10. Juni 2021

Self-Service-BI (SSBI) – Nur Marketing oder Realität?

Microsoft Power BI Dashboard

Microsoft wirbt hinsichtlich seiner Produkte häufig mit dem Self-Service-Ansatz. Da stellt sich die Frage: Ist das nur Marketing? Oder funktioniert das wirklich? Wir hinterfragen kritisch, ob das wirklich so einfach möglich ist oder ob doch immer ein erfahrener Microsoft Partner hinzugezogen werden sollte.

Microsoft wirbt damit, dass Anwender in einem Tag erlernen können, wie sie Tabellen und Charts mit Microsoft Power BI ansprechend und interaktiv visualisieren und auswerten können. Klingt vielversprechend, aber was steckt hinter Self-Service-BI? Handelt es sich dabei um ein leeres Marketingversprechen von Microsoft oder kann das wirklich funktionieren?

Power BI ist Microsofts cloudbasiertes BI-Tool. Es ist Teil der Microsoft 365-Welt und erlaubt Unternehmen, Daten in Echtzeit und im sogenannten Self-Service auszuwerten, zu visualisieren und dadurch Rückschlüsse zu ziehen. Dabei handelt es sich nicht um ein kostenloses out-of-the-box Tool. Stattdessen werden drei Lizenztypen unterschieden: Free-Lizenz, Pro-Lizenz und Premium-Lizenz (Link: Gegenüberstellung “Power BI Pro vs. Power BI Premium”).

Je nachdem, welchen Microsoft 365-Plan Sie haben, ist eventuell schon eine Power BI-Lizenz inbegriffen (z. B. Microsoft 365 E5 inkl. Power BI Pro-Lizenz). Für die folgenden Beispiele benötigen Sie eine kostenpflichtige Lizenz.

Self-Service-BI: Was ist das?

Hinter Self-Service-BI steckt die Idee, dass Fachabteilungen eigenständig und weitgehend unabhängig Auswertungen und Reports erstellen können – ohne dazu fachspezifisches Know-how zu benötigen.

Dies ist natürlich immer auf die jeweiligen Nutzerrechte begrenzt. Es werden keine Daten zur Verfügung gestellt, bei denen die entsprechenden Nutzer keine Berechtigung haben, diese zu sehen.

Dadurch entstehen für Unternehmen die folgenden Vorteile:

  • Flexibilität für Anwender
  • Aufhebung von Engpässen in der IT-Abteilung
  • Reduzierung der Umsetzungszeiten
  • einfache Kombination von Datenquellen

Self-Service-BI: Das kann jeder Anwender

Der durchschnittliche Dynamics 365 Business Central-Nutzer kann sich an fertigen Reports bzw. Standardtabellen von Microsoft Power BI bedienen. Diese bieten eine grobe Übersicht über typische Kennziffern (z. B. Umsatz, Kosten, Debitoren).

Sind in dem entsprechenden Unternehmen auch IT-Mitarbeiter vertreten, lassen sich auch weitere Anforderungen, die über diese Standardtabellen hinausgehen, in Eigenleistung meistern. Das ist eine Frage des Aufwands und der IT-Kompetenz.

Der Self-Service-BI-Ansatz ist folglich kein leeres Marketingversprechen und begrenzt möglich. Erst einmal kann jeder mit Microsoft Power BI attraktive Dashboards erstellen.

Self-Service-BI: Dafür brauchen Sie einen erfahrenen Partner

Möchte ein Unternehmen allerdings konkrete Fallbeispiele, die über diese Standardtabellen hinausgehen, darstellen, werden häufig Microsoft Partner konsultiert.

Beispiele:

  • Analysen in der Produktion
  • Anteil an fehlerhaften Produkten
  • Auswertungen pro Mandanten (z. B. Niederlassungen)
  • Beschaffungsanalyse
  • Umsätze nach Region
  • Überblick über Personalzahlen
  • Vertriebsdashboard

Warum sind diese Beispiele nicht einfach über den Self-Service-BI-Ansatz zu lösen?
Die Schwierigkeit liegt unserer Meinung nach im Datenexport aus dem System. Häufig sind die Anforderungen auf Unternehmensseite sehr komplex. Es kommt darauf an, die richtigen System-Abfragen zu schreiben und zu wissen, wo im System welche Daten bezogen werden können.

Einfach und anwenderfreundlich ist dagegen die Auswertung bzw. die optische Anpassung. Wenn das Unternehmen also die notwendigen Daten hat, ist die Visualisierung durchaus machbar.

Unsere Kunden nehmen, infolge von Nutzen- und Aufwandsabwägungen, in der Regel Kontakt zu uns auf, da Sie Ihre Anforderung in Microsoft Power BI nicht selbstständig bewältigen können. Dies hängt nicht zuletzt auch damit zusammen, dass das Produkt sehr komplex ist sowie agil aktualisiert wird und dadurch ständig um neue Features und Anforderungen angereichert wird. Wenn wir mit unseren Kunden in Ihrem ersten Microsoft Power BI-Projekt zusammenarbeiten, führen wir sie so in die Lösung ein, dass Sie selbst gut damit arbeiten können. Zudem bieten wir Standard-Schulungen mit Individualanteil, in denen wir uns gemeinsam Fallbeispiele von Kunden anschauen und diese durchexerzieren. Über unseren Shop können Sie sich näher über unseren Power BI-Workshop informieren.

Fazit

Self-Service-BI ist mit vorgefertigten Standardtabellen einfach möglich. Komplexe Anforderungen, die über diese Standardtabellen hinausgehen, lassen sich ohne relevante Erfahrung allerdings nur durch viel Zeit und Aufwand erledigen.

Wir raten Ihnen, Aufwand und Nutzen abzuwägen und sich einen kompetenten und erfahrenen Microsoft Partner für Ihr erstes komplexes Power-BI-Projekt zu suchen. Dadurch gelangen Sie an Ihr Ziel, die gewünschte Datenvisualisierung, und lernen obendrein, selbst mit Microsoft Power BI umzugehen.

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