauptziel war es, das Vertragswesen sowie die Bereiche Accounting und Reporting Ein Report in Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV/Navision) bezeichnet jedes Geschäftspapier, das ausgedruckt oder per Mail versandt wird. Es ist auch möglich, über… Weiterlesen weiter zu digitalisieren und zu automatisieren. Dabei war es uns wichtig, dass wir eine standardnahe Lösung einsetzen, die zukunftssicher und flexibel ist.”

Ergebnis

„Wir setzen jetzt auf Dynamics 365 Business Central in der Cloud Beim Cloud-Computing werden eine IT-Infrastruktur sowie Dienstleistungen und Anwendungen über ein Netzwerk (z. B. Internet) bereitgestellt. Dem gegenüber steht das lokale Hosting auf eigenen … Weiterlesen. Durch die Standardlösung in Verbindung mit weiteren Microsoft-Produkten sowie individuellen Anpassungen durch die anaptis haben wir unsere Prozesse nachhaltig optimieren können:

Das Vertragswesen ist neu aufgelegt und automatisiert worden, sodass wir nun innerhalb eines Rahmenauftrags alle wichtigen Informationen und Daten erfassen können. Um hier alle Besonderheiten unseres Geschäfts direkt an einem Ort festhalten und einsehen zu können, hat die anaptis den Standard von Dynamics 365 Business Central entsprechend erweitert. So können für die Abrechnung aus dem Auftrag heraus direkt die Belege für das Unternehmen und für den jeweiligen Consultant erstellt, versendet und bezahlt werden.

Das anschließende Reporting Ein Report in Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV/Navision) bezeichnet jedes Geschäftspapier, das ausgedruckt oder per Mail versandt wird. Es ist auch möglich, über… Weiterlesen läuft nun hochautomatisiert und die Fehleranfälligkeit durch die zuvor händisch gepflegten Excel-Tabellen ist durch den Grad der Automatisierung und damit dem Wegfall von manuellen Einzelschritten stark gesunken.

Die übergreifende Nutzung von verschiedenen Microsoft-Produkten wie Dynamics 365 Business Central und Microsoft Power BI Mit der Business Intelligence Anwendung Microsoft Power BI visualisieren Sie Datenbestände in individuellen Dashboards. Die Auswertung wird dadurch erheblich erleichtert. Die Anwendung ist neb… Weiterlesen im Alltag bietet einen großen Mehrwert für uns. Das gesamte Unternehmen profitiert so von Echtzeit-Auswertungen aller Daten sowie von einer hochgradigen Professionalisierung der technischen Mittel.”

Verbesserungen auf einen Blick:

Beschleunigung der Fakturierung Als Fakturierung wird der Unternehmensprozess beschrieben, bei dem Rechnungen an die Kundschaft geschrieben werden. In den meisten Unternehmen umfasst die Fakturierung weitaus mehr und damit de… Weiterlesen (dauert nur noch rund ein Viertel der ursprünglichen Zeit)
Basis für das Berichtswesen sind nicht externe Excel-Quellen, sondern das ERP-SystemDas Enterprise-Ressource-Planung (abg. ERP) bezeichnet die Ressourcenplanung bzw. die Warenwirtschaft eines Unternehmens. Was ist ein ERP-System bzw. was versteht man unter einem ERP-System? So wird E… Weiterlesen
Ordnungsgemäße Abbildung und Tracking des Faktura-Prozesses
Automatische Erfassung von Zahlungseingängen und direkter Export von Zahlungsausgängen an die Bank (Vereinfachung des OPOS- und Zahlungsmanagements)
Angebot eines weitaus entspannteren Abrechnungsprozesses für Kandidaten und Kandidatinnen (Gutschriftsverfahren)

Julia Werkstetter, Accounting Manager, K-Recruiting GmbH

„Die Betreuung und Umsetzung durch die anaptis war in Summe sehr gut! Die Zusammenarbeit war stets professionell, lösungsorientiert sowie schnell und die Umsetzung war einwandfrei. Durch die Optimierung des Fakturierungsprozesses hat sich unsere tägliche Arbeit erheblich verbessert. Auch die Betreuung und der Support nach der Einführung der neuen Prozesse ist ausgezeichnet.“

Produkte

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist die ERP-LösungDas Enterprise-Ressource-Planung (abg. ERP) bezeichnet die Ressourcenplanung bzw. die Warenwirtschaft eines Unternehmens. Was ist ein ERP-System bzw. was versteht man unter einem ERP-System? So wird E… Weiterlesen zur Verknüpfung Ihrer Unternehmensbereiche.

Microsoft Power BI

Microsoft Power BI Mit der Business Intelligence Anwendung Microsoft Power BI visualisieren Sie Datenbestände in individuellen Dashboards. Die Auswertung wird dadurch erheblich erleichtert. Die Anwendung ist neb… Weiterlesen ist das Business Intelligence-Tool von Microsoft, das Ihnen dabei hilft, Daten zu visualisieren und Reports Ein Report in Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV/Navision) bezeichnet jedes Geschäftspapier, das ausgedruckt oder per Mail versandt wird. Es ist auch möglich, über… Weiterlesen zu generieren.

Dynamics 365 Business Central in der Personalvermittlung:

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