6. August 2020

Warenwirtschafts- und ERP-System – Wo liegt der Unterschied?

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Theo Technologiedolmetscher

Warenwirtschaftssysteme (kurz: WaWi oder WWS) und Enterprise-Ressource-Planning-Systeme (kurz: ERP-Systeme) werden häufig synonym verwendet.

Das ist aber nicht richtig – schließlich unterscheiden sich die beiden Systeme durch einige Merkmale. In unserem heutigen Blogartikel klären wir über Gemeinsamkeiten und Unterschiede der beiden Systeme auf. 

Warenwirtschaftssystem

In Warenwirtschaftssystemen werden Warenbewegungen nachgehalten, Bedarfe ermittelt und Beschaffungen sowie Verkäufe abgewickelt. Der Fokus einer Warenwirtschaft liegt folglich in der Planung, Steuerung und Kontrolle der Warenströme eines Unternehmens.

Aus dem Grund findet ein Warenwirtschaftssystem häufig in Handelsunternehmen Einsatz, deren Kerngeschäft sich durch Warenbewegungen auszeichnet. Sollen allerdings auch weitere Abteilungen (z. B. Finanzbuchhaltung) in das System integriert oder Drittlösungen angebunden werden (z. B. Online-Shop, Konzernverwaltung, Zulieferer), reicht der Funktionsumfang der klassischen Warenwirtschaft nicht mehr aus.

Funktionen eines Warenwirtschaftssystems sind in der Regel: 

  • Warenverwaltung
  • Warenbeschaffung bzw. -eingang
  • Warenverkauf bzw. -ausgang
  • Lagerverwaltung und Logistik
  • Produktverwaltung
  • Kundenverwaltung
  • Auftragsverwaltung

ERP-System

“Enterprise Resource Planning” wird immer noch als “Warenwirtschaftssystem” ins Deutsche übersetzt – beschreibt allerdings nicht hinreichend, was wirklich dahinter steckt. Schließlich ist ein ERP-System weitaus komplexer als das Warenwirtschaftssystem, da weitaus mehr Funktionsbereiche enthalten sind, sodass das gesamte Unternehmen digital abgebildet und gesteuert werden kann (erweitertes Warenwirtschaftssystem). Die Silos der einzelnen Abteilungen bzw. Insellösungen werden aufgehoben und alle Bereiche in einer einzigen Lösung zentralisiert, sodass jederzeit eine gemeinsame Datenbasis vorliegt.

Im Fokus stehen neben Warenbewegungen auch sämtliche, damit verbundene Prozesse. Schließlich ist der Sinn eines ERP-Systems die Gesamtressourcenplanung sowie Produktionsplanung. Das heißt: Sie können auch Ihre Produktion über die Lösung planen und anhand von Bedarfsanalysen steuern, Ihre Kundenbeziehungen pflegen, Ihr Personal verwalten, Ihr Finanz- und Rechnungswesen managen sowie das Controlling steuern und detaillierte Auswertungen ziehen.

Funktionsbereiche eines ERP-Systems sind in der Regel: 

1) Funktionen des Warenwirtschaftssystems

  • Warenverwaltung
  • Warenbeschaffung bzw. -eingang
  • Warenverkauf bzw. -ausgang
  • Lagerverwaltung und Logistik
  • Produktverwaltung
  • Kundenverwaltung
  • Auftragsverwaltung

2) Erweiterte Funktionen des ERP-Systems

  • Produktion
  • CRM
  • Personal
  • Lager
  • Lieferkette
  • Finanzen
  • Projekte
  • Service
  • Controlling bzw. Reporting

Warenwirtschaftssystem vs. ERP-System

Was ist nun die richtige Wahl? Die Entscheidung lässt sich nicht pauschal treffen, sodass die untenstehende Tabelle nur eine grobe Tendenz sein soll.

Kriterium Warenwirtschaftssystem ERP-System
Gegenstand Warenbewegungen Warenbewegungen und zugehörige/verbundene Prozesse (erweitertes Warenwirtschaftssystem)
Branche Handel/Produktion kein Branchenfokus
Eignung Abbildung des Warenflusses Abbildung sämtlicher Funktionsbereiche eines Unternehmens + Anbindung von Drittlösungen

Ein Warenwirtschaftssystem ist folglich für Unternehmen interessant, deren Kerngeschäft daraus besteht, Waren zu verkaufen. Dahingegen ist für Unternehmen, die noch weitere Abteilungen digital abbilden möchten oder zusätzlich einen Online-Shop betreiben und diesen anbinden möchten, eher ein ERP-System geeignet. Schließlich ist das ERP-System deutlich umfassender und für verschiedenste Branchen geeignet.

Gerne betrachten unsere Experten Ihre individuelle Situation sowie Ihre Anforderungen an eine Unternehmenslösung und beraten Sie in der Wahl des passenden Systems.