19. März 2020

Tools für die standortübergreifende Zusammenarbeit

Home Office Tools

In den Medien und sozialen Netzwerken gibt es momentan nur noch ein Thema: das Coronavirus. Man kommt, als Privatperson genauso wie als Unternehmen, nicht drum herum sich mit dem Thema auseinander zu setzen und den Alltag an diese außergewöhnliche Situation anzupassen. Auch für uns hat die Sicherheit und Gesundheit unserer Kunden, Mitarbeiter und Partner allerhöchste Priorität. Deshalb haben wir, wie Anfang der Woche in einer kurzen Stellungnahme der Geschäftsführung berichtet, Maßnahmen und Verhaltensregeln definiert. Damit auch wir einen Beitrag leisten, um die Anzahl der Infektionen gering zu halten und dem Gebot der Stunde “Flatten the Curve” zu folgen, ist eine zentrale Maßnahme die Verlagerung der Arbeit in das Home Office. Wie auch Sie in Ihrem Unternehmen die Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg aufrechterhalten können, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.  

Nicht nur im privaten Alltag ist Vorsicht geboten, sondern auch im beruflichen. Natürlich haben wir als IT-Unternehmen, das seinen Mitarbeitern zuvor bereits die Möglichkeit des Home Office geboten hat und bereits viele Prozesse digitalisiert, einen Vorteil. Aber gerade deshalb können wir Ihnen nun Hilfestellung geben und von unseren Erfahrungen berichten. Für alle Unternehmen, die nun ins kalte Wasser geworfen werden, haben wir einige Tipps und Tools gesammelt, die bei der digitalen Zusammenarbeit helfen.

Der Vorteil von Cloud-Anwendungen

Cloud Computing ist in Deutschland gefragt wie nie zuvor. Denn es bildet die Grundlage für die Entwicklung neuester, schnell skalierbarer Produkte und Geschäftsmodelle. Die Cloud-Plattform Microsoft Azure ist eine skalierbare, hochverfügbare und sichere Lösung, die Unternehmen jeder Größe und Branche offensteht. Sie bietet in enger Zusammenarbeit mit vielen Lösungspartnern detaillierte, individuelle, maßgeschneiderte, aber auch standardisierte Services an.

In diesen Tagen wird deutlich, welchen Vorteil Cloud-Anwendungen bieten. Von überall aus können Sie und Ihre Kollegen auf Anwendungen und Dienste zugreifen, ganz egal ob im Büro oder von Zuhause. So können Sie mithilfe von Office 365 weiterhin im Team zusammenarbeiten. In Word bearbeiten Sie Dokumente gemeinsam, in SharePoint teilen Sie Daten, in OneNote halten Sie Notizen fest, usw. Und all das wird in Microsoft Teams dann an einem Ort vereint.

Das Kollaborationstool Microsoft Teams

Von Zuhause zu arbeiten bedeutet keinesfalls isoliert zu sein. Es gibt eine Vielzahl an Tools, die Sie nutzen können, um mit Ihrem Team in Kontakt zu bleiben. Viele Anbieter wie Google oder TeamViewer bieten diese Produkte nun sogar kostenfrei an, um die standortübergreifende Arbeit zu vereinfachen. So auch Microsoft. Für Privatpersonen und Business-Kunden steht das Kollaborationstool Microsoft Teams nun vorläufig kostenlos zur Verfügung. Hier gehts zur kostenlosen Microsoft Teams Lizenz für Unternehmen und für Privatpersonen. Für Unternehmen beinhaltet dieses Angebot sogar kostenfrei den gesamten Office 365 E1-Plan für 6 Monate. Bitte beachten Sie aber, dass Microsoft sich vorbehält diese Angebote jederzeit wieder zu ändern.

Im letzten Monat berichteten wir bereits über Microsoft Teams als unser Lieblingstool zur Zusammenarbeit. In dem Artikel beantworteten wir die Fragen, welche Funktionalitäten Microsoft Teams bietet und wie es die Arbeit erleichtern kann. In dieser außergewöhnlichen Situation hat sich unsere interne Nutzung der Anwendung nun weiter intensiviert. Die verschiedenen Funktionen wie der Chat, der Kalender, die Anruf-Funktion (auch über mehrere Personen), Videokonferenzen, Screen-Sharing, die Dateiablage sowie natürlich die namensgebenden Teams sind unverzichtbar geworden. Ein Beispiel aus unserem Alltag: Jeden Morgen treffen wir uns mit dem gesamten Team virtuell per Videokonferenz, um in den Arbeitstag zu starten. So weiß jeder, was die Kollegen am Tag für Aufgaben angehen, was momentan wichtige Themen sind und wie die Auslastung zurzeit ist.

Ein weiteres nettes Feature in einem Video-Meeting ist die Möglichkeit den Hintergrund unscharf zu stellen. So sieht niemand, wenn mal wieder Chaos im Hintergrund herrscht. Zudem können Meetings aufgezeichnet werden. Wenn also jemand verhindert war, kann die Person trotzdem im Nachhinein genau nachvollziehen was besprochen wurde.

Alternativen für Microsoft Teams

Zwar sind wir Microsoft-Partner, aber wir zeigen Ihnen trotzdem gerne auch die Alternativen zu den Microsoft-Produkten. Wir beraten Sie gerne bei der Wahl des richtigen Tools für Ihre Anforderungen und stehen Ihnen auch bei der Nutzung helfend zur Seite.

Slack – Ein beliebtes Kommunikationstool für Gruppen

Die Collaboration Software Slack ist eine Anwendung für die (unternehmensübergreifende) Kommunikation in Gruppen und Teams und wird von vielen Unternehmen für die Projektkollaboration und Dokumenten-Sharing genutzt. Die Idee ist ähnlich wie bei Microsoft Teams, denn Slack diente als Vorbild für die Anwendung von Microsoft. Es gibt Channel bzw. Chatrooms je Projekt oder je Team, sodass Sie Teamgespräche führen können. Natürlich können Sie aber auch Direktnachrichten an Kollegen schicken oder zwischen verschiedenen Unternehmen kommunizieren. Zudem gibt es eine gute Suchfunktion, um Inhalte schneller wiederzufinden und einen Chatbot, der jederzeit helfen kann.

Um den Funktionsumfang von Slack individuell zu erweitern, bietet die Software die Möglichkeit nützliche Apps zu integrieren. Durch die enge Zusammenarbeit mit Google stehen dabei Apps wie Drive oder Hangouts zur Verfügung. Apps von anderen Anbietern, die Sie mit Slack verbinden können, sind z. B. Zendesk, OneDrive, Dropbox, Twitter oder auch Zoom.

Zoom – Online-Service für Videokonferenzen und Webinare

Mit Zoom ergänzen Sie das fehlende Video-Meeting-Feature in Slack. Natürlich können Sie Zoom auch unabhängig von Slack nutzen, wenn Sie eine Software für Web-Meetings benötigen. Die Anwendungsmöglichkeiten reichen von virtueller Teamarbeit über Online-Demonstrationen bis zu Online-Trainings und Webinaren. Zoom unterstützt hochauflösende Videokonferenzen, ermöglicht es aber auch Textnachrichten und Dateien zu versenden. Sie können Ihre Kontakte zu Meeting einladen, wobei der Versand der Einladungen über die Outlook-Integration spielend leicht ist.

Fernwartung und Hilfe über TeamViewer

Bei einem kleinen Problem eben den Kollegen rüber holen und um Hilfe fragen fällt natürlich weg, wenn man nicht gemeinsam im Büro ist. Abhilfe schafft TeamViewer. Wir nutzen die Anwendung bereits seit langer Zeit, um unseren Kunden Support zu leisten. Die Idee dahinter ist, dass der eigene Bildschirm für andere Personen freigegeben wird und gesteuert werden kann. So kann bei einem technischen Problem schnell geholfen werden, und zwar ohne sich der Infektionsgefahr durch direkten Kontakt auszusetzen.

Die Fernwartungssoftware kann von Privatpersonen immer kostenlos genutzt werden. Im Geschäftsbereich benötigt man jedoch normalerweise eine kostenpflichtige Lizenz. Angesichts der außergewöhnlichen Situation durch die Gefahr des Coronavirus, lockert TeamViewer zurzeit jedoch die Regelung, sodass auch Unternehmen die Software vorübergehend kostenlos nutzen können, um ihre Mitarbeiter im Home Office zu unterstützen.

Sicherheit im Home Office

Wenn Sie sich nun auch auf die Arbeit im Home Office vorbereiten oder bereits von Zuhause aus arbeiten, ist das Thema Sicherheit und Datenschutz nicht zu vernachlässigen. Ein Arbeitsplatz bleibt schließlich ein Arbeitsplatz, egal wo er sich befindet und unterliegt deshalb bestimmten Regeln. So muss der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern alle Mittel zur Verfügung stellen, die zur Verrichtung der Arbeit notwendig sind, wie z. B. Notebooks oder PCs. Zudem muss der sichere Austausch von sensiblen Daten und der Zugriff auf das Firmennetzwerk gewährleistet sein. Dafür ist die Verbindung über ein VPN (Virtuell privates Netzwerk) notwendig. Über diese gesicherte Verbindung kann dann unbedenklich gearbeitet werden.

Des Weiteren sollten alle Cloud-Anwendungen über eine Multi-Faktor-Authentifizierung gesichert sein. Fragen Sie uns gerne, falls Sie Fragen zum Thema Sicherheit haben oder Probleme bei der Einrichtung auftreten.

Vielleicht muss man die kritische Situation, auch wenn es momentan schwerfällt, nun auch als Chance betrachten, um Ihre Arbeitsweise auch nach der Krise zu optimieren und in Sachen Digitalisierung einen weiteren Schritt zu gehen. Gerne helfen wir Ihnen natürlich bei dem Umzug ins Home Office, indem wir Sie in Bezug auf die technischen Voraussetzungen beraten und diese umsetzen.

Wir sind weiterhin per Mail, Telefon oder natürlich Microsoft Teams für Sie erreichbar.