Kostenloser Zugriff über Microsoft Teams auf Business Central

Informationen zu den Konditionen und zum Umfang

Kostenloser Zugang? Mehr oder weniger. Sie erhalten natürlich nicht einfach so einen kostenlosen Zugriff auf die Dynamics 365 Business Central-Umgebung. Sie müssen mindestens einen Dynamics 365 Business Central Essentials oder Premium User erwerben, damit Sie für Ihre Benutzer/-innen mit Microsoft 365-Lizenz kostenlosen Zugang erhalten können. Außerdem gilt die Option ausschließlich für Cloud-Kunden. Nutzen Sie Business Central On-Premises  Bei der Bereitstellungsvariante für serverbasierte Computerprogramme “On-Premises” kauft man eine Software und betreibt diese regulär im eigenen Rechenzentrum – sprich im eigenen Unternehme… Weiterlesen, können Sie das Angebot nicht nutzen.

Wir möchten außerdem gleich vorwegnehmen, dass dieser Zugriff natürlich nicht dem Funktionsumfang einer Premium, Essentials oder Team Members Lizenz entspricht. Damit würde Microsoft seine eigenen Angebote kannibalisieren. Die nachfolgende Tabelle soll den Umfang des Zugangs auf Business Central durch Microsoft 365 verdeutlichen:

 

Für wen und für welche Tätigkeiten eignet sich die neue Option? Sie können ausgewählte Stammdaten  Stammdaten sind beständige Informationen, welche für das Kerngeschäft des Unternehmens von hoher Bedeutung sind. Sie sind dadurch gekennzeichnet, dass sie sich selten ändern und dementsprec… Weiterlesen für Mitarbeitende freigeben, die nur gelegentlichen Lese-Zugriff benötigen. Innerhalb von Microsoft Teams können jene Daten dann jederzeit abgerufen werden. Abteilungen oder Mitarbeitende, die nicht mit Business Central arbeiten, ersparen sich so das Anfordern von Daten, was die Prozesse effizienter macht. Außerdem erhöhen Sie die Datensicherheit, da die Daten nicht über weniger sichere Wege versendet werden müssen. Zuletzt können Sie ggf. Lizenzkosten einsparen, wenn Mitarbeitende ihre Microsoft 365 Lizenz verwenden können, statt eine separate Team Members Lizenz für den Lese-Zugriff zu benötigen.

Unter folgendem Link von Microsoft finden Sie weitere Informationen dazu, welche Funktionen bzw. Daten aus Business Central für Mitarbeitende mit einer Microsoft 365-Lizenz verfügbar sind: Business Central-Zugriff mit Microsoft 365-Lizenz

Zugriff mit Microsoft 365-Lizenzen aktivieren

Ist diese Option jetzt automatisch überall hinterlegt? Nein. Standardmäßig ist der Zugriff auf Business Central über Microsoft 365-Lizenzen erst einmal deaktiviert. Der Zugriff muss für jede Umgebung separat aktiviert werden.

Sie können den Zugriff über das Business Central Admin Center aktivieren:

1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke Einstellungen > Admin Center.
2. Wählen Sie im Admin Center Umgebungen aus und wählen Sie dann die Umgebung aus, für die Sie den Lizenzzugriff ändern möchten.
3. Wählen Sie auf der Umgebungsdetails-Seite Ändern für die Einstellung Zugriff mit Microsoft 365-Lizenzen.
4. In dem Bereich Microsoft 365-Lizenzen betätigen Sie den Schalter.
5. Wählen Sie Speichern aus, wenn Sie fertig sind.

Die Änderung tritt sofort in Kraft.

Außerdem muss Business Central von einem Administrator so konfiguriert werden, dass die Tabellen und Objekte für die neue Benutzerkategorie freigegeben werden. Dann können Mitarbeitende, die über eine Microsoft 365-Lizenz, aber keine Business Central-Lizenz verfügen, die Business Central-Datensätze anzeigen, die für Microsoft Teams-Chat und -Kanälen freigegeben wurden. Beachten Sie, dass keine verschiedenen User-Gruppen definiert werden können. Das heißt, alle Microsoft 365-User können die freigegebenen Daten einsehen.

Für die User gibt es zusätzliche Voraussetzungen für den Zugriff auf Daten in Microsoft Teams. Diese finden Sie bei Microsoft unter dem folgenden Link: Business Central-Zugriff mit Microsoft 365-Lizenz