18. März 2021

Top 10 Tipps und Tricks für Dynamics 365 Business Central

anaptis Blog Tipps

Sie haben Dynamics 365 Business Central eingeführt und fragen sich, wie Sie das Beste aus dem ERP-System herausholen können? Dieser Blogartikel richtet sich an jedes Unternehmen, das noch produktiver in Dynamics 365 Business Central arbeiten möchte. Wir liefern Ihnen heute eine hilfreiche Sammlung über 10 Tipps und Tricks für die Arbeit in Dynamics 365 Business Central. Lassen Sie sich diesen Artikel auf keinen Fall entgehen.

Tipp Nr. 1: Personalisierung und Anpassung in Dynamics 365 Business Central

Bei dem Erwerb Ihrer Lizenzen haben Sie sich für die Lizenzform Essentials oder Premium entschieden. Wenn Sie sich für die Premium-Alternative entschieden haben, sind über die Essentials-Funktionen hinaus auch die Produktions- und Serviceverwaltung enthalten. Wie können Sie Ihre Anwendung jetzt noch weiter anpassen?

Erweiterungen
Standardmäßig sollten schon einige Erweiterungen bei Ihnen installiert sein. Neben diesen Standard-Anwendungen haben Sie natürlich auch die Möglichkeit, Ihre Lösung individuell zu erweitern. Dazu können Sie ganz einfach Apps über den Microsoft Marketplace (Microsoft AppSource) hinzufügen. Dort finden Sie alle möglichen Erweiterungen und Apps für Dynamics 365 Business Central.

Personalisierung
Zudem kann jeder Mitarbeiter seinen Arbeitsbereich individuell personalisieren. Diese Änderungen beeinflussen nur die individuelle Ansicht und wirken sich nicht auf weitere Nutzer aus. Dazu zählt beispielsweise das Hinzufügen, Bewegen und Entfernen von Feldern und Kacheln oder die Anpassung von Spalten in Listen.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Blogartikel oder Video:

Tipp Nr. 2: Verwendung von Lesezeichen in Dynamics 365 Business Central

Ein weiterer Top-Tipp für Dynamics 365 Business Central von uns ist außerdem die Verwendung von Lesezeichen für Seiten, mit denen Sie häufig arbeiten. Mit dem Lesezeichensymbol können Sie ganz einfach ein Lesezeichen für eine Seite oder einen Bericht erstellen und dies über das Navigationsmenü Ihres Rollencenters anzeigen lassen. Auf diese Weise können Sie sehr schnell Ihre bevorzugten Inhalte aufrufen und sparen täglich wertvolle Zeit.

Lesezeichen in Dynamics 365 Business Central

Tipp Nr. 3: Sortieren, suchen und filtern in Dynamics 365 Business Central

Ferner gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, wie Sie sich einen Überblick über die für Sie relevanten Daten in Dynamics 365 Business Central verschaffen können. Dazu können Sie nach bestimmten Textfragmenten suchen, die Daten sortieren oder filtern. Unserer Meinung nach kann Ihnen vor allem das genaue Filtern viel Zeit ersparen.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Blogartikel oder Video:

Tipp Nr. 4: Terminierte Berichte in Dynamics 365 Business Central

Berichte bzw. Reports in Dynamics 365 Business Central können Sie planen, sodass er an einem bestimmten Datum und zu einer festgelegten Uhrzeit ausgeführt wird. Beispielsweise könnten Sie auswählen, dass ein Bericht jeden Donnerstag ausgeführt wird. Der Bericht kann ausgeführt werden, indem er

  • einer Person gemailt wird
  • in einer Datei gespeichert wird (z. B. Excel, Word oder PDF)
  • auf einem ausgewählten Drucker gedruckt wird oder
  • nur der Bericht generiert wird.

Weitere Informationen zu der Arbeit mit Berichten – unter anderem ein Tutorial zur Planung von Berichten – finden Sie in unserem Blogartikel oder Video:

Tipp Nr. 5: Zusammenführung von Duplikaten in Dynamics 365 Business Central

Wenn unterschiedliche Benutzer im Laufe der Zeit neue Debitoren-, Kreditoren- oder Kontaktkarten im System erstellen, ist es leider nicht unüblich, dass ein einzelner Debitor, Kreditor oder Kontakt mit mehr als einem Datensatz im System vorhanden ist. In diesem Fall können Sie doppelte Datensätze zusammenführen. Dies ist ein Tipp, den viele Unternehmen nicht kennen.

Die Seite Doppelte Datensätze zusammenführen zeigt Ihnen eine Übersicht der duplizierten Feldwerte und bietet die Möglichkeit, auszuwählen, welche Werte bei der Zusammenführung von Datensätzen behalten oder verworfen werden sollen.

Tipp Nr. 6: Zugriff auf mehrere Unternehmen in Dynamics 365 Business Central

Es kann der Fall auftreten, dass Personen in mehreren Unternehmen oder sogar mehreren Organisationen in Dynamics 365 Business Central arbeiten. Beispiele dafür sind externe Buchhalter oder Mitarbeiter und Manager von Unternehmen mit mehreren Tochterunternehmen.

Eine Lösung für diese Personen ist die Nutzung des Unternehmens-Hubs. Dadurch können Sie unkompliziert die verschiedenen Umgebungen, in denen sie arbeiten, verwalten. Der Zugriff dazu gelingt durch die Rolle Unternehmens-Hub, zu der Sie über die Seite Meine Einstellungen wechseln können. Alternativ können Sie die Seite Unternehmens-Hub direkt öffnen. Sie können an beiden Stellen dieselbe Arbeit ausführen, die Aktionen in den Menüs sind jedoch etwas anders angeordnet.

Unternehmenshub in Dynamics 365 Business Central

 

Tipp Nr. 7: Microsoft Outlook-Integration in Dynamics 365 Business Central

Dynamics 365 Business Central ist ein Produkt von Microsoft. So ist es nicht verwunderlich, dass das ERP-System hervorragend mit anderen Microsoft Produkten wie Outlook zusammenarbeitet.

Die Integration von Microsoft Outlook hebt das lästige Hin- und Herspringen zwischen mehreren Anwendungen auf. Damit schwindet die händische Suche nach Lagerbeständen oder offenen Posten bei der Beantwortung einer Mail an einen Kunden.

Wenn Ihr Kunde beispielsweise 500 Stück des Produkts XY anfragt, öffnet sich in Microsoft Outlook rechts eine Dynamics 365 Business Central Maske inklusive relevanter Kundeninformationen, Bestände des Produkts XY und ggf. Informationen über Zahlungsrückstände des Kunden. Und wenn Sie dem Kunden antworten und ein Angebot unterbreiten möchten, dann übernimmt das System sogar für Sie das Eintragen der vorhandenen Daten für Sie.

Ein ziemlich cooler Tipp, finden wir!

Weitere Informationen zur Microsoft Outlook Integration finden Sie in den folgenden Quellen:

Tipp Nr. 8: Microsoft Excel-Export in Dynamics 365 Business Central

Neben Microsoft Outlook ist auch Microsoft Excel ein Tool, mit dem Sie hervorragend in Kombination mit Dynamics 365 Business Central arbeiten können.

Bearbeitung von Daten in Excel inkl. Dynamics 365 Business Central

Mit Dynamics 365 Business Central können Sie nun mit nur einem Klick Tabellen in Microsoft Excel bearbeiten. Die Änderungen, die Sie jetzt in Microsoft Excel an den Daten vornehmen, werden zeitgleich in Dynamics 365 Business Central abgespeichert. Falls ein anderer Nutzer zur gleichen Zeit Änderungen vornimmt, können Sie auch das in Excel einsehen, sodass Sie stets mit Echtzeitdaten arbeiten.

Anzeige von Daten in Excel (ohne Speicherung der Änderungen in Dynamics 365 Business Central)

Statt die Daten in Microsoft Excel zu bearbeiten, können Sie sich die Daten auch bloß anzeigen lassen. Der Unterschied dabei liegt darin, dass durch diese Aktion sämtliche Filter berücksichtigt werden und die angezeigten Datensätze entsprechend eingeschränkt werden. Somit enthält die Microsoft Excel Ansicht die gleichen Zeilen und Spalten, die auf der Seite in Dynamics 365 Business Central enthalten sind.

Sie können jetzt auch Änderungen mit den Datensätzen in Excel vornehmen. Diese werden hierbei nicht auf Dynamics 365 Business Central veröffentlicht. Sie können die Änderungen nur auf Ihrem Endgerät speichern.

Microsoft Excel Export aus Dynamics 365 Business Central

Tipp Nr. 9: Microsoft Power BI-Integration in Dynamics 365 Business Central

Microsoft Power BI ist ein weiteres Microsoft Produkt, das hervorragend mit Microsoft Dynamics 365 Business Central verbunden werden kann.

Dahinter verbirgt sich eine Business Intelligence Lösung, mit der Sie Daten aus einer Vielzahl von Quellen benutzerfreundlich visualisieren können. Folgende Vorteile bringt das Tool:

  • effektives Erkennen von Handlungsbedarfen
  • effektives Generieren von Entscheidungsvorlagen
  • Reduzierung der manuellen Reporting-Tätigkeiten
Power BI Dashboard

 

Weitere Informationen:

Tipp Nr. 10: Teams-Integration in Dynamics 365 Business Central

Die Kollaborationsfunktionen aus Microsoft Teams können Sie seit Neuestem in Verbindung mit Dynamics 365 Business Central nutzen, um die Zusammenarbeit mit Kollegen zu vereinfachen. Dafür können Sie die Online-Version von Dynamics 365 Business Central direkt in Microsoft Teams Chats integrieren.

Bei der Integration in einem Chat fügen Sie einfach einen Link zu einem beliebigen Dynamics 365 Business Central-Datensatz ein. Im nächsten Schritt erhalten Sie eine praktische Karte, die Sie mit Ihren Kollegen gemeinsam bearbeiten können. Dabei können Sie sich vollständigen Kartendetails in einem Fenster in Microsoft Teams anzeigen lassen – einschließlich Infoboxen und anderer eingebetteter Inhalte (z. B. Diagramme). Außerdem können Sie in dem Fenster Felder bearbeiten, Workflows initiieren und Maßnahmen ergreifen, ohne die App wechseln zu müssen.

Bitte beachten Sie, dass die Integration von Teams und Dynamics 365 Business Central noch in der Entwicklung steckt, sodass Sie mit weiteren Funktionalitäten, Fehlerbehebungen und anderen Änderungen rechnen können bzw. müssen. Nichtsdestotrotz finden wir, dass die Verbindung der beiden Tools großes Potenzial bietet, um im Alltag noch etwas effizienter zusammenzuarbeiten.

Haben Sie noch Fragen zur Nutzung von Dynamics 365 Business Central?

Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne.