4. Juli 2019

Schritt 1 im ERP-Projekt: So legen Sie Ihre Anforderungen fest

ERP Lastenheft

Zu Beginn eines jeden ERP-Projekts müssen Sie sich Gedanken über Ihre aktuellen Schwierigkeiten in Unternehmensprozessen machen. Daraus leiten Sie dann Anforderungen an die neue Software ab und definieren Ziele, die Sie erreichen möchten. Das machen Sie mithilfe des sogenannten ERP-Lastenhefts. Dies bildet die wichtigste Entscheidungsgrundlage für die Auswahl Ihrer ERP-Software sowie des Anbieters, mit dem Sie das Projekt angehen werden. Aber Achtung, damit das ERP-Lastenheft wirklich einen Mehrwert bietet, gibt es einige Dinge zu beachten. Wir haben nun vier Tipps zusammengetragen, die Sie einfach umsetzen können. 

1. das ERP-Lastenheft gemeinsam erstellen

Die neue ERP-Software dient dem Zweck, alle Unternehmensprozesse abzubilden und die Arbeit aller Mitarbeiter zu verbessern. Lassen Sie also nicht nur einen Projektverantwortlichen alle Anforderungen festlegen. Denn dieser kennt das Unternehmen und die Prozesse zwar womöglich gut, allerdings arbeitet er nicht tagtäglich in allen Abteilungen und kann das ERP-Lastenheft somit nicht vollständig verfassen. Auch eine Rundmail an alle Abteilungen mit der Bitte, Features und Funktionen festzulegen, reicht nicht aus. Denn Sie bekommen entweder keine Antworten oder ellenlange Listen mit Wünschen, bei denen es sehr schwierig ist, wirklich essentielle Funktionen von netten Zusatzfunktionen zu unterscheiden.

Die bessere Lösung ist es deshalb, mit Kolleginnen und Kollegen aller Abteilungen persönlich zu sprechen. Stellen Sie ihnen Fragen und verstehen Sie die Abläufe, die letztendlich in der Software abgebildet werden sollen. Lassen Sie sich die aktuellen Probleme und das Verbesserungspotential zeigen. So ist es deutlich einfacher bei der Erstellung des ERP-Lastenhefts, nichts zu vergessen und wirklich wichtige Anforderungen von wünschenswerten zu differenzieren.

2. die Informationstiefe richtig einschätzen

Wenn man das erste Mal ein ERP-Lastenheft verfasst, ist es schwierig die Informationen korrekt zu differenzieren. Deshalb kommt es oft vor, dass Projektverantwortliche zu viele Aspekte als selbstverständlich voraussetzen. Genauso häufig geschieht aber auch das Gegenteil: Jeder noch so kleine Aspekt eines Prozesses und jede Eventualität wird erläutert. Das führt schlussendlich zu einem Dokument mit hunderten Seiten und resultiert sowohl für Ihr Unternehmen als auch den Anbieter der Software in einem größeren Aufwand als notwendig. Führen Sie Standard-Funktionen eines ERP-Systems also nur kurz auf. Sehr individuelle Prozesse, die schnell zu Missverständnissen führen könnten, beschreiben Sie dagegen besser ausführlich.

3. das Dokument im Auswahlprozess weiter anpassen

Mit dem ERP-Lastenheft legen Sie zwar gewisse Dinge fest, allerdings sollten diese nicht in Stein gemeißelt sein. Denn zu Beginn des ERP-Projekts wissen Sie vielleicht noch gar nicht, was mittlerweile alles umsetzbar ist. Das ist gar nicht schlimm, schließlich ist die Einführung eines neuen Systems eine große Investition, die Unternehmen bestenfalls nicht regelmäßig durchlaufen. Für viele Mitarbeiter Ihres Unternehmens oder vielleicht sogar für Sie persönlich ist es das erste Mal, dass Sie mit der Entscheidung einer neuen Software konfrontiert werden. Bleiben Sie flexibel und passen Sie Ihr Lastenheft während des Auswahlprozesses fortlaufend an. Denn im Dialog mit Anbietern entstehen mit Sicherheit zusätzliche neue Ideen und Erkenntnisse, die Sie mit in Ihr ERP-Lastenheft aufnehmen sollten.

4. den Blick in die Zukunft nicht vergessen

Stellen Sie sich im Vorfeld grundlegende Fragen: Welche Prozesse möchten Sie optimieren? Welche Unternehmensziele sollen mit der Systemeinführung erreicht werden? Denn gerade heutzutage mit Hinblick auf die Digitalisierung und Industrie 4.0 müssen Sie sich überlegen, wie die zukünftige Ausrichtung Ihres Unternehmens aussehen soll. Womöglich wählen Sie ansonsten ein System aus, welches zwar Ihre aktuellen Probleme behebt, aber langfristig gesehen nicht mit der Entwicklung des Unternehmens zusammenpasst.

Haben Sie noch Fragen zur Erstellung Ihres ERP-Lastenhefts? Wir helfen Ihnen gerne.