Dynamics NAV in der IT-Beratung.

Erfolgsgeschichte:

Das Unternehmen in Zürich ansässige Unternehmen ngworx.ag bietet Consulting-, Engineering- und Integrations-Dienstleistungen im Netzwerk, Security- und Cloudbereich an. Neben dem Beratungsgeschäft vertreibt, integriert und betreibt ngworx.ag Netzwerk- und Securityhardware sowie Managementlösungen von ausgewählten strategischen Partnern (Juniper Networks, Arista Networks, Palo Alto Networks, PulseSecure, Infosim). Die Kunden sind Unternehmen aus dem ISP/Telco und Enterprise-Segment, welche nicht nur in der Schweiz und Österreich ansässig sind, sondern in ganz Europa.

Wir haben die ERP-Lösung Dynamics NAV bei dem Unternehmen eingeführt und so zu einer Professionalisierung und Optimierung der Arbeitsweise beigetragen.

Reden ist silber, Referenzen sind gold:

Von Excel & Co. zum ERP-System.

Ausgangssituation

“Bevor wir uns für die Einführung einer professionellen ERP-Lösung entschieden haben, haben wir unsere Arbeit ausschließlich mit Microsoft Word, Excel & Co. organisiert und ausgeführt. Über die Zeit sind wir von einem Startup zu einem mittelständischen Unternehmen gewachsen, sodass es irgendwann unumgänglich wurde, auf eine ERP-Lösung umzustellen.

So haben wir uns nach einer ERP-Lösung umgeschaut, die die Prozesse vom Angebot über Auftragsbestätigung, Lieferschein bis hin zur Rechnung abbildet – verkaufsseitig sowie einkaufsseitig.

Zu den Standardfunktionalitäten hinzu kamen bei uns Besonderheiten wie eine komplexe Zeiterfassung, Rapportierung sowie Verrechnung, welche dem Consultingbereich geschuldet sind, der einen großen Teil unseres Geschäfts ausmacht.

Ein weiterer Teil unseres Geschäfts bildet der Verkauf von Hardware und (Weiter-) Verkauf von Garantieleistungen. Aus dem Grund war es für uns wichtig, die wiederkehrenden Wartungen und Verlängerungen von Garantielaufzeiten einfach im System händeln zu können. Bezüglich der Garantielaufzeiten gehen wir so vor, dass wir die Preise beim Kreditoren anfragen und an unsere Kunden weitergeben.”

Herausforderungen auf einen Blick:

  1. Händische und zeitraubende Arbeit mit Word und Excel
  2. Wunsch nach einer nutzerfreundlichen und praktiablen ERP-Lösung
  3. Abbildung der kaufmännischen Prozesse vom Angebot bis zur Rechnung
  4. Abbildung der komplexen Zeiterfassung, Rapportierung und Verrechnung
  5. Abbildung der Wartungen und Garantiezeiten (inkl. Verlängerungen)
Agile ERP-Einführung

Ziel

„Unser Ziel bestand darin, Word und Excel durch eine nutzerfreundliche, skalierbare und praktikable ERP-Lösung abzulösen, womit wir unsere täglichen Aufgaben professionell bewältigen können.“

Partnersuche

„Über eine bestehende Zusammenarbeit mit der Infosim im Bereich des Netzwerkmanagements sind wir auf Dynamics NAV aufmerksam geworden, denn die Einführung dieser ERP-Software stellt einen weiteren Geschäftsbereich des Unternehmens dar. Die Lösung hat uns sofort überzeugt und wir wussten durch die vorherige Zusammenarbeit bereits, dass die Mitarbeitenden sehr kompetent und zuverlässig sind. Ein anderes Partnerunternehmen zu suchen, kam für uns also gar nicht infrage.“

 

Ergebnis

„Da wir als Startup begonnen haben, haben wir unsere Prozesse und Funktionen schrittweise von Word, Excel & Co. zu Dynamics NAV überführt. Unsere Mitarbeitenden wurden vorzeitig über den Wechsel informiert. Vorbereitend haben wir einen Guide bzw. eine Dokumentation erstellt und ein Zeitfenster für den Standby-Support für unsere Mitarbeitenden definiert. Zudem haben wir von Beginn an eine Dokumentation über unser internes Wiki geführt, in welcher wir Funktionen und Anleitungen hinterlegt haben. Das Change Management (insbesondere Training/Schulung) fand somit kontinuierlich und on the job statt.

Heute bilden wir den Großteil unserer Kernprozesse mit der Standard-Lösung Dynamics NAV ab. Das heißt:

  • Funktionsbereich Projekte: Zeiterfassung unseres Consulting-Bereichs
  • Funktionsbereich Verkauf: Prozess vom Angebot über Verkaufsauftrag, Rechnung zum Serviceauftrag und -vertrag (aus Artikel, der verkauft wurde, wird ein Serviceartikel erzeugt)
  • Funktionsbereich Einkauf: Prozess von der Einkaufsanfrage über die Einkaufsbestellung bis zur Faktura

Unsere besonderen Anforderungen wurden über Individual-Anpassungen gelöst: Eine davon ist bzw. war die Anpassung der Zeiterfassung. Denn bei uns mussten Kriterien wie abrechenbare Stunden, intern abrechenbare Stunden sowie Aufschläge für das Wochenende und die Abende berücksichtigt werden. Außerdem musste es möglich sein, Projektaufgaben zu beenden.

Zudem können wir unsere Wartungen und Garantiezeitverlängerungen jetzt problemlos direkt in Dynamics NAV abwickeln. In dem Rahmen können wir auch Artikel automatisch einlesen und Seriennummern verarbeiten.

Zuletzt profitieren wir heute von verschiedenen Popup-Feldern. Die zeigen beispielsweise wichtige Informationen zum Debitor, zur Kreditversicherung sowie Warnungen (z. B. Engineer überschreitet 50 % des Zeitbudgets) an.

Zusammenfassend konnten wir mit diesem Projekt bzw. durch die laufende Zusammenarbeit alle Herausforderungen und Wünsche in einem agilen Format und sehr kurzfristig lösen und umsetzen.

Wir sind bis heute der klaren Überzeugung, dass die Entscheidung für das System und unser Partnerunternehmen die richtige war. Das Preis-Leistungsverhältnis für Dynamics NAV und die Individualanpassungen ist sehr ausgewogen. Außerdem haben wir heute einen sehr zuverlässigen Ansprechpartner bei der anaptis für technische Angelegenheiten und einen für kommerzielle. Die Zusammenarbeit ist und war immer ausgezeichnet, konstruktiv und zielgerichtet.“

Verbesserungen auf einen Blick:

  1. Ablösung von Word und Excel durch eine moderne, skalierbare und praktikable ERP-Lösung
  2. Abbildung der kaufmännischen Standardprozesse vom Angebot bis zur Rechnung (Verkauf und Einkauf)
  3. Abbildung unserer komplexen Zeiterfassung, Rapportierung und Verrechnung
  4. Abbildung unserer Wartungen und Garantiezeiten (inkl. Verlängerungen)
  5. Individualisierungen (z. B. änderbare Lieferscheine)
  6. Konstruktive und zielgerichtete Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen Partnerunternehmen
Noam Suisa- Dynamics NAV in der IT-Beratung
Noam Suisa
Head of Business Development & Administration, ngworx.ag
Das sagt der Head of Business Development & Administration

Noam Suisa über das Projekt.

“Wir sind bis heute überzeugt, mit Dynamics NAV und unserem Partner die richtige Entscheidung getroffen zu haben. Insgesamt konnten alle unsere Belange umgesetzt werden und die Zusammenarbeit ist jederzeit konstruktiv und zielführend.”

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