Verkaufsartikel in Business Central – Darauf kommt es an

Als Erstes geben wir in die Suche „Artikel“ ein und wählen „Artikel – Listen“ aus. Daraufhin öffnet sich diese Tabelle mit bereits angelegten Verkaufsartikeln. Um einen neuen Verkaufsartikel zu erstellen, klicken wir oben auf „Neu“.

Falls in Ihrem System bereits Vorlagen für Artikel hinterlegt sind, öffnet sich bei Ihnen ein Fenster, in dem Sie aus diesen auswählen können. Artikelvorlagen sind eine gute Möglichkeit, um eine Einheitlichkeit im Unternehmen zu gewährleisten und Zeit zu sparen. Schließlich können sich beispielsweise für einen bestimmten Artikeltyp Daten überschneiden, welche durch die Wahl der Vorlage dann bereits automatisch eingetragen werden.

Wir starten mit einem Blanko-Artikel.

Verkaufsartikel in Dynamics 365 Business Central: Daten zum Artikel

Füllen Sie nun die leeren Felder mit Daten. Als Erstes fügen Sie dem Artikel eine Beschreibung hinzu (z. B. „anaptis Tasse“).

Danach wählen Sie die Artikelart aus, indem Sie das Dropdown-Menü anklicken. Die Art „Bestand“ bedeutet, dass es sich um eine physische Lagereinheit handelt. Hinter der Artikelart „Service“ fallen Dienstleistungen und Arbeitszeiteinheiten. Die Artikelart „kein Bestand“ gibt physische Produkte an, die nicht im Lagerbestand vorhanden sind. Wir wählen exemplarisch „Bestand“.

Zudem muss ein Basiseinheit-Code angegeben werden. Dazu öffnen wir wieder das Dropdown-Menü. Sie können beispielsweise aus Paletten, Schachteln, Stückzahlen oder Zeitangaben wählen. Wir wählen exemplarisch „Stückzahlen“. Als Pendant dazu gibt es auch Verkaufs- und Einkaufseinheiten (z. B. Man kauft grundsätzlich in Paletten ein und verkauft in Stück. Diese Umrechnungsfaktoren können hinterlegt werden).

Oben rechts können Sie auf „Mehr anzeigen“ klicken, um weitere Felder auszufüllen. Zum Beispiel kann ein Artikelkategorie-Code angegeben werden. Damit kennzeichnen Sie, zu welcher Kategorie der Artikel gehört. Wir klicken erneut auf das Dropdown-Menü und sehen alle zugeordneten Artikelattribute wie Möbel, Schreibtisch, Stuhl etc. Wir wählen exemplarisch „Sonstiges“.

Verkaufsartikel in Dynamics 365 Business Central: Daten zum Lagerbestand

Als Nächstes gehen wir zur Karte „Lagerbestand“ darunter und klicken auf „Mehr anzeigen“.

Hier können alle physischen Daten wie Größe und Gewicht oder auch Mengenangaben definiert werden. Hier geben wir beispielhaft einige Werte an (z. B. Gewicht = 200 g, Höhe = 10 cm).

Darüber hinaus kann zum Beispiel auch eine Bestandswarnung eingestellt werden, wodurch das System Ihnen Bescheid gibt, wenn der Bestand sich stark reduziert, damit keine Engpässe entstehen. Dazu klicken Sie im entsprechenden Dropdown-Menü „Bestandswarnung“ auf „Standard (Ja)“.

Weiterhin kann verhindert werden, dass Mitarbeiter nicht mehr Bestellungen buchen als Produkte im Lager vorhanden sind. Dazu klicken Sie bei Negativen Lagerbestand verhindern im Dropdown-Menü auf „Ja“.

Verkaufsartikel in Dynamics 365 Business Central: Daten zu Einstandspreisen und der Buchung

Nachdem wir alle benötigten Felder ausgefüllt haben, scrollen wir herunter zu „Einstandspreise und Buchung“.

Hier legen wir bei der Lagerabgangsmethode fest, ob ein tatsächlicher oder ein budgetierter Wert gebucht und in der Berechnung des Einstandspreises verwendet werden soll. Aus dem Dropdown-Menü wählen wir beispielhaft „FIFO“, was „first in, first out“ bedeutet.

Außerdem tragen Sie den Einstandspreis ein. Als Beispiel nehmen wir 1,80 Euro.

In der rechten Spalte können Einstellungen zur Buchung vorgenommen werden, die definieren, wie ein Artikel im Buchungsvorgang behandelt werden muss. Die Produktbuchungsgruppe gibt zum Beispiel den Produkttyp des Artikels an. Dieser wird genutzt, um Transaktionen mit dem Sachkonto – entsprechend der Einrichtung der Buchungsmatrix – zu verknüpfen. Beispielsweise können Sie im Dropdown-Menü aus Fracht, Handel, Produktion etc. wählen. Wir wählen exemplarisch “Handel”.

Oben rechts können Sie auf „Mehr anzeigen“ klicken, um weitere Felder auszufüllen. Im Feld Mehrwertsteuer-Produktbuchungsgruppe darunter wird der Mehrwertsteuersatz festgelegt. Auch hier können Sie über das Dropdown-Menü Alternativen wie den ermäßigten Steuersatz festlegen. Hier verändern wir nichts.

Die Lagerbuchungsgruppe gibt Verknüpfungen zwischen den Geschäftskonten an, die für den Artikel gebucht wurden und Lagerkonten in der Finanzbuchhaltung, um Beiträge für diesen Artikel zu gruppieren. Auch hier verändern wir nichts.

Dynamics 365 Business Central Verkaufsartikel: Einstandspreise

Verkaufsartikel in Dynamics 365 Business Central: Daten zu Preisen und dem Verkauf

Jetzt scrollen wir zu „Preise und Verkauf“ und öffnen die nächste Karte.

Im Feld VK-Preis tragen Sie den Verkaufspreis ein. Als Beispiel nehmen wir 5 Euro.

Wenn Sie dann rechts auf „Mehr anzeigen“ klicken, können sie zudem angeben, ob der Preis inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer ist. Hier geben wir inklusive MwSt. an. Der Deckungsbeitrag wird dabei automatisch berechnet.

Optional können Sie zudem Rechnungsrabatte zulassen. Darüber hinaus können die Artikelrabattgruppe und der Verkaufseinheitencode angepasst werden.

Weitere Details zu dem Verkaufsartikel können Sie in den noch folgenden Tabs (Beschaffung, Planung und Artikelverfolgung) festlegen. Diese sind für viele Anwender am kompliziertesten. Leider sind diese aber auch mit am wichtigsten.

Verkaufsartikel in Dynamics 365 Business Central: Daten zur Beschaffung

Im Bereich „Beschaffung“ nehmen Sie Einstellungen zur Auffüllung des Artikels vor.

Hier legen Sie im Rahmen der Beschaffungsmethode zunächst fest, wie der Artikel beschafft wird: Wird er eingekauft, gefertigt oder montiert bzw. zusammengebaut? Dementsprechend legen Sie anschließend Einstellungen fest.

Wird dieser Artikel eingekauft, so füllen Sie beispielsweise aus, welcher Kreditor Sie beliefert („Kreditornr.“) und unter welcher Artikelnr. dieser den Artikel bei sich führt („Kreditor-Artikelnr.“), da diese ja i. d. R. eine andere Nr. ist, als Ihre.

Wird der Artikel gefertigt, legen Sie zunächst die Produktionsart fest: Handelt es sich um eine Lagerfertigung (bei der Massenproduktion) oder wird auftragsbezogen gefertigt? Über die „Arbeitsplannr.“ definieren Sie, über welche Arbeitsschritte der Artikel gefertigt wird. Und die „Fert.-Stücklistennr.“ gibt an, welche Komponenten dazu notwendig sind.

Ähnlich zu den Einstellungen bei der Fertigung sind die im Rahmen der Montage.

In unserem Beispiel wird der Artikel eingekauft. Als Kreditor wählen wir FABRIKAM und als Kreditor-Artikelnr.: 12345.

Verkaufsartikel in Dynamics 365 Business Central: Daten zur Planung

Bei der Planung ist es möglich, Nachbestellungen für den Verkaufsartikel einzustellen.

Zuerst geben Sie an, wie die Wiederbeschaffung aussehen soll: Gibt es eine feste Bestellmenge? Soll einfach immer wieder aufgefüllt werden? Soll je Auftrag aufgefüllt werden? Oder etwa nach dem Los-für-Los-Verfahren? Los-für-Los bedeutet, dass Sie bestimmte Zeiträume betrachten (z. B. Woche) und dann rückblickend die abgegangene Menge per Batch bestellen. Dabei können Sie Parameter wie Toleranzen, Sicherheitszuschläge oder Losgrößen definieren.

In unserem Beispiel wählen wir: Feste Bestellmenge. Wir legen einen Meldebestand von 20 Stück und eine Bestellmenge von 50 Stück fest.

Verkaufsartikel in Dynamics 365 Business Central: Daten zur Artikelverfolgung

Wenn der Artikel in der Supply Chain verfolgt werden soll, können Sie beim Unterpunkt „Artikelverfolgung“ Serien- oder Chargennummern sowie den Code für die Artikelverfolgung eintragen. Über den Artikelverfolgungscode legen Sie die Serie fest, wie und an welchen Stellen Ihre Artikel im Unternehmen nachverfolgt werden. Wenn Sie ein Produkt nur ein- und verkaufen, ergibt es Sinn, den Artikel nur im Eingang und im Ausgang zu verfolgen. Wenn Sie ein Produkt montieren oder fertigen, macht es auch Sinn, interne Prozesse (z. B. Montage, Fertigung) zu verfolgen. Dies ist für jedes Unternehmen bzw. jeden Artikel unterschiedlich und sollte separat gesteuert werden. Diese Einstellungen können Sie vornehmen, indem Sie die Schaltfläche „Aus vollständiger Liste auswählen“ und dann über die drei Punkte “Ansicht” betätigen. Sie können dann entsprechende Nummern vergeben.

Die Ablaufdatumsformel ist wichtig, wenn man mit Artikeln zu tun hat, die ablaufen können (z. B. Lebensmittel oder Kleber etc.). Trägt man hier ein Datum ein, so ändert Dynamics 365 Business Central die Lagerabgangsmethode automatisch von FIFO („first in, first out“) zu FEFO („first expired, first out“).

Bei unserem Beispiel (anaptis Tasse) wählen wir: keine Verfolgung.

Verkaufsartikel in Dynamics 365 Business Central: Daten zum Lager

Und für den Fall, dass der Artikel eingelagert wird, können Sie unter „Lager“ Angaben dazu machen.

Wenn Sie alles eingetragen haben, ist der Artikel fertig für den Verkauf.